Организационное построение службы делопроизводства

Существенно отличны  от изложенных обязанности секретаря  по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о  посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может  указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

обеспечивает порядок  в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

при необходимости ведет  запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки  о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть  рабочего дня секретаря-референта  занимают телефонные переговоры. При  этом для экономии рабочего времени  руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция  обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при  возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или  отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может  быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к  руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора  должен быть кратким и тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного  толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта  могут быть следующими:

информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках  и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая  связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

оформление доклада  руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

ведение протокола или  стенограммы совещания;

подбор материалов для  руководителя;

выполнение оперативных  поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

оформление протокола (стенограммы), его размножение и  рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Качество секретарского  обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В  России создана и развивается  сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.