Официальный документ как материальный носитель информации (основные составляющие документа и их характеристика)

     Без реквизитов любая бумага или файл компьютера, какими бы ценными они ни были, документом не является. Это один из самых главных законов любого делопроизводства, любого документационного обеспечения управления.

     Отсюда  ряд понятий:

     Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

     Документ  предназначен, прежде всего для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В настоящие время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Для управленческой деятельности юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован.

     Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

     Из  этого определения следует, что любой орган управления или должностное лицо, выпускающие документ, обязаны:

1. Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства.
2. Издавать документы только в пределах своей компетенции.
3. Соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

     К числу наиболее значимых в юридическом  плане реквизитов относятся:

     1. Наименование организации.

     2. Дата и регистрационный номер  документа.

     3. Подпись и оттиск печати.

     4. Графы согласования и утверждения.

     Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «Заявление», текст, дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, виды согласования, регистрационный номер, дату и подпись.

     В управленческой практике принято различать  документы по степени их подлинности:

     1. Черновые документы.

     2. Беловые документы.

     3. Подлинники.

     4. Копии.

     Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным.

     Черновой документ: рукописный или машинописный документ или распечатанный на компьютере, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Он может состоять только из текста и не обладать юридической силой.

     Подлинник (официального) документа: первый или единичный экземпляр официального документа, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, все его внешние признаки или часть их, обладающий юридической силой.

     Копия документа может быть факсимильной или свободной.

     Факсимильная  – полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние  признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и оттиск печати) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготовляется на копировальной технике (фото, принтер, факс). Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией являются второй и последующие экземпляры документов, полученные под копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения.

     Свободная – содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его  форму.

       Все виды копий не имеют  юридической силы, если они не  получили специального удостоверения.  Это, например, нотариально заверенные  копии или дубликат документа  – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа.

     Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую  силу после его подписания должностным  лицом в порядке, установленном законодательством РФ.

     Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого  и передаваемого с помощью  автоматизированных информационных и  телекоммуникационных систем может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленных правил их использованию Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии (ФЗ РФ «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ,ст. 5).

     6.2. Понятие и классификация бланков официальных документов.

     Официальные документы организации, как правило, оформляются на стандартных бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух и более организаций. Они оформляются на стандартных листах без бланка.

     Бланк документа: лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

     На  бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих  используют стандартные листы бумаги. Есть два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ.

     Бланки  документов подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

     Бланки  с воспроизведением Государственного герба РФ изготовляются полиграфическим  способом предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности (выдается Министерством  РФ по делам печати, телевидения и массовых коммуникаций). Бланки без герба РФ изготовляются на компьютерных принтерах и копировально-множительных машинах только с разрешения руководителя службы ДОУ.

     Применение  бланков произвольных размеров и  формы не допускается. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

     По  расположению реквизитов бланки бывают с: продольным размещение и угловым размещением.

     Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

     Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки  для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

     - центрированным (начало и конец  каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

     - фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

     В любой организации создается, как  минимум, два вида бланков:

     1. Для писем (которые используются  в большинстве случаев для  внешних адресатов).

     2.  Общий бланк (для оформления документов внутри организации).

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

     Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

     При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

     Поля  для бланков: верхние- 20 мм, левое- 20-27,5 мм, правое – 10-22,5 мм, нижнее – не менее 20 мм.

     Изложенные  требования к бланкам документов являются едиными для всей страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Считаются грубым нарушением и не допускается:

1. Размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
2. Составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе.
3. «Украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
4. Размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации.
5. Произвольное расположение реквизитов на бланках, не соответствующее требованиям государственного стандарта.
6. Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, выделения, другие «художественные украшения»).
7. Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

     9. Заключение

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом  документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных. Но сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.

     Материальная  составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

     Материальную  составляющую документа определяет носитель информации — материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

     Информация  может быть недокументной — не зафиксированной на материальном носителе — и документной — закрепленной на нем. Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан данный документ.

     Любая сфера человеческой деятельности так  или иначе связана с документной  информацией и не обходится без  нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фотографию, человек получает, запоминает, накапливает и использует информацию (знания). Специалисты в области информации, библиотекари, библиографы и т.п. в силу своих профессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, перерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользование. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.  
 
 

 

      Список литературы.

1. Тарасенко А.С. «Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме».-Краснодар: КГУФКСТ, 2006.- 333с.
2. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001.
3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. К.: Т-во "Знания", КОО, 2000. - 460 с.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000. - 296 с.
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998.-С.2.
6. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов-М,: Госстандарт России, 2003.
7. Кудряев В.А. «Организация работы с документами», учебник/ М .: ИНФРА-М, 1998, 575 с.