Введение
- Основные
этапы документооборота
- Прием и регистрация
документов
- Контроль
за исполнением документов
- Передача
документов в архив
- Заключение
- Список использованной
литературы
Введение
Документооборот
- это движение документов от
момента их составления или получения
от других организаций до
использования их для бухгалтерских
записей и последующей передачи в архив.
Тема организации работы с документами
в современных условиях имеет
сейчас большую актуальность, так
как от правильного выбора
технологии работы зависит успех любой
организации. В современных условиях
для повышения эффективности
управления необходимо совершенствование
работы с документами,
так как всякое управленческое
решение всегда базируется на
информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет
на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру
труда управленческих работников.
От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит
успех управленческой деятельности в
целом.
Цель данной работы состоит в том,
чтобы исследовать основные
этапы документооборота.
1.
Основные этапы документооборота
1. Составление и оформление
документов Чтобы документы могли
служить достоверным основанием для
бухгалтерских записей и иметь
юридическую силу, к их
составлению предъявляются определенные
требования. Прежде всего, необходимо,
чтобы документ был составлен на
бланке. Лишь при отсутствии бланков
допускается составление документа
на чистом листе бумаги. Написание документа
производится чернилами, химическим карандашом,
на пишущей машинке или средствами механизации.
Некоторые документы, например
чеки, кассовые ордера и т.п.,
должны заполняться только чернилами.
Не разрешается заполнять документы
простым карандашом, так как
в таких документах легко
стереть написанное и заменить
его другим. Документ составляется
по определенной форме, установленной
для документов данного вида операций,
с обязательным заполнением
всех необходимых реквизитов. Содержание
документа следует излагать точно и ясно,
чтобы давать правильное отражение
операций в полном соответствии с действительностью.
Текст и цифры документа требуется
писать четко и разборчиво, так,
чтобы не допускать возможности
различного их понимания и толкования.
В документе не следует допускать
подчисток, помарок и других дефектов,
вызывающих сомнения в его подлинности
и правильности. Свободные строки и
графы на бланке документа необходимо
прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах
не могло быть что-либо вписано или
дописано впоследствии. В денежных
документах (чеках, кассовых ордерах
и др.) сумму требуется указывать не только
цифрами, но и прописью, т.е. словами.
Документ должен быть снабжен всеми
подписями, необходимыми для оформления
регистрируемой операции и придания
документу юридической силы. Подписывать
документ следует разборчиво, чтобы
можно было прочесть фамилию подписавшего.
Перед каждой подписью указывается
должность дающего подпись.
Для правильного
составления документа необходимо:
1. Заполнять
документ на бланке (а при отсутствии
бланка на чистом
листе
бумаги) чернилами или химическим карандашом,
либо на пишущей машинке;
2. Строго
соблюдать установленную форму и реквизиты
документа;
3. Точно
и ясно излагать содержание документа;
4. Четко
и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные
пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму
в денежных документах указывать цифрами
и прописью;
7. Снабжать
документ необходимыми, разборчиво
сделанными подписями с указанием
должности подписавшего. При составлении
документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются
следующим образом. Подлежащие
исправлению ошибочные слова и числа (суммы)
зачеркиваются аккуратно тонкой
чертой так, чтобы можно было зачеркнутое
прочесть. Над зачеркнутым делается правильная
запись. При этом если в числе (сумме)
неправильна только одна цифра,
то нельзя ограничиться исправлением
одной этой цифры, а надо
исправить все число. Например, вместо
127 написано ошибочно 124. В
этом случае нельзя зачеркнуть только
цифру 4 и надписать над ней
цифру 7, а необходимо зачеркнуть
все число 124 и надписать над ним 127.
О произведенном исправлении на свободном
месте документа (внизу или на полях)
делается оговорка, например "исправлено
127", которая заверяется лицами,
подписавшими документ. В ряде документов
(в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление
ошибок не допускается вовсе.
Если в таком документе
допущена ошибка, он выписывается
заново на другом бланке. Так как документы
имеют большое значение не только в
учете, но и во всей хозяйственной
деятельности, то в отношении
качества документов, особенно
своевременности и правильности
их составления и оформления,
существует строгий порядок.
За нарушение порядка составления документов
отвечают, прежде всего, те лица, которые
их составляют и оформляют
своими подписями. Еще большая
ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,
получающий эти документы, всесторонне
проверяющий их и делающий на
их основании учетные записи.
Особая ответственность возлагается на
главного или старшего бухгалтера
как руководителя учета. Старший бухгалтер
несет материальную, дисциплинарную
или уголовную ответственность за неправильное
либо небрежное составление и оформление
документов, утерю или порчу их,
за оформление документов на
отпуск материальных ценностей с нарушением
установленного порядка и т.п.[1]
Каждый документ состоит из
отдельных составляющих его
элементов, которые называются
реквизитами (подпись, печать,
текст, название вида документа
и т.д.). Совокупность реквизитов,
расположенных в документе определенным
образом, составляет его формуляр.
Формуляр-образец разрабатывается при
создании системы документирования
и представляет собой графическую модель
или схему построения документа.
Он устанавливает форматы, размеры полей,
расположение постоянных и переменных
реквизитов. Государственный
стандарт Российской
Федерации Р 6.30-97
«Унифицированные системы
документации, Система организационно-распорядительной
документации», Система ОРД
«Требования к оформлению
документов» устанавливает почти максимальный
набор реквизитов для любого из управленческих
документов и их месторасположение
на бумажном носителе информации.
Всего установлено 29 реквизитов. Но так
как некоторые из них взаимоисключающие
и часть реквизитов зависит
от вида документа, то на
конкретном документе их будет гораздо
меньше. Установлен следующий
состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации
(01) изображается только вслучаях,
предусмотренных законодательством,
на документах министерств,
ведомств, а также органов власти. Герб субъекта Российской
Федерации (02) помещают на бланках документов в
соответствии с правовыми актами
субъектов Российской Федерации.
На бланках
документов могут дополнительно воспроизводиться
также утвержденные в установленном
порядке изображения (гербы)
территорий или населенных пунктов. Эмблема организации
ила товарный знак (03). Эмблема предприятия
— этосимволическое графическое изображение.
В качестве эмблемы, как правило, используется
товарный знак. Изображение эмблемы
облегчает поиск документа, но заменить
наименование предприятия
или учреждения эмблемой
не допускается. Эмблему размещают на
левом поле документа, на уровне
названия организации или на
верхнем поле документа.
Код
организации (04). Код формы документа (5).
Код по Общероссийскому классификатору
организаций и предприятий
(ОКПО) имеет все зарегистрированные
предприятия. Он может
быть проставлен заранее типографским
способом. Этот код является
своеобразным подтверждением правомочности
организации – автора документа.
Код по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД)
должен соответствовать коду унифицированной
формы документа, содержащемуся
в классификаторе управленческой документации.
Этот реквизит впечатывается
при составлении конкретного вида документа. Наименование
организации (06). Данный реквизит указывает
в документе наименование организации,
являющейся автором документа.
Оно должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации
указывают сокращенное или полное
наименование вышестоящей организации.
Все эти наименования даются в именительном
падеже. Наименования организаций
субъектов Российской Федерации, имеющих
наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык,
печатают на двух языках - русском
и национальном. Сокращенное наименование
(в скобках) помещают ниже полного. Справочные
данные об организации (07).
Этот реквизит указывается только
в служебных письмах. Сюда
могут входить: индекс
предприятия связи, номер телетайпа,
телефона, факса, телекса. На письмах,
относящихся к финансовым вопросам,
может быть проставлен номер счета
в банке. Наименование вида
документа (08). Данный реквизит является
одним и важнейших, поскольку позволяет
судить о назначении данного
документа, определяет состав, реквизитов
и структуру текста. Наименование
вида документа
регламентируется уставом
(положением об организации)
и проставляется
на всех документах, за исключением
писем и факсов, и печатается прописными
буквами.
Дата
(09). Дата является одним из
основных реквизитов документа, которые
обеспечивают его юридическую силу.
Датой документа является дата его
подписания или утверждения, для протокола
- дата проведения заседания. Если
авторами документа являются несколько
организации, то датой документа считается
наиболее поздняя
дата подписания. Даты
в документе оформляются
цифровым способом в
следующей последовательности:
число, месяц, год. Также дату
можно оформлять в соответствии с международным
стандартом. Регистрационный индекс
документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный
номер документа. Регистрационный
номер — это условное обозначение
документа, под которым он
введен в информационно-поисковую систему
организации. Для внутренних документов
(например) приказов, это обычно порядковый
№ дела с начала года. Для
исходящих документов он складывается
из нескольких частей: индекс
структурного подразделения, № дела
по номенклатуре, где будет
храниться копия документа после
его отправки,
порядковый № документа. На документах,
составленных совместно несколькими
организациями, регистрационные номера
проставляют через косую черту
в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа (11). Этот реквизит проставляется
только на ответных письмах.
Дата и номер для ссылки переписываются
из инициативного письма. Оформляется
следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Место
составления или издания (12). Гриф ограничения доступа
к документу (13) реквизит
проставляется в случае, если документ
содержит текст ограниченного
распространения, т.е. секретную или
информацию. В первой строке
данного реквизита ставятся следующие
отметки: «ДСП» (Для служебного
пользования), «Секретно», «Совершенно
секретно». Адресат (14). Гриф утверждения
документа (15) Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17). Данный реквизит является
обязательным для всех документов.
Заголовок может отсутствовать
на кратких документах, выполненных на
бумаге формата А5 (сопроводительные письма).
Заголовок должен быть максимально
коротким и точным. В заголовке
должно отражаться краткое содержание
документа. Он необходим для
эффективного поиска,
регистрации документов
без предварительного
прочтения всего текста. В одной строке заголовка
должно быть не более 28 знаков. Точка в
конце заголовка не ставится.
Заголовок должен грамматически
согласовываться с названием вида документа,
отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».
Отметке в контроле (18). Данный реквизит проставляется
на документах, исполнение которых
взято на особый контроль
по поручению руководителя. Отметка
о контроле - буква «К" проставляется
цветным (красным, синим, зеленым) карандашом,
фломастером или специальным штампом
«Контроль». Располагается на уровне
заголовка на левом поле документа. Текст
документа (19). Текст документа
составляют на русском или
национальном языке в соответствии
с законодательством Российском
Федерации и субъектов Российской
Федерации о государственных языках. Тексты
документов пишут только на русском языке
при направлении их в федеративные
органы государственной власти, органы
государственной власти субъектов Российской
Федерации: на предприятия,
в организации и их объединения,
не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные
на территории других субъектов
Российской Федерации. Тексты документов оформляют
в виде анкеты, таблицы, связанного текста. Подпись (21). Подпись
- это один из основных способов
удостоверения документов. Подпись является обязательным
реквизитом. Подпись на документе
проставляет лицо, которое
несет ответственность за содержание
данного документа. Подписывается, как
правило, только первый экземпляр
документа. В состав подписи входят: наименование
должности лица, подписывающего
документ, его личная подпись и расшифровка
подписи (инициалы и фамилия)
без кавычек и скобок. Документ может быть
подписан исполняющим обязанности должностного
лица с
указанием его фактической должности
и фамилии. Гриф согласования (22).
Визы (23). Согласование — это
предварительное рассмотрение вопросов,
содержащихся в проекте документа.
Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование
оформляется грифом согласования.
Он имеет два варианта: согласование
с конкретным должностным лицом
и согласование с коллегиальным органом.
Гриф согласования располагают
ниже реквизита «Подпись» или
на отдельном листе
согласования. Лист согласования составляется,
когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций или лиц,
о чем делается отметка на месте грифа
согласования. Но виза может быть оформлена
и более кратко: личная подпись и дата. На внутренних документах
виза проставляется на последнем листе
первого экземпляра. На исходящих
- на последнем листе того
экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24). Печать ставят
на наиболее важных
документах, предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты, связанные
с финансовыми средствами,
подтверждая подлинность подписей.
Печать должна быть хорошо
читаема и по возможности
должна захватывать часть наименования,
должности. Различаются печати
гербовые и печати организации.
В коммерческих структурах
гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25). Заверение
копии документа производится для
придания ей юридической силы. Отметка
о заверении копии состоит из заверительной
надписи — «Верно», наименования должности
сотрудника, заверившего копию, его
личной подписи, ее расшифровки и даты
заверения. Отметка об исполнителе
(26). Данный
реквизит необходим для оперативной связи
с тем, кто составил документ для разъяснения
и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию
(или фамилию, имя, отчество) исполнится
документа и номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают
в соответствии со стандартом, на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа
в левом нижнем углу. Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело
(27). Данный
реквизит
проставляется на исполненных
документах, подлежащих списанию
в дело для последующего хранения
и использования в справочных
целях. Отметка
о поступлении документа в организацию
(28). По возможности ставится на
первом листе входящих документов,
как правило, с помощью штампа.
Данный реквизит включает
в себя: наименование
получающей организации, дату поступления
документа, его входящий
регистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска
документа (29). Данный реквизит
может включать имя диска, файла,
содержащего данный документ
и другие поисковые данные.
Прием
и регистрация
документов
На предприятии
различают три основных потока документации:
. входящие
документы, поступающие из других
организаций;
. исходящие
документы, отправляемые в другие
организации;
. внутренние
документы, создаваемые на
предприятии и используемые
работниками предприятия в управленческом
процессе. Все документы, поступающие
на предприятие проходят:
первичную обработку, предварительное
рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством, передачу
на исполнение.
Служба документационного обеспечения
управления (ДОУ), которая может
быть представлена на
предприятии, как самостоятельным
структурным подразделением, так и
отдельным сотрудником, должна принимать
к обработке
только правильно оформленные
документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном
комплекте (при наличии приложения). В
противном случае
присланные документы возвращаются автору
с соответствующей сопроводительной
запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют
в том случае, кода по
конверту можно определить адрес
отправителя, время отправки
и дату получения документов.
Не вскрываются и передаются по назначению
документы с
пометкой “лично” и в адрес общественных
организаций. Предварительное рассмотрение
документов проводится работником
службы ДОУ с целью распределения
поступивших документов на:
. направляемые
на рассмотрение руководителю
предприятия;
. направляемые
непосредственно в структурные
подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения
руководителем передаются по назначению
документы, содержащие текущую оперативную
информацию или адресованные
в конкретные подразделения. Это
позволяет освободить руководителя
предприятия от рассмотрения мелких
текущих вопросов, решение по которым
могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства
передаются документы, адресованные
руководителю предприятия и документы,
содержащие информацию по наиболее
важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям
осуществляется в день их поступления
в ДОУ. Если документ
должен исполняться несколькими
подразделениями или должностными лицами,
его размножают в нужном количестве
экземпляров. Документы,
подлежащие отправке в другую
организацию сортируют, упаковывают,
оформляют как почтовое отправление и
сдают в отделение связи. Перед
упаковкой службы ДОУ обязана
проверить правильность оформления
документов, наличие приложений,
соответствие количества
экземпляров количеству адресатов. Неправильно
оформленные документы подлежат
возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию
составляют опись рассылки, которая
подписывается работником службы ДОУ
и датируется. Исходящие
документы должны обрабатываться
и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются
исполнителям под расписку в регистрационной
форме.
Служба ДОУ должна систематически вести
учет количества обрабатываемых документов,
включая все их виды и размноженные экземпляры.
Результаты учета документооборота
обобщаются и доводятся
до сведения руководителя
предприятия для обработки мер о совершенствованию
работы с документами. Регистрация
документов - важнейший этап
работы с документами и определяется
как "Запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или получения".
Как вытекает из определения,
регистрация, прежде всего,
придаёт юридическую силу документу,
так как фиксирует факт его
создания или получения. Пока документ
не зарегистрирован, не получил своего
номера, он не оформлен, он как бы ещё
не существует. Например, приказ, постановление
и т.п. Если полученный документ не
зарегистрирован, учреждение за
него не отвечает, так как факт получения
не подтверждён. Регистрация преследует
три цели: учет документов,
контроль за их исполнением и справочная
работа по документам. Регистрации
подлежат все документы, требующие
специального учета, исполнения
и использования в справочных
целях независимо от способа
получения. Сам процесс регистрации -
это снятие с документа показателей
(реквизитов) и занесение их в определённую
регистрационную форму (журнал, картотеку,
ПЭВМ) для создания базы данных о
документах учреждения. Таким образом,
в процессе регистрации создаётся
информационно-поисковая система по
всем документам организации (фирмы).
Каждый документ, отнесённый к
числу регистрируемых, получает
свой регистрационный номер. Он
не совпадает и существенно
меньше учётного порядкового номера,
проставленного в отметке о
поступлении документа в организацию.
Документы регистрируются один раз. В
небольшом учреждении, фирме
все документы регистрирует централизованно
секретарь. В учреждении, имеющем
отделы, регистрация внутренних документов
проводится, децентрализовано по
группам: в бухгалтерии, отделе
кадров, канцелярии. При этом
внутренние документы должны регистрироваться
в день подписания или
утверждения, входящие - в день поступления,
исходящие - в день отправки. Для входящих,
исходящих и внутренних документов
ведутся раздельные регистрационные
формы с самостоятельными регистрационными
номерами. Из документа в
процессе регистрации в
регистрационную форму выписываются,
как правило, следующие сведения: -
дата получения; - входящий № (индекс);
- дата документа; - индекс документа;
- регистрационный номер документа; - автор
(корреспондент) - т.е. чей это документ;
- заголовок (о чем документ); - резолюция;
- срок исполнения; - исполнитель (кто с
ним работает); - ход исполнения; - № дела
(куда документ помещен после исполнения)
При регистрации отдельных видов документов,
например обращений граждан, внутренних
и исходящих документов сведения, вписываемые
в регистрационные формы, частично
изменяются и дополняются.
Например, при регистрации
обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою
специфику, дополнять сведения
о регистрируемом входящем документе.
Например, часто учитывается
количество листов, наличие приложений
и т.д.
Формы регистрации могут быть
трех видов: журнальная, карточная
и автоматизированная электронная (на
ПЭВМ). Журнальная система
регистрации нужна только
тогда, когда учет документов
выступает на первое место, предотвращает
претензии со стороны граждан,
конфликтные ситуации. Например,
при выдаче документов
об образовании, трудовых книжек,
пропусков. Это, как правило,
Документы, регистрационный индекс которых
состоит из порядкового номера. Можно
оставить журнальную систему и в том случае,
когда поступает очень незначительное
количество документов. Во всех остальных
случаях эта форма регистрации
устарела, так как затрудняет ведение
контроля за исполнением документов
и справочную работу по ним. Более
удобной является карточная система регистрации
документов. Форма
карточки
(РКК регистрационно-контрольной
карточки) и расположение в
ней реквизитов могут быть определены
в самом учреждении и записаны в инструкцию
по делопроизводству. Для ведения карточной
системы регистрации в ручном режиме
необходимо иметь тираж карточек на
год и как минимум два
картотечных ящика для хранения
карточек: в сроковой контрольной картотеке
и справочной картотеке. Количество экземпляров
заполняемых регистрационных карточек
(их обычно называют регистрационно-контрольными
карточками - РКК) определяется
учреждением. Как правило, таких карточек
заполняется как минимум две. Наиболее
рациональной является сегодня
регистрация документов на компьютере.
Но и в этом случае на экран выводится
форма карточки (экранная форма
РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся
сведения о документе. Карточку на документ
можно заполнить сначала не полностью,
до передачи документа руководителю,
т.е. без резолюции, срока исполнения и
исполнителя. После рассмотрения документа
руководителем карточка дозаполняется,
т.е. эти сведения вносятся в нее.
При четком взаимодействии с руководителем,
если руководитель утром просматривает
полученную корреспонденцию, можно сначала
дать документы на просмотр
руководителю, а затем, уже,
имея его резолюцию, заполнить
полностью регистрационную форму. Заполнив
карточку, одну из них помещают в сроковую
картотеку, другую в информационно-справочную,
а документ передают исполнителю для работы
с ним. При регистрации
на ПЭВМ, данные о документе,
заложенные при его регистрации,
будут использованы в программах
по автоматизированному контролю
и справочной работе. При этом поиск
можно вести по любому из
введённых показателей.
Контроль
за исполнением документов
Контроль
играет важную роль в системе
документооборота. Контроль исполнения
документов обеспечивает своевременное
и качественное решение содержащихся
в документе вопросов, охват всех
контролируемых документов. Контроль
исполнения - это непосредственная
проверка и регулирование хода
исполнения приказа или распоряжения,
учет и анализ результатов исполнения
контролируемых документов в установленные
сроки. Контроль
исполнения документов охватывает три
группы вопросов: контроль исполнения
документов по существу содержащихся
в них заданий или поручений.
Такой контроль предполагает оценку документа
в целом, то есть насколько правильно
и полно решен вопрос. Такую оценку делает
руководитель, либо по его поручению -
помощник. Если руководитель удовлетворен
решением проблемы - документ
подписывается, если же
не удовлетворен, то дополнительно
прорабатываются неясные моменты и документ
проходит повторное согласование.
Контроль по существу содержания
входит в обязательные должностные
обязанности не только руководителей
всех рангов, но и,
при большом объеме контрольных
документов, специального контрольного
подразделения; контроль
за соответствием документов формам
составления и требованиям ГОСТов.
Такой контроль может осуществлять
помощник, специальная контрольная
служба или технический
работник бухгалтерии. Суть
этого контроля сводится к проверке
правильности оформления документа,
наличия определенного бланка,
полноты реквизитов,
наличия всевозможных сопутствующих
материалов. контроль исполнения
документов в указанные сроки.
Для подавляющего большинства
документов устанавливаются сроки
их исполнения, которые регламентируются
законами и другими нормативными актами.
Сроки исполнения подразделяются
на типовые и индивидуальные. Типовые