Особенности делопроизводства и документооборота в Государственной Думе

     Документы, подготовленные в самих структурных  подразделениях, как направляемые внутри Государственной Думы, так и за ее пределы, регистрируются в этих подразделениях. Также с использованием САДД. При  этом в случае направления так  называемых внутренних документов обеспечивается принцип однократной их регистрации  в подразделениях-получателях эти  документы повторно не регистрируются.

     Организация и ведение делопроизводства в  подразделении обеспечиваются службой  делопроизводства подразделения. В  аппаратах комитетов, комиссий особую важность имеет возложенная на указанные  службы обязанность учета и хранения документов и дел, связанных с  подготовкой законопроектов к рассмотрению палатой, которая уже принимает  решение принять законопроект или  отклонить. Соответственно в аппаратах  комитетов формируется и ведется  основная часть дел с документами  и материалами по разработке законопроектов, по их обсуждению на разных этапах работы сними, туда поступают замечания  на законопроекты от субъектов Федерации, федеральных органов власти и  иных организаций, готовятся таблицы  поправок и другие необходимые документы.

     Контроль  за исполнением документов и поручений

     В Государственной Думе осуществляется контроль за исполнением:

     - принятых Государственной Думой  постановлений;

     - протокольных поручений Государственной  Думы и поступлением ответов  на парламентские и депутатские  запросы;

     - решений Совета Государственной  Думы;

     - поручений, содержащихся в распоряжениях  и резолюциях на документах  Председателя Государственной Думы, его заместителей, Руководителя  Аппарата;

     - поручений, содержащихся в резолюциях  руководителей структурных подразделений.

     Порядок осуществления указанного контроля в целом отвечает общепринятым правилам, а используемые при этом технические  средства - это хорошо известные  компьютерные программы контроля исполнения документов и поручений (используются, в частности, некоторыми секретариатами, аппаратами ряда комитетов, другими  подразделениями), а также картотеки, контрольные журналы и другой контрольный инструментарий.

     Секретариаты, подразделения, службы или назначенные  сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют правильность представленной информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в  них вопросов. Руководителю или органу, давшим поручение, периодически, не реже чем один раз в месяц представляется обобщенная информация о ходе и результатах  их выполнения. 

     Регистрация, учет и отправка исходящих документов

     Исходящие из Государственной Думы документы  направляются за подписями руководителей  палаты, руководителей депутатских  объединений, председателей комитетов, комиссий, а также руководителей  самостоятельных подразделений  Аппарата в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

     Документы направляются также за подписью депутатов  Государственной Думы с использованием специальных депутатских бланков, о которых уже говорилось выше.

     Регистрация исходящих документов осуществляется, децентрализовано, в подразделениях, секретариатах, аппаратах комитетов  и депутатских объединений - авторах  этих документов.

     Регистрация ведется с использованием технологии САДД.

     В УДО используется специальная компьютерная программа, разработанная специалистами  Государственной Думы, с помощью  которой осуществляется учет всех отправляемых документов (с многоаспектной поисковой  системой), а также автоматизированное печатание адресов на конвертах  и реестров на отправляемую корреспонденцию.

     Исходящая корреспонденция за подписью депутатов.

     Письма  и другие служебные документы  за подписью депутатов Государственной  Думы оформляются в соответствии с общим порядком оформления документов в Государственной Думе. В то же время, для того чтобы избежать ненужного  смешения делопроизводства депутата с  делопроизводством комитета, депутатского объединения, учет и регистрация  исходящих документов (как и входящих документов) тех и других ведутся раздельно. Поэтому исходящим документам депутата присваиваются свои исходящие номера, отличные от исходящих номеров (индексов) комитетов, комиссий, депутатских объединений. Оформление и учет исходящих документов депутата ведется его помощником с использованием ПЭВМ или же в журнале учета стандартной формы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

     2.1. Систематизация документов, составление  номенклатуры дел, их формирование, подготовка дел к передаче  в Архив Государственной Думы

     Документационное  и организационно-техническое обеспечение  заседаний

     Важнейшей составной частью системы документационного  обеспечения деятельности палаты является документационное и организационно-техническое  обеспечение заседаний Государственной  Думы, Совета Государственной Думы, заседаний комитетов, комиссий, парламентских  слушаний и других заседаний, которые  в условиях коллегиальных форм работы парламента приобретают особо важное значение.

     Основой рациональной и правильной систематизации документов и дел, хранящихся в Государственной  Думе, ее подразделениях является номенклатура дел Государственной Думы.

     Ежегодно  в подразделениях составляются номенклатуры дел этих подразделений, а на основании  их - номенклатура дел (сводная) Государственной  Думы. Работа по составлению номенклатуры дел проводится в соответствии с  действующими рекомендациями Росархива, положениями ГСДОУ. О важном значении, которое придается номенклатуре дел Государственной Думы, свидетельствует  то, что этот документ утверждается Председателем Государственной  Думы.

     Хранящиеся  в делопроизводстве подразделений  дела оформляются также в соответствии с общепринятыми правилами. По окончании  делопроизводственного года дела постоянного  и временного (свыше 5 лет) срока хранения передаются в Архив Государственной  Думы.

     Хотелось  бы подчеркнуть, что сдать в Архив  палаты документы, отражающие их деятельность, могут депутаты Государственной  Думы после прекращения своих  полномочий.

     Дела, переданные в Архив Государственной  Думы, могут быть выданы в подразделение  во временное пользование на срок до одного месяца.

     2.2. Некоторые вопросы дальнейшего  совершенствования системы документационного  обеспечения деятельности Государственной  Думы

     В Государственной Думе большое значение в настоящее время придается  совершенствованию системы документационного  обеспечения ее деятельности, деятельности депутатов Государственной Думы. Особое внимание при этом придается  сокращению излишнего бумажного  документооборота, переходу к электронному документообороту..

     В Государственной Думе действует  электронная почта, порядок подключения  к которой был утвержден Руководителем  Аппарата Государственной Думы еще  в сентябре 1996 года. В настоящее  время рассматривается вопрос о  том, чтобы постепенно перейти к  использованию электронной почты  для передачи официальных документов Государственной Думы, а также  приема официальных документов, присылаемых  в Государственную Думу.

     В соответствии с п. 5 статьи 105 Регламента Государственной Думы копии текста законопроектов и сопроводительных документов к ним, вносимых в Государственную  Думу, представляются, наряду с оригиналом на бумажном носителе, также на магнитном  носителе. И вот уже в 2002 году начал  вводиться в действие порядок, в  соответствии с которым электронные  версии текстов вносимых депутатами законопроектов и материалов к ним  начали размещаться в АСОЗД депутатами - инициаторами законопроектов или  по их поручению помощниками депутатов. Постепенно таким путем размещается  в АСОЗД все больше законопроектов.

     Это не только позволит обращаться к текстам  внесенных законопроектов практически  сразу же после их внесения и регистрации (на размещение текста в АСОЗД отводится  три дня), но и существенно уменьшить  объемы копирования законопроектных  материалов на бумажных носителях, поскольку для многих пользователей достаточно будет во многих случаях возможности видеть документы в электронном виде. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ

     3.1. Автоматизированная система обеспечения  законодательной деятельности

     В Автоматизированной системе обеспечения  законодательной деятельности находится  информация о прохождении всех законопроектов, поступивших в Государственную  Думу II созыва, начиная с января 1996 года. Она была создана силами специалистов аппарата Государственной Думы России и в полную силу заработала в 2001 году, когда к ней были подключены все депутаты Государственной Думы ФС РФ и члены Совета Федерации ФС РФ. Кроме того, до 2001 года информацию о результатах рассмотрения законов на пленарных заседаниях Совета Федерации вводил в систему протокольный отдел Государственной Думы, который получал их в бумажном виде. С июля 2001 года аппарат Совета Федерации сам регистрирует в системе результаты рассмотрения законов на пленарных заседаниях сразу по факту голосования. 

     Автоматизированная  система обеспечения законодательной  деятельности экспонировалась на 2-й  Международной выставке-форуме по телекоммуникациям, новым инфокоммуникационным технологиям  и их приложениям "Инфокоммуникации России–XXI век" ("Инфоком-2002"), проведенной  в Москве в октябре 2002 года. В настоящее время в режиме просмотра к ней подключены более 2000 пользователей, а в режиме ввода информации — около 500.

     Примерно  в то же время была введена в  эксплуатацию автоматизированная система  электронного голосования, которая  включает в себя 470 рабочих мест депутатов и обеспечивает оперативную регистрацию участников заседаний, а также подсчет результатов голосования с выдачей соответствующей сводной и детализированной информации.

     Следующим шагом в автоматизации работы Государственной Думы России стало  создание Автоматизированной системы  планирования порядка рассмотрения вопросов (Автоматизированной системы  организационного управления или АСОУ), реально позволяющей упростить  формирование примерных программ работы палаты на сессию и календарных планов рассмотрения вопросов на месяц. Эта  система с одной стороны координирует деятельность комитетов, фракций и  депутатских групп, а с другой — позволяет им оперировать не полными версиями указанных документов, общий объем которых достаточно велик, а только интересующими разделами  при сохранении всех возможностей их обработки.  

     Автоматизированная система организационного управления (АСОУ)

     Система разработана специалистами отдела информационных технологий аппарата Государственной  Думы России на основе СУБД Oracle, доступ к ней осуществляется через веб-браузер. Кроме того, между Автоматизированной системой обеспечения законодательной  деятельности (АСОЗД) и Автоматизированной системой организационного управления (АСОУ) настроен двухсторонний интерфейс, позволяющий импортировать учетные  данные по законопроектам из АСОЗД  в АСОУ и экспортировать обратно  в АСОЗД программу законопроектной  работы и календарь рассмотрения вопросов Государственной Думой  России на очередной месяц. В рабочем режиме Автоматизированная система организационного управления (АСОУ) функционирует с 1998 г. В настоящее время к ней подключено около 15 пользователей, большую часть которых составляют сотрудники отдела обеспечения заседаний организационного управления Государственной Думы России.

     В деятельности Государственной Думы России важное место занимает работа с документами. Правильно организованный документооборот позволяет существенно  повысить эффективность работы любой  организации, а в Государственной  Думы России он жизненно необходим  ввиду огромного объема документов (количество входящих за 2005 год превышает 340 тыс., исходящих — более 680 тыс.). Таким образом, подготовка, обработка и рассмотрение документов различного характера выходит на первый план.