Основные правила ведения личной карточки

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Декабря 2014 в 10:09, контрольная работа

Описание работы

«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами »1.
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение, для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Содержание работы

Введение………………………………………………………………………… 3
1. Основные правила ведения личной карточки……………………………… 5
2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения………. 7
Заключение…………………………………………………………………….. 25
Глоссарий………………………………………………………………………. 26
Кроссворд………………………………………………………………………. 29
Список литературы……………

Файлы: 1 файл

Кадровое дело.docx

— 62.01 Кб (Скачать файл)

Отметка о снятии с воинского учета - если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья»8.

Раздел «Прием на работу, переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение сотрудник расписывается в графе «личная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы «Аттестация», «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».

Раздел «АТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу «Аттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел «ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Седьмой раздел личной карточки «Награды (поощрения), почетные звания»

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы «Отпуск», «Социальные льготы», «Дополнительные сведения»

В разделе «Отпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Необходимо помнить, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет нам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у нас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки «Социальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуется указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки «Дополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не использовать формулировку: «С такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: «Изменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: «Изменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», мы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Таким образом, на основании оформленных ранее документов и документов, представленных работником, должна быть заполнена личная карточка работника, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма N Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником организации, ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку "Личные карточки работников организации", которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника

 

Глоссарий:

 

Первичные учетные документы - (англ. primary accounting documents) - письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, которые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (1996). П.у.д. должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Составление первичных документов - начальная стадия учетной регистрации хозяйственных. операций. П.у.д. принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации (документы по учету материалов, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), или по формам, разработанным самостоятельно организацией. Формы П.у.д. должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. При необходимости в П.у.д. могут быть приведены дополнит, реквизиты (номер документа, основание для совершения операции и др.). При автоматизации учета реквизиты и данные П.у.д. могут быть зафиксированы в виде кодов, а подписи ответственных лиц - заменены паролем или другим способом авторизации. В случаях, установления законодательством Российской Федерации и самой организацией, бланки форм первичных учетных документов относятся к бланкам строгой отчетности. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в ост. первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. П.у.д., поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления) и содержанию (законность совершения операции, логическая увязка и др.). Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе П.у.д. составляются сводные учетные документы (регистры бухгалтерского учета). Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для др. участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры

Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Общероссийские классификаторы - Классификатор Общероссийский (Ок) - это классификатор, принятый Госстандартом России и обязательный для применения в некоторых сферах деятельности. ОК разрабатывается для обеспечения сопоставимости данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности (межотраслевое применение), информационной связи с действующими ОК, гармонизации с международным классификатором. Для целей государственной статистики используются общероссийские классификаторы: органов государственной власти и управления (ОКОГУ); предприятий и организаций (ОКПО); экономических районов (ОКЭР); видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП); специальностей по образованию (ОКСО); занятий (ОКЗ): управленческой документации (ОКУД); продукции (ОКП); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); услуг населению (ОКУН); профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); основных фондов (ОКОФ); валют (ОКВ); единиц измерения (ОКЕИ); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК); информации о населении (ОКИН); объектов административно-территориального деления (ОКАТД).

Общероссийский классификатор информации о населении - ОКИН  - общероссийский классификатор информации о населении. Предназначен для использования при сборе, обработке и анализе демографической, социальной и другой информации о населении, решения задач учета, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, министерствами и ведомствами. ОКИН состоит из фасетов, которые можно использовать независимо друг от друга при решении различных задач. Ведение классификатора осуществляет ВНИИКИ Госстандарта России совместно с Управлением статистических стандартов и классификаций Госкомстата России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кроссворд:

По вертикали:

1. Основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника.

2. Документ, предназначенный для использования при сборе, обработке и анализе демографической, социальной и другой информации о населении, решения задач учета, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, министерствами и ведомствами.

Информация о работе Основные правила ведения личной карточки