Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний

По поводу того, как следует  располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных  мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать  в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в  начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки  зрения считают, что вопросы, которые  требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена, и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания  в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня  утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

1.4 Участники совещания

После определения цели совещания  и круга вопросов, которые будут  на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

— которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

— которые в соответствии со своими служебными обязанностями  обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

— которые по роду своей  деятельности должны быть ознакомлены  с информацией, представленной на совещании;

— которые будут организовывать выполнение решений совещания.

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания.

В крупных учреждениях  к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Если в совещании участвует  большое количество людей, руководителей  филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

— обращения;

— информации о дате, месте  и времени проведения;

— повестки дня;

— предложения принять  участие;

— просьбы о подтверждении  участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают  лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания зависит  и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

— приглашение (извещение) о  проведении совещания, оформленное  на фирменном бланке организации, либо

— повестка дня в той  форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня должна рассылаться  за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3–5 дней), чтобы у его  участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1–2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания  нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и  поддерживать обратную связь. Следует  уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

1.5 Подготовка документов для проведения совещания

Для успешного проведения совещания (эффективная работа участников и оперативное обсуждение вопросов) большое значение имеет своевременная подготовка размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиальное обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основною докладчика и содокладчиков.

Подготовка печатного  материала целесообразна не только из соображений экономии времени  на совещании, но и потому, что восприятие информации во всем ее разнообразии «с голоса» для человека довольно затруднительно. Может быть недопонимание того или  иного момента в устном сообщении. Наличие печатного материала  поможет снять все сомнения подобного  рода.

В настоящее время большие  доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют на руках их текст или тезисы. В результате на совещании докладчик должен лишь подчеркнуть самые основные положения своего выступления в ограниченные временные рамки.

Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться  на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10–15 страниц сплошного  текста, набранного мелким шрифтом, никто  читать не будет. Поэтому не экономьте  на своих сотрудниках и используйте  оптимальный размер шрифта — 12. Более  мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок.

Не применяйте одновременно слишком много начертаний шрифтов (хватит и 2-х, например, самых распространенных — Times New Roman и Arial). Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Продумайте, сколько уровней  заголовков в тексте вам понадобится, нужно ли их нумеровать, как вы будете выделять наименования таблиц, схем и рисунков? Все это поможет читателю быстро ориентироваться в документе.

Главное, чтобы выбранная  вами логика форматирования не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть  даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут  подкрепляться письменными докладами. Отметим, что доклад является одним из самых длинных деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры. Поэтому дадим несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

— кратким, насколько позволяет  содержание и цель;

— понятным (простым, а не запутанным);

— логичным;

— структурированным.

Очень часто цели написания  доклада состоят в том, чтобы  оказать на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Кроме основного доклада  заранее готовятся и размножаются ннформацнонно-справочные документы, позволяющие участникам совещания  глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос:

- отчеты;

- таблицы;

- графики;

- справки;