Правила оформления документов. Основные виды ошибок

     Кроме даты документа, датируются также все  служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

     12. Регистрационный номер документа

     Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую  систему. Для внутренних документов (например: распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

     По  усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться  дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

     На  документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера авторов проставляют через  косую черту в порядке очередности  авторов на документе.

     Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

     13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

     Этот  реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный  номер переносятся из инициативного  письма. Ссылка на регистрационный  номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

     14. Место составления или издания документа

     Реквизит  используется только в общих бланках  и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого  реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

     Место составления или издания документа  может не указываться, если название территории входит в наименование организации.

     15. Сведения об адресате

Реквизит  используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

     В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи.

     Почтовый  адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной  власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа.

     При направлении документа в организацию  или структурное подразделение  их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом.

     Документ  может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают  в дательном падеже название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией. Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно.

     При адресовании документа физическому  лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.

     На  документе может быть указано  несколько адресатов, но не более  четырех. При направлении документа  более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе  проставляется только один адресат. При оформлении реквизита "Адресат", а также реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" (в распорядительных документах), "Подпись" допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

     16. Гриф утверждения документа

     Утверждение — способ удостоверения документа  и придания ему юридической силы.

     Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые  финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

     Документ  может утверждаться: должностным  лицом (руководителем), в компетенцию  которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

     В случае утверждения документа должностным  лицом гриф утверждения состоит  из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и  даты утверждения.

     Если  документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

     17. Резолюция

     В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

     18. Заголовок к тексту

     Реквизит  является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим  для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

     19. Отметка о постановке документа на контроль

     Реквизит  проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой  делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы "К" цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — "К" или "Контроль". Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

     20. Текст документа

     Текст — основной реквизит документа, который  должен содержать достоверную и  объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

     21. Отметка о наличии приложений

     Реквизит  оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии  приложения оформляется обобщенно. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом: Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес. На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения.

     22. Подпись

     Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

     Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный  на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

     В вузах, научных учреждениях, учреждениях  культуры и т. д. в должностях указываются  ученая степень, звание. На документе могут быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне.

     Несколько лиц подписывают документы коллегиальных  органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

     Документ  может быть подписан лицом, исполняющим  обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог "за" или косую черту.

     23. Гриф согласования

     Согласование  — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

     24. Визы согласования документа

     Внутреннее  согласование оформляется визой, которая  состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

     Если  должностное лицо, с которым согласовывается  документ, имеет замечания, дополнения или несогласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу

     На  внутренних документах виза проставляется  на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих — на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

     25. Оттиск печати организации

     Печать  ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема  и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

     Печати  бывают гербовыми и простыми (к  последним относятся печати организации  и структурных подразделений  — отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

     26. Отметка о заверении копии

     Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

     Отметка о заверении копии (или выписки  из документа) состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

     При пересылке копии документа в  другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии  должна удостоверяться печатью.

     27. Отметка об исполнителе

     Реквизит  оформляется в письмах, он необходим  для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения  и уточнения затронутых в документе  вопросов. Отметка об исполнителе  располагается на лицевой стороне  первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона.