Правила оформления документов. Основные виды ошибок

       Прошу выделить 3 тыс. руб. на приобретение вновь  вышедших нормативно-методических документов для проведения лабораторных занятий.

       Предполагается  изучение этих документов студентами на занятиях по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество экземпляров рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

       Документ  по одному узкому вопросу может состоять только из заключительной части, например письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказа с одной распорядительной частью. Например:

       Прошу предоставить очередной  отпуск за 2000 г. с 4 сентября 2000 года сроком 24 рабочих  дня

       или

       Прошу разрешить провести экскурсию студентов  по архиву 11.12.2000 с 15 до 16 ч.

       В документах, содержащих большой текст, он обычно делится на абзацы – простейшие компоненты текста. Абзац содержит одну или несколько фраз, отражающих единую законченную мыль. При машинописном оформлении документов абзац начинается, отступив пять печатных знаков. При оформлении документов на компьютере используется отступ 1.27см. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

       Тексты  документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяют  на две части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

       Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

       Таблица может входить составной частью в обычный текст документа, а  может даваться как приложение.

Таблица 1

       Широкое распространение в последнее  время получило представление информации в виде анкеты – «опорные листы для получения определенных сведений».

       С помощью анкеты удобно собирать любые  сведения по заранее разработанной  определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью компьютера. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. ГОСТ Р 6.30-2003 указывает, что: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков».

       Переменная  информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да - нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

       Наиболее  известны кадровые анкеты для получения  данных о тех, кто их заполняет.

       В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (пункт 3.20) документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации. В законах указаны случаи, когда тексты документов должны быть написаны только на русском языке. Это требование соблюдается при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
• а предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении субъекта Российской Федерации. (Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Ст. 18.)

       Быстро  и грамотно создать документ сегодня помогает компьютер. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания.

       Другой  способ выделения текста – использование  рамок.

       Проще всего заключить в рамку целиком  абзац.

       Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

       При подготовке текста дополнительную помощь оказывают     словари – синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках -  англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

       Компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основные  виды ошибок

• Структурные ошибки.

      Источником структурных ошибок  является  неверное  построение делового письма, несоразмерное положение  его  частей.  Важно,  чтобы  каждый  аспект содержания  занимал  определенное  место  в  логической  структуре  делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия  ведет  к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

• Синтаксические ошибки.

      -  Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении.

      -   Нарушение   специфики   употребления    деепричастных    оборотов.

Деепричастный  оборот  служит  средством  передачи  действия,  происходящего одновременно или  в  связи  с  другим  действием.  Ошибки  при  употреблении деепричастных   оборотов   нетрудно   исправить,   заменяя   предложения   с деепричастными  оборотами  предложениями  с  обстоятельствами,   выраженными сочетаниями слов.

      -  Ошибки,  возникающие  в   результате  незнания  структуры   сложного

предложения.   Нередко  составители  деловых  писем  неоправданно  усложняют текст. Хотя  специфика  делового  письма  требует  пристального  внимания  к деталям изложения, однако не всегда  и  не  все  детали  уместны  в  тексте. Поэтому   неоправданно   усложненные   синтаксические    построения   должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого  сокращения  текста,  и  путем его переработки, например разбивкой сложного текста  на  отдельные,  простые по составу и построению фразы.

• Морфологические ошибки.

      - Ошибки при употреблении полной  и краткой форм  имен  прилагательных.

Следует   учитывать,   что   краткие   формы   имен   прилагательных   более

употребительны в официально-деловой  речи. Полные  имена прилагательных  в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные  и  даже просторечные.

• Лексические ошибки.

      - Неправильное  использование слов  и терминов.

      -  Неуместное  или  неоправданное  использование   иностранных   слов.

Заимствование  иностранных  слов  –  закономерный  путь  обогащения  всякого языка.  Часто  в  деловой  язык  попадают  иностранные  слова,  обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский  эквивалент.  Однако  нет  смысла использовать иностранное  слово,  если  есть  русский  термин,  обозначающее данное понятие. Употребление иностранной  лексики  должно  быть  обусловлено тремя   обстоятельствами:   необходимостью,    уместностью    и    точностью словоупотребления.

      - Тавтология. Смысловые повторы,  возникающие в тех  случаях,  когда  в

предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические  повторы  делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют  ее  восприятие,  поскольку привлекают к себе внимание.

      - Ошибки в употреблении слов-синонимов.  Ошибки  в  употреблении  слов-синонимов  нередко происходят от того,  что  многозначное  слово   может  быть синонимично другому только в одном из  своих значений.

• Стилистические помехи.

      - Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы  не  сказали  бы  устно».  Однако  в  нашей  современной официальной переписке сплошь  и  рядом  встречаются  примеры  искусственного удлинения  речи. В  языке  деловой корреспонденции  недопустимы   слишком длинные обороты.

• Технические помехи.

      К этим помехам  относятся   описки,  ошибки,  механические  повреждения целостности текста  (надрывы,  склеивания  с  конвертом  и  т.д.).  основная причина  возникновения  технических  помех  –  небрежность  при  составлении делового письма.

Заключение

     В ходе изучения темы были получены основные навыки по составлению и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Рассмотрены основные виды ошибок.

     В дальнейшем это позволит правильно  оформлять документы при работе на предприятии.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  используемой литературы

1. Гост Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Издательский дом «Бизнесс-пресс». Год: 2008. Страниц:240
3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.— 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
4. Широкова Л.В. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. Изд.: М.: МИИР. Год: 2006. Страниц: 88
5. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М., Емышева Е.М.,      Кузнецова Т.В., Мосягина О.В., Санкина Л.В.; под общей ред.       Кузнецовой Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ,     2010. – 256 с.