Основные правила организации документооборота в Федеральной службе судебных приставов

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
4. обработка исполненных и отправляемых документов.

 

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. 

Блок-схема работы с входящими документами.

Порядок движения документов в организации можно  разделить на несколько этапов:

1. организация и доставка документов;
2. прием и первичная  обработка документов;
3. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
4. регистрация и рассмотрение документов руководителем организации;
5. доставка документов исполнителям;
6. работа исполнителей над документом;
7. контроль исполнения документов;
8. обработка исполненных и отправляемых документов, формирование дел;
9. подготовка документов к архивному хранению.

 
 

Вывод:

     Документооборот составляет часть системы ДОУ  и выполняет, по существу, функции  системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые  заключаются в максимально возможном  приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет  обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота –  обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования  документооборота является организация  такого движения, которое бы наилучшим  образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

     Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные правила  организации документооборота  в Федеральной службе судебных приставов

 
      Федеральной службе судебных приставов. Эффективность деятельности аппарата управления во многом обеспечивается организацией работы с документами, включающей рациональный документооборот, контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

      Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства Федеральной службе судебных приставов (далее - Служба), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

    В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте Службы выделяются следующие основные документопотоки:

    поступающая документация (входящая);

    отправляемая  документация (исходящая);

     Основными правилами организации документооборота в Службе являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

         Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Службе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

         Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важной составной частью делопроизводства в Службе. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов.

          Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов и табелем унифицированных форм документов.

Инструкция  по делопроизводству в Службе устанавливает обязательные для всех федеральных государственных служащих центрального аппарата и территориальных органов Службы правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).

Работа  с секретными документами в Службе осуществляется в соответствии со специальной  инструкцией 

       В Службе функцию делопроизводственного обслуживания выполняет канцелярия, которая подчиняется непосредственно ее руководителю или его заместителю. Канцелярия состоит: зав. канцелярией, помощника зав. канцелярии и архивного работника.

     Канцелярия выполняются следующие функции:

1. Документационное обеспечение деятельности организации.

2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Регистрация, учет,  хранение  и передача в вышестоящую ФССП документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение.

5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в  организации.

6. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

7.  Печать и размножение служебных документов.

9. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

    Функция обработки документов в структурных подразделениях  закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

      К процедурам  обработки документов  в  Службе  относятся:

• получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящих, организационно - распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
• учет документов в электронной базе «Служебная корреспонденция»

(«Обращение  граждан») или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние  документы учитываются в отдельных журналах). В электронную базу заносится дополнительная информация , касающаяся исполнения документа в соответствующем структурном подразделении;

• представление документов руководителю подразделения;
• своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих;
• контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
• подготовка и введение номенклатуры дел;
• оформление (полно и частичное) номенклатуры дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей , листов-заверителей, обложек и т.д.);
• отправка документов структурного подразделения адресатам через отдел документационного обеспечения.

Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых  в регистрационных журналах структурных  подразделений реквизитов документа:

• регистрационный номер Службы;
• корреспондент;
• наименование документа;
• дата документа;
• исходящий номер документа;
• краткое содержание (о чем документ);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции).
• в регистрационных журналах могут помещаться следующие дополнительные сведения:
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ход исполнения;
• наличие приложений;
• перенос сроков исполнения;
• роспись в получении документов.

 

Обработка  входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поступивших с личного приема, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в Службы, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции осуществляется Управлением делопроизводства вышестоящей ФССП в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих.

   Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляется в Службе с применение автоматизированной системы обработки документов (АСОД),

функционирование  которой осуществляется в соответствии с положениями  Инструкции.

2.1. Организация работы с входящими   документами в Службе  

Перемещение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения в  делопроизводстве образует документооборот, который стоит из четырех основных документопотоков:

    документы, поступающие в Службу (входящие);

    документы, направляемые Службой (исходящие). 

 Доставка документов в Службу осуществляется курьером, средствами почты, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью – срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью – факсимильные сообщения; электронной почтой – электронные сообщения.

        Обработка, регистрация, распределение  и движение входящей корреспонденции:

1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Службу корреспонденции осуществляется зав.канцелярией.
2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;
3. Затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку «лично»). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой – приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресату. Документы с некомплектными приложениями возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.  В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывает зав. канцелярией вскрывшая указанный конверт.