Особенности делопроизводства и документооборота в Государственной Думе

     СОДЕРЖАНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 И  ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЕ………………...4

     1.1. Организация системы документационного  обеспечения деятельности Государственной  Думы, общий порядок ведения делопроизводства…………………………………………………………………..4

     1.2. Нормативные акты, регламентирующие  порядок ведения делопроизводства  и организации системы документационного  обеспечения деятельности Государственной Думы…………………………….………….…...6

     1.3. Прием, обработка, регистрация,  распределение, прохождение, доставка  служебных документов и других материалов…………….…….……..7

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ…………………………………………………………………..………….12

     2.1. Систематизация  документов,    составление    номенклатуры   дел,

их   формирование,   подготовка  дел к   передаче в Архив Государственной

Думы…………………………………………………………………………….....12

     2.2. Некоторые вопросы дальнейшего  совершенствования системы документационного  обеспечения деятельности Государственной Думы….....13

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ……………………………………………….....15

     3.1. Автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности………………………………………………………………..……..15

     3.2. Автоматизация законодательного  процесса в Государственной Думе  как средство доступа граждан к законодательному процессу……………....…17

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..…...19

     СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………..…..20 

     ВВЕДЕНИЕ

     На  сегодняшний день можно констатировать отсутствие государственного подхода  к проблемам ДОУ даже на уровне федеральных органов исполнительной власти (далее ФОИВ), что наглядно демонстрируется следующим. Во-первых, практически все законодательные  акты носят декларативный характер, а нормативно-методическая база во многом не отвечает требованиям времени. Во-вторых, даже существующая нормативно-методическая база, лишена рычагов влияния, т.к. отсутствуют  штрафные санкции за ее не исполнение. И главное, не провозглашены принципы единого государственного подхода  к данной проблеме.

     Таким образом, на современном этапе, который  можно образно обозначить как "переходный" период от традиционного документооборота к электронному необходимо применить  взвешенный подход при решении проблем  нормативно-методического обеспечения  ДОУ, в основу которого должна быть положена идея одновременного (параллельного, взаимодополняющего) сосуществования  традиционной и электронной систем ДОУ, закрепленная как на законодательном  уровне, так и в положениях вновь  воссозданной Единой государственной  системы ДОУ.

     Цель  работы - раскрыть сущность вопроса  связанного с технологией документационного  обеспечения в Государственной  Думе.

     Задачи  работы:

     Рассмотреть особенности организации делопроизводства и документооборота в Государственной  Думе

     Определить  документационное и организационно-техническое  обеспечение заседаний Государственной  Думы

     Рассмотреть процесс автоматизации системы  документационного обеспечения  законодательной деятельности Государственной  Думы. 
 
 

     ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЕ

1. Организация системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства

 

     В Государственной Думе сложилась  определенная система документационного  обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций  как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих  в Государственную Думу документов, обработка и отправка документов, исходящих из Государственной Думы, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение  документами и материалами депутатов  к заседаниям Государственной Думы и ее органов и некоторые другие.

     Выполнение  перечисленных функций осуществляет специальное подразделение Аппарата Государственной Думы - Управление документационного обеспечения  и архива (УДО). Это такие задачи, как:

     - ведение единой системы делопроизводства  в Государственной Думе;

     - прием, учет, отправка служебных  документов;

     - участие в документационно-техническом  обеспечении заседаний, проводимых  в Государственной Думе, в том  числе выдача документов и  материалов к заседаниям Государственной  Думы, стенографирование, техническая  запись заседаний, запись и  расшифровка стенограмм, редакторская  правка и подготовка стенограмм  к изданию;

     - машинописные и копировально-множительные  работы;

     - архивное хранение документов  Государственной Думы и другие.

     Ряд функций документационного обеспечения  реализуется непосредственно самими подразделениями. Это-исполнение документов, их подготовка и оформление, частично - функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.

     Многолетняя практика работы Государственной Думы, начиная с 1994 года и по сегодняшний  день, подтвердила правильность выбранного сочетания централизации в осуществлении  основных делопроизводственных функций  с децентрализованным выполнением  функций, выполнение которых целесообразно  именно там.

     В Государственной Думе на протяжении последних лет ведется работа по созданию автоматизированной системы  делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был  наработан за прошедшие годы, в  частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С  учетом полученного опыта была проведена  работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в Государственной  Думе. Таковой стала программа  САДД (Система автоматизированного  делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией "Электронные офисные системы" на основе базовой системы "Дело - 96". С августа 2000 года эта система  поэтапно внедряется в Государственной  Думе и к настоящему времени практически  все структурные подразделения  подключены к этой системе, работают в ней.

     Уже сейчас можно сказать, что внедрение  этой системы позволило существенно  усовершенствовать делопроизводство и документооборот Государственной  Думы. Если раньше единая для всей Государственной  Думы система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере становится реальностью. Автоматизированная система  делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать  в единую информационную систему  все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение  документов Государственной Думе и  ее Аппарате. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о прохождении документов, она позволила также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность труда работников Аппарата, что, несомненно, оказывает положительное влияние на деятельность палаты. 

     

2.  Нормативные  акты, регламентирующие порядок  ведения делопроизводства и организации  системы документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы

 

     Основными нормативными документами, на которые  опирается система документационного  обеспечения деятельности Государственной  Думы, регламентирующими указанные  процедуры являются, прежде всего, Регламент  Государственной Думы и Инструкция по работе с документами в Государственной  Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

     Регламент Государственной Думы служит принципиальной основой, на которой строится вся  система документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы. В нем подробно изложен порядок  рассмотрения Государственной Думой  вопросов, отнесенных к ее ведению  и, прежде всего, порядок законодательной  процедуры, организация, формы и  процедуры работы органов и подразделений  Государственной Думы.

     Целям детального описания принятой организации, порядка и процедур делопроизводства служит Инструкция по работе с документами  в Государственной Думе. Наряду с  текстовой частью, Инструкция имеет  множество приложений, содержащих формы  бланков документов, имеющих хождение в Государственной Думе, различные  справочные и учетно-регистрационные  формы. 
 

     

3.    Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение, доставка служебных документов и других материалов

     В Государственной Думе осуществляется централизованный прием служебных  документов и другой корреспонденции, адресованной палате, ее руководителям, подразделениям, депутатам Государственной  Думы. Обращения граждан принимаются  непосредственно Приемной Государственной  Думы.

     Регистрация законопроектов и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В  процессе регистрации на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная регистрационная  карточка со стандартным набором  заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную  базу данных и с этого момента  в электронные регистрационные  карточки вносятся данные о последующем  прохождении и исполнении зарегистрированных документов.

     Принятая  система учета и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч ежемесячно поступающих в Государственную  Думу служебных документов

     Прием и регистрация законопроектов в  Государственной Думе.

     Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, проекты законов  Российской Федерации о внесении изменений и дополнений в действующие  законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные конституционные  законы и федеральные законы, о  признании их утратившими силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все  поступающие в Государственную  Думу документы, принимаются и регистрируются в УДО, а конкретно в том  же его подразделении, в котором  принимаются и регистрируются любые  другие входящие документы.

     При регистрации законопроектов на них  в системе САДД заполняются стандартные  электронные регистрационные карточки, на сопроводительном письме к законопроекту  проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием регистрационного номера, даты и точного времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется и на самом законопроекте (на титульном листе) и этот номер сохраняется за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.

     Работа  с обращениями граждан, учреждений и организаций

     Прием, регистрация и учет обращений  граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных  документов, а именно в Приемной Государственной Думы с помощью  автоматизированной системы "Приемная". Подготавливается программа, позволяющая  связать систему "Приемная" с  САДД.

     Наряду  с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к  законотворческой деятельности Государственной  Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.

     Учет  и обращение с документами  в структурных подразделениях

     В подразделениях поступившие туда после  регистрации в УДО документы  подлежат обязательному учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная карточка центральной  картотеки. Учету в подразделении  подлежит и последующее прохождение  этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы  работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или иной теме, учетом при  подготовке законопроекта и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.