Правила оформления документов. Основные виды ошибок

     28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

     Реквизит  проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

     Отметка проставляется на первой странице документа, на нижнем поле и включает в себя слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дата исполнения. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

     29. Отметка о поступлении документа в организацию

     Реквизит  проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.

     30. Идентификатор электронной копии документа

     Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные. При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Требования к бланкам  документов

     1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

     2. Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге  светлых тонов.

     3. Каждая зона расположения реквизитов  определяется совокупностью входящих  в нее реквизитов.

     4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

     5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на  уровне реквизита 08.

     Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

     - центрированным (начало и конец  каждой строки реквизитов равно  удалены от границ зоны расположения  реквизитов);

     - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

     6. Для организации, ее структурного  подразделения, должностного лица  устанавливают следующие виды  бланков документов:

     - общий бланк;

     - бланк письма;

     - бланк конкретного вида документа.

     7. Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма.

     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

     8. Для организаций субъектов Российской  Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

     9. При изготовлении документов  на двух и более страницах  вторую и последующие страницы  нумеруют.

     Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Общие требования к тексту документа

       Процесс составления документов занимает значительный процент рабочего времени работников управленческого аппарата. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

       Поэтому, прежде чем составить порученный вам документ, надо уточнить круг вопросов, подлежащих разрешению, обратиться к законодательно-нормативным актам, которые регулируют порядок разрешения вопросов такого типа: законам, указам Президента Российской Федерации, постановления Правительства РФ, ведомственным актам. Знание этих документов обеспечит грамотную постановку вопроса и соответствие содержания документа компетенции данного учреждения.

       Сегодня при наличии соответствующих  электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), например Консультант Плюс или Гарант, провести такую предварительную подготовку нетрудно.

Зная, как  решается вопрос, следует затем посмотреть все ранее уже созданные документы  по этому вопросу вышестоящей и своей организации, чтобы избежать, прежде всего, противоречий и дублирования.

       Только  проведя такую предварительную  работу, приступают к сбору информации по существу поставленного вопроса. Для этого могут быть приведены  справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

       Подавляющая часть документов составляется в  виде связанного текста. Практикой  выработан ряд общих требований, предъявляемых к тексту служебного документа.

       Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности информации, фиксируемой  в документе.

       Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния  дела, непредвзятое описание и оценка событий.

       Необходимостью  переработки быстро увеличивающихся объемов информации выдвинули в середине XX в., как одно из главных требований, предъявляемых к служебному документу, требование максимальной краткости при полноте информации.

       Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

       Краткость достигается, прежде всего, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Всю необходимую информацию надо давать в сжатом виде.

       Не  менее важным является требование точности изложения текста, исключения возможностей двоякого его понимания. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяется точностью построения и ясностью изложения.

       Четкость  и ясность изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

       Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении; четкость достигается правильностью композиционной структуры текста.

       Если  в документе упоминается какой-либо другой документ, необходимо привести его полные поисковые признаки в такой последовательности:

• вид документа;
• автор;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту (приводится в кавычках).

       Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»…

       или

       На  основании Указа  Президента Российской Федерации от 14 февраля 2006 г. № 90 «О перечне  сведений, отнесенных к государственной  тайне»…

       Правила делового этикета требуют, чтобы  служебные документы составлялись в нейтральном тоне. Переписка  ведется от 3-го лица единственного или множественного числа, и местоимения заменяются существительными (институт направляет, банк выделяет, завод просит, или считает возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

       В распорядительных документах, отражающих коллегиальную выработку решений, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

       В документах, исходящих от нескольких авторов (совместных документах), текст  излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

       В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает… и предлагает).

       К особенностям делового стиля относится  широкое применение устойчивых языковых формул, вызванных, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения заносятся в память машины и используются при составлении документов. Кроме того, следует помнить, что для деловой документации характерно употребление устойчивых словосочетаний.

       Рекомендуется часто употребляемые стандартные  фразы, выражения и словосочетания давать как приложения в инструкциях  по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

       При чтении документа большое значение имеет последовательность представления  информации, четкое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под  структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

       Обычно  в тексте документа выделяются две  смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления  документа, в другой – выводы, предложения, просьба, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

       В декабре 2009 г. Историко-архивный институт проводит конференцию  «Проблемы подготовки специалистов – историков-архивистов и документоведов». На конференции предлагается заслушать доклады о внедрении новых образовательных стандартов по направлению «Документоведение и архивоведение» и задачам преподавания общепрофессиональных и специальных дисциплин.

       Просим  принять участие  и предоставить тезисы выступления до 15 ноября 2009 г.

       В конце XX в. в связи со значительным увеличением объемов информации, обрабатываемой при принятии решений, облегчения восприятия и выделения сути документа рекомендуется начинать с его заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например: