Подготовка и передача дел ведомственный архив

    Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и  т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

    Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием фамилии, ее расшифровки, должности подписавшего и даты.¹⁶

    При необходимости составляют новую  надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

    Для учета и обеспечения сохранности  документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (приложение 2).

    Наличие внутренней описи в тех или  иных категориях дел оговаривается  специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению  делопроизводства в данной организации.

    Внутренняя  опись содержит:

• номер дела, документы которого внесены в данную опись;
• номера документов дела;
• индексы документов;
• даты документов;
• вид документа и краткое содержание документа;
• номера листов, на которых расположен документ;
• примечание.

    К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой  внутренней описи и количество включенных в дело документов.

    Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

    В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

    Бланки  внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

• наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения, индекс дела;
• номер дела; заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

    Кроме того, на обложках дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива и учреждения.

    Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном  архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

    При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования:

• название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование;
• заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

    В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

    В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

    Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

    При обозначении даты документа сначала  указывается число, затем месяц  и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами

    Если  дата документа или отдельные  ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания  оговариваются, а дата или отдельные  ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.¹⁷

    Пример. [не ранее 1981 г.]; [не ранее мая - не позднее июня 1960 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].

    Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.

    Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В не указывается  номер фонда, номер описи и  номер дела.

    Оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.

    Глава 2. Составление и оформление описей дел

    Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно – справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.¹⁸

    Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу и иные однотипные дела;
• на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
• служебные ведомственные издания.

    Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

    В делопроизводстве описи указанных  категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения  организации (в бесструктурной организации  – на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации, заведенные в каждом календарном году или за выборный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

    Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  (Приложение 3) и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в ведомственный архив описи дел через 2 года.

    Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных  подразделений несут руководители этих подразделений.

    Перед внесением заголовков дел в описи  проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

    При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

    В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

    Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;

    В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

    Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

    В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.