Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления

      Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

      Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

      Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

      Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004; ¹⁰

      ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

      Основные  правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

      Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

      В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности¹¹.

      Подготовку  инструкции осуществляет служба ДОУ  при участии архива, юридической  службы. Подписанная руководителем  службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

      Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.¹²

      Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

      Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

      После завершения работ по составлению  Табеля он подлежит согласованию с  руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

      Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. ¹³

      Унифицированные формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

      Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в  электронном виде.  
 
 
 
 
 
 
 

                                   
 

                                      
 
 
 
 
 
 
 

                                4 СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ 
 

      На  сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры  службы ДОУ:

      1. Управление делами.

      2. Канцелярия.

      3. Общий отдел. 

      4. Секретарь.

Управление  делами создаётся в министерствах  и ведомствах как структура, в  которой выполняется работа с  документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли.¹⁴

         В зависимости от принадлежности  к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

- в федеральных  органах исполнительной власти  – управление делами;

- на  различных предприятиях: государственных,  негосударственных научно- исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;

- органах  местного самоуправления - общий  отдел.

          Такие службы, как канцелярия  и общий отдел, могут состоять  из участников, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций. Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

          Каждая типовая структура службы  ДОУ имеет особые, характерные  лишь для нее, структурные подразделения.

          Управление делами осуществляет  контроль и координацию делопроизводства  в центральном аппарате и организациях  отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

- секретариат,  в состав которого входят приемная  министра, его секретариат, приемная  и секретариаты заместителей  министра.

Секретариат осуществляет подготовку документов к  докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

- инспекция  при министре, осуществляющая контроль  за исполнением правительственных  документов, распорядительных документов  органов власти, приказов  министра;

- секретариат  коллегии осуществляет подготовку  заседаний коллегий,их техническое и документационное обслуживание;

- канцелярия, в состав которой входят:

- экспедиция, выполняющая прием и обработку  поступающих документов, упаковку  и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих  документов;

-бюро  правительственной переписки работает  с документами, поступающими из  Правительства, Государственной  Думы, Аппарата Президента РФ;

- бюро  учета и регистрации ведет  регистрацию входящих, исходящих,  внутренних документов, осуществляют  контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

- группа  контроля осуществляет контроль  за сроками исполнения документов  и устных распоряжений руководителя, информирования руководства о  ходе выполнения документов и  заданий, анализ исполнительной дисциплины;

- машинописное  бюро, основная задача которого  – изготовление текста документов;

- копировально-множительное  бюро, выполняющее работы по копированию  и тиражированию документов;

- телетайпная  осуществляет прием и обработку  документов, передаваемых по телетайпу;

- отдел  писем ведет все делопроизводство  по обращениям граждан;

На практике в составе управления делами создаются  и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и  др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат,  экспедиция, машинописное бюро, копировальное - множительное бюро, архив.¹⁵

Общий отдел – это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела являются наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный  отдел выполняет следующие функции:

- подготовку  проектов нормативно- распорядительных  документов руководства органа  местного самоуправления,писем,справок,их  согласование со структурными  подразделениями;

- анализ  справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

- прием,  регистрацию, организацию хранения  и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов  и их доведение до управляемых  объектов;

- организацию  и проведение заседаний органа  управления, а также документирование их деятельности.

Группа  писем ведет:

- прием  учет предложений, заявлений и  жалоб граждан;

- подготовку  обращений к рассмотрению руководством;

- контроль  за сроками ответных документов  в структурных подразделениях  или в других организациях;

- извещение  заявителей о результатах рассмотрения  поданных ими обращений;

- формирование  и хранение дел по обращениям;

- анализ  и обобщение результатов рассмотрения  документов в организации и  причин обращения;

- организацию  приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех  организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет  специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или  секретарь.

Если  руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учереждения, в структуру службы ДОУ включают подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой совершенствования работы с документами¹⁶.

Главное условие создания службы ДОУ , не зависимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит  в следующем: «Документационное  обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации¹⁷. 
 

            5 ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ 

     Должностной состав  службы ДОУ  включает три категории работников:

- руководители;

- специалисты; 

- технические  исполнители.

Наименования  должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены  в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).¹⁸

К категории руководителей, возлагающих делопроизводственную службу, относят:

- управляющий  делами;