При составлении  описи дел соблюдаются следующие  требования:

    порядковый  номер дела (тома, части) по описи;

    индекс  дела (тома, части);

    заголовок дела (тома, части);

    дата  дела (тома, части);

    количество  листов в деле (томе, части);

    срок  хранения дела.

    Перед внесением заголовков дел в описи  проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения  нарушений установленных правил формирования и оформления дел они  устраняются.

• При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи - валовой;
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

    В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее     1 см.

    Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

    В конце описи вслед за последней  описательной статьей заполняется  итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний  номера дел по описи, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (литерные и пропущенные номера).

    Опись дел должна быть согласована с  ЭК.

    Опись дел Службы составляется в двух экземплярах  подписывает  архивным работником Службы, согласовывает руководитель Службы. Один экземпляр передается вместе с  делами в архив вышестоящей ФССП, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Службе.

    Вместе  с делами  архив вышестоящей  ФССП передаются регистрационные карточки на документы или электронный  базы данных, содержащие информацию о  регистрации и исполнение передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки  лили базы данных включается в опись.

    В случае исключения Службы из структуры  ФССП либо изменение структуры, архивный работник, оформляет завершенные дела и передает их в архи вышестоящей ФССП независимо от сроков хранения.

    Передача  дел, упакованных в связки, в архив  вышестоящей ФССП осуществляется по графику, утвержденному приказом вышестоящей  ФССП. 

 Вывод:  Организация работы с документами  – это обеспечение оптимальных  условий для всех видов работ  с документами. Значение документа  для  Службы трудно переоценить.  Современное управление Службы - это в значительной степени  непрерывная череда процессов  составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и  эффективностью обеспечения документированной  информацией. 

 
 
Заключение

Движение  документов в организации  с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации  документооборота ФССП  пришла к  выводу, что от четкости и оперативности  обработки и движения документа  зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому  рациональной организации  документооборота всегда уделяется  большое внимание.

          В настоящее  время  наличие   успешно  действующей  системы   автоматизации делопроизводства  и документооборота говорит о  благополучии данной  организации  и  его руководства.  Это   означает  полную  управляемость   подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

     Также я пришла к выводу, что оперативность  и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения  и обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее  достигается за счет обращения в  ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).  
 
 

   Список  используемых источников и литературы 

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина  Л.В. Делопроизводство: Учебник для  вузов – М.: МЦФЭР, 2004.–с.125

2. Вялова Л.М.  Документационное обеспечение деятельности  кадровой службы. Учебное пособие  для среднего профессионального  образования – М.:Академия, 2007.–с.160

3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.–М.:ИНФРА-М, 2005.–с.120-125

4. Кошкина С.П. Основы делопроизводства: Учебник. М.:ЮНИТИ-Дана, 2007.–с.136

5. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. – М.:ООО Синтез АПР, 2008.–с.180-195

6. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006. –с.

7. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.:Инфра-М, 2007.–с.138-139, 140-148

8. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. – МарТ,2002.–с.89-90

9. Моисеев Р.Н. Современное документоведение. – М.:Восток-Запад, 2007.–с.89-91

12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

13.  ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело".

14. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197 ФЗ (в ред.от 09.05.2007)– М.:Эксмо, 2009.–с.192-193

15. Федеральный  закон «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

16. Журнал "Секретарь-референт" №4 2006 года.

17. Инструкция по делопроизводству в ССП. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Приложение 1