Основные правила ведения личной карточки

Уровни образования (образовательные цензы):

Уровень образования	Означает по ОКИН
Начальное (общее) образование	Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования): -02
Основное общее образование	Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство
Среднее (полное) общее образование	Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство 07
Начальное профессиональное образование	Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство 10
Среднее профессиональное образование	Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом 11
Неполное высшее образование	Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение 15
Высшее образование	Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом 18
Послевузовское образование	Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом 19

 

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт «Образование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. «ПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать, не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. «СТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример:

У менеджера Б.А. Широкова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал менеджером во ФГУП «Контакт»;

- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем отдела менеджеров в ЗАО «Альбатрос»;

- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность начальника отдела в ООО «Рим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО «Альфа».

Суммируем даты приемов на работу:

27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:

13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:

48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться «Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается6.

Пример:

В трудовой книжке менеджера Широкова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Широкова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. «СОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке:

Брачный статус	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке	1
Состоит в зарегистрированном браке	2
Состоит в незарегистрированном браке	3
Вдовец (вдова)	4
Разведен (разведена)	5
Разошелся (разошлась)	6

 

ПУНКТ 10. «СОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. «ПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. «АДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов - домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован, то в этом случае оставлять пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

В личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения, и переписывать карточку нецелесообразно, исправить неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркнуть одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделать правильную и написать слово «исправлено». Поставить под исправлением свою подпись и попросить расписаться сотрудника. Не забыть чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» первого раздела личной карточки пользоваться общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения названий адресных объектов                                   

Автономный округ - АО 

Слобода - сл.

Автономная область - А обл. 

Станция - ст.

Город - г. 

Хутор - х.

Край - край 

Аллея - аллея

Область - обл. 

Бульвар - б-р

Республика - Респ. 

Въезд - въезд

Район - р-н 

Дорога - дор

Улус - Ул 

Животноводческая точка - жт

Поселок городского типа - пгт 

Заезд - заезд

Рабочий (заводской) поселок- рп

Квартал - кв-л

Курортный поселок – кп

Кольцо - кольцо

Дачный поселок - дп

Линия - линия

Волость – волость

Набережная - наб.

Аал – аал

Парк - парк

Выселки (ок) - выс.

Переезд - переезд

Аул - аул 

Переулок - пер.

Поселок сельского типа - п.

Планировочный район - п/р

Железнодорожная будка - ж/д будка

Площадка - пл-ка

Деревня - д.

Площадь - пл.

Поселок и (при) станция (и) п/ст. Починок починок

Железнодорожная казарма - ж/д казарма 

Проезд - проезд

Железнодорожный пост- ж/д пост

Просек - просек

Железнодорожный разъезд- ж/д рзд.

Проселок - проселок

Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт - ж/д оп

Проспект - пр-кт

Проулок - проулок

Железнодорожная станция - ж/д ст.

Разъезд – рзд.

Промышленная зона – промзона

Станица - ст-ца

Село - с.

Территория  - тр.

Заимка – заимка

Строение - тер.

Казарма – казарма

Тракт  - тракт

Кишлак - к. 

Тупик - туп.

Местечко - м.

Улица - ул.

Микрорайон - мкр.

Участок - уч-к

Населенный пункт - нп 

Шоссе - ш.

Остров - остров  

Раздел «Сведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1)7.

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки:

Категория запаса - не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Воинское звание - заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: «Подлежит призыву».

Состав (профиль) На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль - «Командный», «Медицинский» и т. п.

Полное кодовое обозначение ВУС ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код мы найдем в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.

Категория годности к военной службе - Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.

Наименование военного комиссариата по месту жительства - название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Состоит на воинском учете - заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.