Подготовка и передача дел ведомственный архив

 

    Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения.¹⁹

    Опись дел организации составляется в  двух экземплярах. Один остается в структурном  подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

    Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

     В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

     Опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой  для составления других типов  архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

 

     Глава 3. Передача дел в ведомственный архив

    Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

    Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

    Правильность  формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

    Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи  и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

    Дела  в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений  увязанными в связки.

    Вместе  с делами в ведомственный архив  канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

    Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

 

    Заключение

    Таким образом, рассмотрев порядок подготовки и передачи дел в ведомственный  архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения современных  требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.

    Во-первых, необходимость передачи дел в ведомственый архив определен требованиями ряда номативных актов: Основных правил работы ведомственных архивов, Единой государственной системой делопроизводства (Основные положения), а также Основными правилами работы архивов организаций. Перед тем как попасть на архивное хранение, документы в делопроизводстве должны быть упорядочены и правильно оформлены. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.

    Во-вторых, комплекс мероприятий по подготовке дел поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией

    Лишь  при правильно организованной системе  хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.  

 

Источники и литература

Источники

    Об  архивном деле в Российской Федерации: Федер. Закон [от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ] // Российская газета. – 2004. – 27 окт. – С.9-10.

    Единая  государственная система делопроизводства (Основные положения): Постановление  ГКНТ СССР от 4 сент. 1973 г.

    ГОСТ 17.914-72. Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. М., 1972.

    ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

    ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

    Основные  правила работы ведомственных архивов. М., 1985.

    Основные  правила работы архивов организаций. М., 2002.

    Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал "Управление персоналом"», 2003. – 408 с.

    Стенюков  М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: «ПРИОР», 1996. – 144 с.

    Исследования

    Санкина Л.В. Система хранения документов в  делопроизводстве // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 13-16.

    Шатенштейн  Л.С. Подготовка дел для архивного хранения // Секретарское дело. – 2002. – № 2. – С. 17-21.

 

Приложение 1 

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___ 

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________

                                            (цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы _____________________________________,

пропущенные номера  ____________________________________  + листов

внутренней описи _________________________________________________ 

 

Наименование должности  лица,

составившего заверительную  надпись      Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

Дата 

                                          Формат А4 (210 х 297 мм) 

                  Форма листа - заверителя дела 

 

Приложение 2 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 

документов дела N _______________ 

 

Итого ________________________________________________ документов

                  (цифрами и прописью) 

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                          (цифрами и прописью) 

Наименование должности  лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                         Подпись        Расшифровка

                                                         подписи

Дата 

                                          Формат А4 (210 х 297 мм) 

              Форма внутренней описи документов  дела 

 

Приложение  3 

__________________________________________________________________

                    (наименование организации)

__________________________________________________________________

    (наименование  структурного подразделения или  общественной

                           организации) 

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности

                                        руководителя структурного

                                        подразделения

                                        (общественной организации)

                                        Подпись        Расшифровка

                                                         подписи 

                                        Дата 

                           ОПИСЬ N ___ 

__________________________________________________________________

                        Название раздела