Основные правила ведения личной карточки

 

 

Содержание:

 

Введение………………………………………………………………………… 3

1. Основные правила ведения личной карточки………………………………  5

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения……….  7

Заключение……………………………………………………………………..  25

Глоссарий………………………………………………………………………. 26

Кроссворд………………………………………………………………………. 29

Список литературы…………………………………………………………….  30

Презентация:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами »1.

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение, для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности2.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В этой работе поставлена задача, рассмотреть требования к заполнению и ведению личного листка учета кадров, который является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника.

 

 

 

 

1. Основные правила ведения личной карточки.

 

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Нельзя доверять заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, ее должен заполнять только специалист службы кадрового делопроизводства собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несет только он3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения.

 

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

• Общие сведения;
• Сведения о воинском учете;
• Прием на работу и переводы на другую работу;
• Аттестация;
• Повышение квалификации;
• Профессиональная переподготовка;
• Награды (поощрения) и почетные звания;
• Отпуск;
• Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
• Дополнительные сведения;
• Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:  ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;

ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;

ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но следует помнить о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если мы не кодируем информацию, окна для кодов удалять нельзя, а просто оставляем их незаполненными4.

Начало формы и раздел «Общие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2010.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Теперь рассмотрим заполнение самого объемного раздела формы Т-2 - «Общие сведения». Первым делом в специальной ячейке указываем номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. «ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно переписать данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество необходимо указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если мы заполняем личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. «ДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода написать дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. «МЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если мы кодируем данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 нам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. «ГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.  Формулировки записей о гражданстве:

Формулировка	Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации	1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)	2
Иностранный гражданин Лицо без гражданства	3 4

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этом случае необходимо укажить в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник.  Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. «ЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами5.

Формулировки записей о знании языка:

Формулировка                                         Код по ОКИН

Читает и переводит со словарем                      1

Читает и может объясниться                                2

Владеет свободно                                           3

ПУНКТ 6. «ОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте «Образование». Следует помнить, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставлять пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.