Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов

ГЛАВА10.ТРЕБОВАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Язык и стиль служебных документов

 

 

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.  

 

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля.  

 

Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. 

 

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя" частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.  

 

Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов. 

 

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.). 

 

Особенности официально-делового стиля

 

 

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают: 

 

• ·        краткость и компактность изложения официального материала;
• ·        точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
• ·        последовательность использования технических приемов правотворчества.

 

 

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка. 

 

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).  

 

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».  

 

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить:   

 

• ·        предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);
• ·        познакомить с кем-либо — «представить коллективу нового работника»);
• ·        ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»);
• ·        составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);
• ·        мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);
• ·        изобразить, показать («представить в смешном виде»).

 

 

Предоставить:   

 

• ·        отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);
• ·        дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);
• ·        разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

 

 

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»... 

 

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. 

 

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. .В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.  

 

Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д. 

 

Особенности речевого этикета деловых бумаг

 

 

При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. 

 

Какие же основные особенности речевого этикета определяют культуру деловой письменной речи? 

 

Прежде всего рассмотрим наиболее употребительные языковые формулы официально-делового письма. 

 

Языковые формулы деловых писем

 

 

Обращение. В последнее время обращение к адресату нередко используется не только в письмах полуофициального характера, но и в служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. 

 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. 

 

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

Уважаемый господин (фамилия)!

Уважаемая госпожа (фамилия)!

Уважаемые господа! 

 

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр! 

 

В письмах- приглашениях, извещениях и др. допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Анна Андреевна! 

 

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги! 

 

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например: 

 

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся к Вам с предложением... 

 

Заключительные слова. Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением, (подпись). 

 

Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из них. 

 

Формулы, подтверждающие получение письма или документа.

Мы получили Ваше письмо от (дата) ...

Ваше письмо от (дата) получено нами...

Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)... 

 

Формулы благодарности.

Благодарим Вас за...

Мы Вам очень благодарны за...

Заранее благодарим за...

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы... 

 

Формулы, объясняющие мотивы поведения.

В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)...

В соответствии с ( таким-то письмом, документом, протоколом и др.)...

В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)...

В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)...

В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)...

В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)...

На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)... 

 

Формулы, выражающие просьбу,

Просим (проверить, выслать, принять меры и др.)...

Убедительно просим ( дать ответ..., не задерживать решение и др.)...

Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)...

Формулы, употребляемые при отправке документов.

Направляем...

Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Посылаем...

Формулы, выражающие подтверждение.

Подтверждаем получение...

С благодарностью подтверждаем получение...

Министерство... подтверждает (необходимость создания..., необходимость сотрудничества..., необходимость развития, ..и др.)... 

 

Формулы, выражающие напоминание.

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)...

Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...  

 

Формулы, выражающие извещение.

Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать и др.)...

Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение принято и др.)... 

 

Формулы, выражающие предложение.

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)...

Мы можем предложить Вам...

Мы можем рекомендовать Вам...

Формулы, выражающие приглашение.

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)...

Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)...  

 

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения.

Ваше предложение отклонено по следующим причинам...

Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам... 

 

При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, выражающие различные деловые ситуации. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др.  

 

Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. 

 

Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники - это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений и т. п. приняты следующие формы местоимений.