Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов

 

1. Первое лицо множественного числа. Например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем... Предлагаем...  

 

2. Третье лицо единственного  или множественного числа. Например: Министерство считает возможным... Дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят....  

 

3. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения.... 

 

Кроме того, в ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к утрате местоимения Я. Например: вместо "я прошу " пишут "прошу", вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено'". Однако нельзя написать "мною решено". Правильно: "я решил". 

 

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением ОН. Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в приказе, постановлении, распоряжении, характеристике необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.  

 

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимении Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.  

 

Задание

 

 

1.     Укажите, в чем отличие официально-делового стиля от других.

2.     Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов. 

 

Контрольные вопросы:

 

     

1.  Почему государственный служащий должен обладать навыками редактора?    
2. Каковы методика и техника редактирования служебного документа?    
3. Назовите основные типы ошибок, нарушающих понимание смысла и логики текста.    
4. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов.    
5. С какими трудностями этикетного характера сталкивается государственный служащий при написании документа или деловой бумаги

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

1. Значение документационного обеспечения управления.

2.История развития делопроизводства в России.

3.Современное государственное  регулирование документационного  обеспечения управления.

4.Функции документа. Способы  документирования.

5.Документирование деятельности  органов государственной власти.

6.Документирование деятельности  органов местного самоуправления.

7.Организация и технология  работы с документами в органах  государственной власти и местного  самоуправления.

8.Регламентация процессов  документирования в органах государственной  власти и местного самоуправления.

9.Системы документации. Унифицированные системы документации.

10.Оформление управленческих  документов: общие требования; формат  бумаги и поля; бланки документов.

11.Состав реквизитов, их  характеристика.

12.Состав документов: требования  к тексту документа.

13.Особенности языка и стиля служебных документов.

14.Особенности подготовки  и оформления организационных  документов.

15.Особенности подготовки  и оформления распорядительных  документов.

16.Особенности подготовки  и оформления информационно –  справочных документов.

17.Организация документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

18.Общие правила регистрации  документов.

19.Информационно-справочная  работа с документами.

20.Организация контроля  за исполнением управленческих  документов.

21.Организация делопроизводства по письмам и обращениям граждан .

22.Организация текущего  хранения документов.

23.Номенклатура дел.

24.Подготовка дел к  архивному хранению.

25.Хранение документов  в электронной форме.

26.Организационные формы  ведения делопроизводства.

27.Задачи и функции  службы ДОУ в органах государственной  власти и местного самоуправления.

28.Бездокументный обмен  информации в органах государственной  власти и местного самоуправления.

29.Использование новых  технологий в организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

 

ЛИТЕРАТУРА

 

 

Основная

 

 

1.     Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов. М.; Юнити-Дана, 2002

2. Давыдова Э.Н.,Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-пратическое руководство. Изд.6. Мн.: Тетра Системс, 2002
3. Румынина Л. А.Документационное обеспечение управления. " Академия ": 2006.

  Дополнительная

 

 

1.     Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994.

2.     ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997.

3.     ГОСТ Р 54141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4.     Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М., 1998.

5.     Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М., 1997.

6.     Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). – М., 1997.

7.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 1996.

8.     Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М., ИНФРА-М, 2001