Организация документооборота на предприятии

    Систематизация  документов

    Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии  должна составляться номенклатура дел.  

    НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

    Номенклатура  дел уточняется в конце каждого  календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Если  учредителем данного предприятия  является государственное предприятие, сдающее документальные материалы  в Центральный государственный  архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается  с его ведомственным архивом  и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

    Заголовки дел в процессе формирования дел  могут уточняться. Состав заголовка  дела образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
• название предприятия или его структурного подразделения;
• -адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

    В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные картотеки, журналы  учета документов.

    Номенклатура  дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего  года на новый календарный год  по установленной форме.

    Формирование  дел

    При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При  формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский  признак предполагает группировку  в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний  предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями  о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение  в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной  Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

    Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

    При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы  постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в  дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел (например, личные дела, не закрывающиеся  при окончании календарного года).

    Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

    Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

    Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Сложились определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы  по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего  их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные  планы, рассчитанные предприятием на несколько  лет, формируются в деле первого  года, а отчеты по выполнению перспективных  планов - в деле последнего года. Документы  в отчетах необходимо располагать  в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки  и приложений к нему, располагают  в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые  счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового  коллектива и совещаний у руководства  предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ-ответ  помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при  условии, что они касаются одного и того же вопроса.

    Подготовка  документов к архивному  хранению

    Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и затем выделяются к  уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

    Работу  по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

    В ведомственный архив вместе с  делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.  
 
 
 

Штатное расписание.

 
 
 
 
 
 
 

ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ  О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

УТВЕРЖДАЮ

__________________________                __________________________

(наименование  предприятия)                (руководитель предприятия)

_________  ______________

(подпись)   (расшифровка подписи)

"___" __________ ____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

"___" __________ ____ г.              N ______          г.__________

_________________________________________

(наименование  структурного подразделения)

СТРУКТУРА ТЕКСТА

    Общие  положения

    Основные  задачи

    Функции

    Права  и обязанности

    Ответственность

    Взаимоотношения

    Связи

    Организация  работы

Руководитель  структурного     ___________    _______________________

подразделения                  (подпись)     (расшифровка  подписи)

Визы _______________________________________________________________

____________________________________________________________________

С Положением ознакомлены:     ___________    _______________________

(подпись)     (расшифровка подписи)

                                             _______________________

                                                    (дата)

                              ___________    _______________________

                               (подпись)     (расшифровка  подписи)

Должностная инструкция.

 
 
 
 
 
 
 
 

Приказ.

 

Протокол.

 
 
 
 
 
 

Акт.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Договор.

Деловое письмо.