Отчет по производственной практике

Схема организационной  структуры предприятия 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

Общее руководство  вопросами документационного обеспечения, возлагается на  секретаря. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение- отдел кадров. В свою очередь руководство отдела кадров осуществляет – начальник отдела кадров.

Организация работы с документами ООО «Трансбарьер» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранеия и использования документированной информации;

2)обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение  соблюдения установленной на  фирме технологии обращения с  документированной информацией  на всех ее этапах:

-документооборота;

создания и  эксплуатации информационно-поисковых  систем по документам;

-подготовки  документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

         Движение документов с момента  их получения (создания) и до  момента завершения их исполнения  образует документооборот фирмы.  Документооборот предполагает взаимосвязанное  и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и  внутренних документов.

      Порядок работы с входящими  документами:

прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и  вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов ,распределение документов на подлежащие передаче директору или секретарю для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения фирмы.

       Порядок работы с исходящими  документами:

получение исполненных  документов, проверка правильности оформления документов наличия приложений, указанных  в основном документе, регистрация  документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, простановление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

     Порядок  работы с внутренними документами:

получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление  проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение   дело.

       Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер). 
 

Перечень  документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики. 

    1.Структура и штатная численность

    2.Приказ по основной деятельности

    3.Приказ по личному составу

    4.Протокол заседания (собрания)

    5.Докладная записка

    6.Деловое (служебное) письмо

    7.Трудовая книжка

    8.Командировочное удостоверение по форме Т- 10

    9.Доверенность 

     1. Структура и штатная численность  - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.

    2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания начальством.

   3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.

  4. Протокол заседания (собрания) – документ содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях, заседаниях совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместно принятым решениям.

  5.Докладная записка- это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.

    6. Деловое (служебное) письмо.  Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5

Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.

  7.Трудовая  книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней  считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)

  8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику     

на время  выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме  №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.

    9. Доверенность –документ о представлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя. Доверенность может быть выдана только дееспособными гражданами и юридическими лицами. Доверенность составляется в строго определённой письменной форме.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Штатное расписание составляется по установленной  форме и утверждается по состоянию  на 1 января ежегодно приказом руководителя.

                                                                                                                             приложение 1

 

                  

Унифицированная форма № T-3

Утверждена постановлением Госкомстата  РФ

 от 5 января 2004г.№ 1 

Фрязевский  филиал ООО "ТРАНСБАРЬЕР" 

Форма по ОКУД по ОКПО 

Код

0301017

56506912 

наименование  организации 

на период                                       с «   06  »

 
 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

января      20 09 

УТВЕРЖДЕНО Приказом организации от Штат в кол-ве 

« 31     декабря   20 08 г. №        53   

111 единиц