Проблемы совершенствования документооборота,его развитие и нормативно-методическая регламентация

Проблемы  совершенствования  документооборота,его  развитие и нормативно-методическая регламентация 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПЛАН:

1.Введение                                                                                                                                      3

2. Основные направления и результаты проводимых работ                                                     4

3. Основные проблемы ДОУ и направления их решения                                                          7

4. Машинопечатные документы                                                                                                 10

5. Автоматизация ДОУ                                                                                                                12

6. Принципы разработки и критерии выбора АСУД                                                                13

7.Требования  к системе управления документации                                                                 15

8.Организационное  и кадровое обеспечение                                                                            16

9.Роль госархива                                                                                                                          17

10.Заключение                                                                                                                              18

11.Список литературы                                                                                                                 19 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Введение

В современной  социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей  информатизации общества и вхождения  России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации  документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в  рассматриваемой проблеме как исторически  унаследованных характеристик, так  и новых, связанных с коренными  техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных  структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная  научно-теоретическая разработанность  и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой  различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных  правил и технологий, неэффективность  и недостаточную ценность сохраняемых  информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует  соответствующей организации фундаментальных  и прикладных научных исследований и разработок, их координации и  фиксирования.  
 
 
 
 
 
 
 

2.Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее  время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто  называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

• разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно-методических документов; финансируется Миннауки;
• стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;
• разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;
• обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы);
• разработки, связанные с реализацией "Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов", одобренной решением Президента Российской Федерации от 23 ноября 1995 г. NП-1694, и "Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ", утвержденной Советом Глав Правительств СНГ 18 октября 1996 г.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и  защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ) предусматривает поручением Правительству  РФ приведение в соответствие с законом  действующих нормативно-правовых актов  и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию. В связи с принятием  закона об информатизации, а также  коренными изменениями социально-экономической  ситуации в стране, остро назревшей  необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и  методического обеспечения организации  работы с документированной информацией  на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, связанные с разработкой концепции дальнейшего совершенствования ДОУ, в достаточной мере отразили:

• несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
• несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
• отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";
• несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
• недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно  российскими проблемами. Весь деловой  мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных  британских учреждений имеют большие  проблемы в сфере информации и  документации. В этих учреждениях  плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного  ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных  требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение  форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового  состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения  правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

• повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
• установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
• унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
• разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
• реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
• повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Важнейшим результатом  работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка  лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа  к информационным ресурсам. Целесообразно  наделение соответствующими функциями  Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы  потребует сравнительно небольших  затрат на проведение научно-исследовательских  и проектно-конструкторских работ, к которым могут быть привлечены организации Росстандарта, Минтруда РФ, Минобразования и Миннауки РФ, Федеральной  архивной службы России, Российской Академии наук и ряда других организаций, имеющих  значительный опыт сотрудничества с  Росархивом в разработке соответствующих  нормативов. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы  представляется целесообразным возложить  на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД). Внедрение результатов  разработок комплексной программы, единых норм и правил оганизации работы с документацией в условиях современных  информационных технологий позволят существенно  повысить качество и эффективность  ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению  качества комплектования архивного  фонда РФ. 

3.Основные проблемы ДОУ и направления их решения

Необходимость закона о документации

Основополагающую  роль в решении проблем ДОУ  должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения  документационного обеспечения, в  том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы  и способы документирования, электронное  документировние, обмен документированной  информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы  электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени  определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации  ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой  задачей ближайшего будущего. 

Необходимость государственных  правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих  нормы (стандарты, правила) ведения  делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД  проект Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных  актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в  сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых  систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования  российских и международных классификаторов  информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в  разных ведомствах аппаратно-программные  средства документирования и обработки  документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного  использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением  ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации. 

Необходимость стандартов

Решению технологических  задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации  ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает  создание типовых, унифицированных  и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной  информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической  и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять  под государственный контроль сферу  административной документации? Чтобы  ответить на этот вопрос, обратимся  к опыту других стран. В Соединенных  Штатах Америки с 1976 г. действует  Закон по управлению федеральной  документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие  действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность  распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с  документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области  административной деятельности. В системе  Национального архива США действует  мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам  европейские примеры.