Англия: с 1985 г. действует
правительственная программа по
совершенствованию управления документацией.
При кабинете министров действует
второй административный отдел, который
совместно с Государственным
архивом Великобритании при соответствующей
финансовой поддержке Правительства
занимается вопросами управления документацией
на современном технико-технологическом
уровне. В Германии, где, как мы знаем,
федерализм возведен в принцип государственного
устройства, 21.06.95 правительство одобрило
централизованную систему делопроизводства
на основании общих правил порядка
работы федеральных министерств. Немецкие
документоведы и архивисты расценивают
этот факт как свою большую победу, которая
потребовала долговременных усилий сотрудников
и руководителей Бундесархива. Причем
этот правовой акт не первый в истории
Германии. С 1926 г. действовал "имперский
закон о всеобщем порядке делопроизводства",
а в 1958 г. был создан "Закон об общем
порядке работы федеральных министерств".
Интересно, что разработчики современной
системы делопроизводства в федеральных
министерствах ФРГ одной из главных ее
задач поставили создание единых номенклатур
дел федеральных министерств и противодействие
соблазну через средства современной
вычислительной техники отказаться от
строгих систематизирующих схем группировки
и шифровки документов. Данный перечень
мог бы быть продолжен другими примерами
из законодательства, например, Чешской
республики, где в закон об архивном деле
1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность
всех организаций, независимо от формы
собственности, содержать в порядке документацию,
заботиться о ее учете и хранении. Похожая
норма записана в аналогичном законодательном
акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить
также и опыт Австралии, где впервые в
мире в 1996 г. принят Национальный стандарт
по управлению документами, в котором
содержатся рекомендации по работе с традиционными
документами на бумажной основе и с современными
электронными документами.
4.Машинопечатные
документы
Все более возрастающее
значение в последнее время приобретают
также задачи организации упорядочения
и регламентации государственного
и ведомственного хранения документации
на нетрадиционных носителях, которые
до сих пор решаются на эмпирическом
уровне в отдельных учреждениях
и практически не регламентируются
общегосударственными нормами. По-прежнему
важной задачей остается сопряжение
аппаратно-программной среды, редакторских
программных и других средств
документирования и обработки документной
информации. Cогласование и сопряжение
этих систем и документов должны стать
предметом самого пристального государственного
внимания, так как существенно
влияют на возможности и эффективность
автоматизированного ДОУ. Нерешенность,
в частности, вопросов электронного
юридического атрибутирования документов
препятствует организации электронного
документирования, документооборота,
хранения и защиты информации от несанкционированного
доступа. Конечно, мы не можем обойти
вниманием проблему электронных, а
вернее машиночитаемых документов.
Прежде всего,
почему эта проблема так волнует
нас как специалистов? Конечно, играет
свою роль элемент новизны; как всякое
новое, электронный документ и новые
информационные технологии, сам компьютер,
воспринимаются как вещи, оказывающие
серьезное влияние на изменение
технологий работы и необходимость
их освоения. Не все работники в
равной степени готовы к изменениям
и приветствуют их; отсюда - повышенное
внимание к теме. Далее. К сожалению,
рассматривая проблему, подавляющее
большинство участников дискуссии
забывает об истории научно-технического
прогресса. Мы пользуемся в работе телефоном,
телеграфом, телетайпом, радиосвязью,
телевидением, факсимильными аппаратами,
кабельными сетями, спутниковой связью
и т.п., зачастую не задумываясь о
том, что в свое время каждое из
этих технологических достижений обладало
не меньшим количеством разного
рода проблем, осложняющих их внедрение
в практику. Предыдущие технические
достижения сыграли огромную роль в
развитии управления с точки зрения
техники и технологий, так же произойдет
и с электронными документами. Вместе
с тем, нельзя не сказать и об особенностях
обсуждаемого предмета. Специфика машиночитаемых
данных состоит в том, что мы не
можем их воспринимать в том физическом
виде, в каком они хранятся на
носителе. Электронные документы
очень сильно зависят от технологии,
формата и стандарта, в рамках
которых они создаются. Только пройдя
через ряд предусмотренных процедур,
данные предстают в понятном пользователю
виде (в распечатанном виде, на экране
монитора и т.п.). Отсюда и терминологические
разногласия, наблюдаемые как в среде
ученых, так и в среде специалистов и практиков.
В одном случае под электронным документом
понимается машинный носитель информации,
в другом - отдельный файл на этом носителе,
в третьем - распечатка на бумаге, в четвертом
- некая "матрица в памяти компьютера".
Во многих случаях за документ принимается
изображение на экране, в том числе полученное
по электронной почте, из Интернета и других
сетей. Не следует упускать из виду, что
в рассматриваемом термине имеет значение
не только первое слово "Электронный",
но и "документ". Понятие документа
уже достаточно определено и, несмотря
на варианты, имеет ряд общих обязательных
составляющих: закрепление информации
на носителе, возможность сохранения и
передачи во времени и на расстояние, возможность
служить доказательством. Поэтому, прежде,
чем заниматься технико-технологическими
проблемами электронных документов, следует
решить терминологические проблемы, проблемы
правового характера по отношению к машиночитаемым
документом. Следующий шаг - стандартизация
и унификация новых информационных технологий.
И все это требует серьезной научной проработки,
специальной постановки научной темы
в общегосударственном масштабе, как это
сделано в странах ЕС, других развитых
государствах.
5.Автоматизация
ДОУ
С проблемой
электронного документа тесно связана
проблема электронного документооборота,
автоматизации ДОУ. В настоящее
время различными фирмами разработано
и внедрено большое число автоматизированных
систем управления документацией (АСУД),
характеризующихся специфическими
подходами и компьютерно-коммуникационными
средствами реализации. К сожалению,
в этих разработках отсутствует
унифицированная терминология. Продукция
фирм разработчиков носит такие
названия как: система автоматизации
документооборота, компьютерная система
автоматизации делопроизводства и
документооборота, система управления
делопроизводством, распределенная система
управления документами, электронный
архив и т.п. Разнообразие в названиях
разработанных и разрабатываемых
систем говорит лишь о том, что
сегодня эта область информационного
рынка еще не оформилась в качестве
самостоятельно сегмента, и в ряде
случаев продукты АСУД появляются как
сопутствующие разработки или побочный
продукт при решении других более
сложных задач. Тем не менее, число
АСУД растет достаточно быстро. Примерно
30-40 компаний регулярно участвуют
в конференциях DOCFLOW и предлагают
свои разработки потребителям. Это, конечно
самые крупные разработчики, задающие
уровень технико-технологических
решений. Известно также, что многие
АСУД разрабатываются индивидуально
для внутреннего использования
и на рынок не выставляются. К
сожалению, в этом секторе информационной
индустрии, несмотря на очевидную необходимость,
не отлажена система мониторинга
разработок, появляющихся на рынке, нет
также и четко функционирующей
системы их лицензирования и сертификации.
Редкими являются обзоры специалистов
по системам данного типа в ведущих
компьютерных и информационных изданиях,
не говоря уже об изданиях для делопроизводства
и архивов. Последние опубликованные
обзоры заслуживают одобрения, хотя
и критериальный ряд, и оценочные
показатели, и применяемая терминология
с точки зрения теории и практики
документоведения не оптимальны. Ни одна
из участвующих в сравнительном
анализе систем не тестируется на
соответствие действующим стандартам
и правилам
документооборота,
не сопоставляются затраты на внедрение
той или иной системы с получаемыми прямыми
и косвенными выгодами (не говоря уже об
экономическом эффекте). Очевидно, что
этой работой следует заниматься независимым
экспертам, например ВНИИДАД, для более
квалифицированной оценки достоинств
или недостатков той или иной АСУД.
6.Принципы
разработки и критерии
выбора АСУД
Попытаемся рассмотреть
основные тенденции в разработках
АСУД. Прежде всего отметим, что для
создания полноценного продукта важен
именно системный подход, который
позволяет после внедрения АСУД
говорить о комплексном решении
задачи документационного обеспечения
управления в организации. Вторая характеристика
системы - специализированная это система
или система общего назначения? То
есть, разработана ли система специально
для ДОУ или же наряду с другими
назначениями она может быть приспособлена
для выполнения (или попутно выполняет)
задачи ДОУ? В третьих, важное значение
для потребителя имеет стоимость
системы и масштаб организации,
в которой ее можно применить,
объем документооборота. При выборе
потребителями необходимой системы
прежде всего следует учесть, для
какого типа управленческой структуры
подбирается АСУД. На наш взгляд,
можно выделить такие категории
потребителей:
- сложные иерархические
структуры (министерство, ведомство, корпорация,
банк и т.п.);
- территориальные
органы управления (администрации городов,
субъектов федерации, муниципалитетаи
т.п.);
- коммерческие
и некоммерческие организации среднего
и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная
систематизация носит условный характер,
однако она в основном поглощает
основные типы потребителей АСУД. Для
каждой из названых групп потребителей
существует целый ряд предложений.
Например, для министерств и ведомств
предназначаются разработки компаний
"Электронные офисные системы",
"Весть", "Анкей", "Ланит"
и других, для второй категории
потребителей наиболее известны разработки
кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института
развития Москвы. Больше всего разработок
предназначено потребителям третьей
категории организаций. Здесь можно
обратить внимание на продукты фирм "Интертраст",
"АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт"
и других. Одним из продуктов, отвечающим
практически всем требованиям делопроизводственной
практики, является система Дело-96 и
ее последующие модификации, разработанные
компанией "Электронные офисные
системы". Эта система отвечает
традициям отечественного делопроизводства
и учитывает существующие нормативно-методические
требования, предъявляемые к такого
рода системам. Несколько другой подход
к проектированию АСУД выбрали специалисты
Inter Trust, которые используют в своих
разработках технологии Lotus. В широкой
гамме разработок фирмы достойное место
занимают системы документационного обеспечения
управления. Первым продуктом компании
этого направления стала система документационного
обеспечения "Office Media". Комплект баз
данных "Office Media" работает в среде
Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства
и организационно-управленческой деятельности
предприятий и организаций. Пользователями
системы могут выступать такие подразделения
государственных и коммерческих структур,
как службы: документационного обеспечения,
контроля исполнения документов, информационной
поддержки внешних контактов организации,
управления персоналом, управления продажами
и сбытом продукции и другие. Новым словом
компании Inter Trust является недавно разработанная
так называемая "корпоративная система
электронного документооборота и автоматизации
делопроизводства". Еще одним примером
АСУД можно назвать разработку Государственного
научно-производственного предприятия
"Гранит-Центр" системы автоматизированного
документооборота и делопроизводства
организации "Гран-Док", которая достаточно
хорошо известна в московских муниципальных
структурах управления. Назначением системы
является автоматизация основных процессов
обработки документов: учет, фиксация
пути прохождения от регистрации до списания
в дело, контроль каждого этапа рассмотрения
документа, получение справочной информации
о документах, анализ документооборота
организации. Использование оригинальной
технологии обработки документов помогает
более рационально вести документооборот
в организации и обеспечивает мониторинг
исполнительской дисциплины.
7.Требования
к системе управления
документации
Можно сформулировать
определенные требования к современной
системе управления документации в
организации. Прежде всего, АСУД должна
выполнять все задачи документационного
обеспечения управления в полном
объеме: подготовку документов, их регистрацию,
контроль за исполнением, поиск документов,
их хранение и справочную работу по
массиву документов. Система должна
быть построена на единых методологических
принципах, программно-технических
и технологических решениях и
в рамках действующих организационно-правовых
условий в виде отечественного законодательства,
государственных стандартов, инструкций
и требований. АСУД должна обеспечить
полноценное использование (интегрирование)
накопленного информационного ресурса
и реализовывать принцип однократного
ввода информации и ее многократного
использования как подокументно,
так и фактически. Система также
должна помогать администраторам выбирать
маршруты движения документации внутри
организации, обеспечивая необходимую
степень защиты информации от несанкционированного
доступа. АСУД в современных условиях
должна быть способна к расширению
по определенным компонентам (количество
технических устройств и технологий,
количество документов (объем информации),
количество пользователей) и уметь
адаптироваться в разумных пределах
к меняющимся требованиям пользователей.
8.Организационное
и кадровое обеспечение
Актуальной остается
задача организационного и кадрового
обеспечения решения многоаспектной
проблемы ДОУ. В значительной степени
эта задача может быть решена путем
системы повышения квалификации
специалистов и выработки соответствующих
образовательных стандартов (программ).
Целесообразно создание базового центра
повышения квалификации при ВНИИДАД,
а также укрепить профессиональное
объединение документоведов в секции
документоведения и делопроизводства
Российского общества историков-архивистов.
9.Роль
госархива
Первостепенным
является также вопрос об усилении
координирующей роли Росархива и
его структур как органов, ответственных
за состояние управленческой документации,
обеспечение сохранности, научного
и практического ее использования,
в том числе за счет более точного
определения компетенции и полномочий
Росархива по координации научно-исследовательских
работ в области ДОУ, а также
иных федеральных органов власти
по отношению к упорядочиванию собственной
документации; соблюдению действующих
нормативов; обеспечению своевременной
передачи документов постоянного срока
хранения в государственные архивы,
обеспечению соответствующего нормативам
управления документацией в учреждениях
и предприятиях своей системы.