Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов

Конверт входящих документов, как правило, уничтожаются, В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки и получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям, конверты с корреспонденцией, имеющие пометку «лично», передаются адресатам.

           Полученный документ  регистрируется  в регистрационно -контрольной форме.  Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа Службы, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (арабскими цифрами в последовательности: дата месяца, месяц, год, например: 31.01.2008) и его регистрационный номер в электронной базе данных «Служебная корреспонденция».

 Реквизит  «Регистрационный номер» входящего  документа оформляется зав. канцелярией и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных «Служебная корреспонденция», который для отдельных видов документов дополняется индексом дела по номенклатуре дел (кодом по классификатору корреспондентов). 

4.  Не  подлежат регистрации (фиксируется  только дата поступления) следующая  корреспонденция:

• копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;
• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты;
• бухгалтерские документы (счета на уплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;
• печатные издания (книги, журналы и т.п.);
• формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного  письма;

5. канцелярия осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью распределения;

6. зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется  руководителю Службы.
7. Адресованные руководителю Службы, поступившие из вышестоящей  организации УФССП, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и распоряжения Минюста России передаются руководителю без предварительного рассмотрения.

 

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления в организацию  или в первый рабочий  день после  выходных. 
 
 

2.2. Организация работы с исходящими  документами   в Службе 

После подписания исходящие документы централизованно  регистрируются канцелярией в следующем порядке:

1. отправке оригинала, включающая регистрационный На копиях отправленных исходящих документов делается отметка об номер и дату документа;
2. документы (не являющиеся ответами на обращение граждан) с подписью руководителя Службы или его заместителя представляются на регистрацию в двух экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются канцелярией адресату; второй экземпляр (копия) хранится в канцелярии.

Отправка исходящих  документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

1. Документы, отправляемые канцелярией, передаются почтовой и электронной почтой. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Правил оказания услуг почтовой связи».
2. документы отправляются в конвертах, на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов.
3. Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель (заместитель руководителя) Службы  утверждает зав. канцелярией. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело канцелярии.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются не позднее следующего рабочего дня. 

    Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.

 Отправляемые  документы регистрируются в группе "Исходящие документы" ("Исходящие  на обращения граждан") единой  базы данных СЭД зав. канцелярии. При регистрации отправляемого  документа в СЭД создается  электронная регистрационная карточка  документа, используемые для учета,  поиска, хранения и использования  документов.

    После заполнения и сохранения электронной  регистрационной зав. канцелярией  проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в  реквизитах бланка и на его визовом  экземпляре (для электронного документа - в шаблоне бланка) регистрационный  номер документа и дату регистрации, а также направляет электронную  регистрационную карточку документа  в группу регистрации исходящих  документов.

    При заполнении и сохранении электронной  регистрационной карточки документа, исполненного в электронном виде, электронный документ присоединяется к электронной регистрационной карточке.

    Регистрационный номер доверенности состоит из индекса  Службы, буквенного литера "Д", индекса  структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности, порядкового номера доверенности в  СЭД в группе документов "Доверенности", буквенного литера, составленного из первых букв имени и фамилии Директора. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например, 12/Д-08-27-АП, где:

    12 - индекс Службы;

    Д - признак группы документов "Доверенности";

    08 - индекс структурного подразделения  Службы, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Управлению  делами);

    27 - порядковый номер документа  в единой электронной базе  данных по регистрации доверенностей  в СЭД;

    АП - буквенный литер, добавленный при  регистрации доверенности, подписанной  Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков).

    Зарегистрированные  отправляемые документы, оформленные  на бумажном носителе.

    Проверка  правильности оформления и регистрации  документа, исполненного в электронном  виде, осуществляется группой регистрации  исходящих документов отдела документационного  обеспечения УДП по регистрационной  карточке документа.

    Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки, правильно  оформленные документы передаются в группу экспедиции УДП для подготовки к отправке адресатам. Визовые экземпляры отправляемых документов после проверки возвращаются исполнителям для помещения  в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

    Зарегистрированный  оригинал доверенности выдается под  роспись представителю (доверенному  лицу), а его завизированная копия  помещается в номенклатурное дело в  канцелярии. Зарегистрированные оправляемые  документы, подготовленные в электронном  виде, направляются в отдел документационного  обеспечения УДП для проверки вместе с электронной регистрационной  карточкой.  

        

3. Контроль исполнения документов в Службе

 

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем  Службы.

Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит  из осуществляемых канцелярией   процедур по учету, анализу сроков и  качества исполнения входящих документов.

  Контроль  за исполнением документов и  содержащихся в них поручений  руководителя Службы осуществляет  ответственная за делопроизводство - канцелярия Службы.

   Контроль  за исполнением документа начинается  с момента постановки его на  контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии  с  
делается отметка штампом «Контроль»в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего контролю.  Технология контроля на бумажных носителях состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя.

В электронной  базе  на каждый контрольный документ заводится электронная карточка, в которою включается входящий регистрационный  номер документа и  его дата, дата и содержание поручения, срок его  исполнения и другая информация.

  Срок  исполнения контрольных документов  устанавливаются  нормативно-правовым  актами, резолюцией и поручениями   вышестоящих органов  и исчисляются   в календарных днях, отсчет начинается  с даты контрольного документа  или с даты ее поступления  в Службу.

        Существует два вида срока  исполнения документа: типовой  и индивидуальный.  
        Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

        Индивидуальный срок исполнения  документа - срок исполнения документа,  установленный организационно-распорядительным  документом Службы.

        Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов  периодически анализируются. На  основе анализа разрабатываются  предложения по ускорению исполнения  документов и повышению исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом. 

         
 
 

4. Подготовка  и передача дел в архив

 

Подготовка  документов к передаче на хранение  в архив вышестоящей ФССП включает работу архивного работника  Службы, который входит в состав канцелярии. по формированию и оформлению дел, проведение экспертизы ценностей документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. При подготовке дел в архив вышестоящей ФССП архивный работник Службы предварительно проверяется правильность их формирования и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,  заведенной в соответствии со сводной номенклатурой дел вышестоящей ФССП. При этом выявленные недостатки устраняются.  

      Экспертиза ценностей документов- изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов, постоянного и временного хранения осуществляется архивариусом, совместно с ЦЭК. При проведении экспертизы ценностей документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив вышестоящей ФССП; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежат к дальнейшему хранению в Службе; выделение к уничтожению дел за предыдущее годы, сроки хранения которых истекли.

       По результатам экспертизы ценности  составляются описи дел отдельно  на дела постоянного, временного  хранения и по личному составу,  а также акты о выделении  дел к уничтожению. На дела  временного (до 10 лет) хранения описи  не составляются. Опись дела –  архивный справочник, содержащий  систематизированный перечень единиц  хранения архивного фонда и  предназначенный для их учета  и раскрытия содержания.

 В  Службе оставляются описи дел,  которые сдаются в архивный  фонд  вышестоящей ФССП, через  три года после завершения  дел. Описи дел подготовленные  Службой служат основой для  подготовки сводной описи дел  вышестоящего архивного фонда   ФССП, по которой осуществляется  передача дел на постоянное  хранение в Государственный архив  РБ.