Официальный документ как материальный носитель информации (основные составляющие документа и их характеристика)

     Это минимальные размеры полей, меньше поля не допустимы, т.к. дальнейшее оформление и хранение документов будет затруднительным, большие поля допустимы. В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом при оформлении документов применяются следующие размеры полей: левой стороны – 20 мм плюс минус 10 мм, верхние поле – 10 плюс минус 1,0 мм.

     В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти РФ документ должен иметь следующие размеры полей: верхние – 20 мм, левое – 20-27,5 мм, правое – 10-22,5 мм, нижние – не менее 20 мм. Некоторые органы законодательной власти в России, не выходя за рамки ГОСТа, вводят дополнительные критерии и требования к оформлению документов.

     В качестве материальной основы полимерных документов используются многослойные полимерные системы. Эти документы  иногда называют пленочными или пластиночными.

     Чаще  всего материальной основой пленочных  материалов является фотографический материал — светочувствительный, предназначенный для получения на нем фотографического изображения.

     Фотоматериалы подразделяются на черно-белые и  цветные, негативные и позитивные. Фотоматериалы делятся на кинопленку, фотопленку и фонограммную кинопленку.

     Кинопленка  — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для получения  киноизображения, записи и воспроизведения  звука.

     Фотопленка  — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для различных  видов съемки и печатания.

     Фонограммная  кинопленка предназначена для записи негативов фотографических фонограмм  переменной ширины.

     К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

     Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.

     Таким образом, первый признак информации: она не может существовать без  материального носителя.

     Если  отправить документ во времени, то необходимы: долговечный материальный носитель и соответствующие условия хранения, если в пространстве, то способ доставки.

     Передающий  объект и материальный носитель информации имеют разную природу, поэтому изменения, которые вносит передающий объект в  структуру материального носителя, условны. Это некоторая специально выработанная система правил, которая была бы понятна воспринимающему объекту (узелки на веревочке или графическое изображение нот на бумаге), т.е. система кодирования информации.

     В основе кодирования лежит выработка  языка передачи информации. Язык можно  рассматривать как систему дифференцированных знаков вместе с правилами их использования.

     Эту проблему, т. е. теорию и практику использования языка как кода для передачи информации, изучают как минимум, два десятка наук: семиотика, состоящая из синтактики, семантики и прагматики, + логистика, лингвистика, фонетика и т.д.

     За  время существования цивилизации  человечество выработало множество  языков, которые принято делить на естественные и искусственные.

     Естественные  возникли исторически в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшихся человеку в наследство от живого мира, и базирующийся на первой сигнальной системе. С развитием второй сигнальной системы возникла и стала использоваться членораздельная речь. Обособленно развиваясь группами на основе территориального, этнокультурного и других принципов общественного развития, люди исторически выработали национальные языки.

     Национальные  языки – широко используемый способ кодирования информации. Ведь каждое слово – не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, действие или предмет.

     Искусственные языки всегда создаются для какой-то строго определенной цели, когда естественные языки использовать либо затруднительно, либо невозможно. Основные цели создания искусственного языка, ограничить доступ лиц к информации, упростить грамматические и синтаксические правила естественного языка, свести все многообразие знаков к двум сигналам: точка, тире.

     Отсюда  азбука Морзе, различные шифры, азбука флажков на флоте, международный язык эсперанто, языки машинного программирования и т.д. Однако для всех кодов, независимо от их естественной или искусственной природы, характерны следующие три положения:

• Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей информации. Для примера: материальный носитель: звуковые волны – а языков очень много, начиная от точек-тире, разных шифров и кончая речью народов Мавритании. Однако все эти коды соответствуют природе материального носителя и могут использовать один способ кодирования изменение длины волны радиоволн.

     Для бумажных носителей такая же картина  наблюдается с количеством кодов, но принцип и способ кодирования  другой, в то же время единственный для данного материального носителя – графическое изображение.

• Код – это комбинация сигналов, знаков, предметов, которая является способом передачи смысла.  Будучи посредником вместе с материальным носителем между передающей и принимающей стороной, он должен быть им одинаково знаком, иначе получится индейское письмо с узелками.
• Информация не зависит от выбранного кода: одно и то же сообщение может быть послано на разных языках. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, преображается обратным порядком в графический текст. Но угроза того, что при переводе из одной системы кодирования, в другую из-за неадекватности отражения могут появиться помехи в частности искажающие форму и смысл информации, всегда существует.

     И чтобы такое не случалось в  основном законе каждой страны обязательно  указывается, какой код используется в коммуникациях.

     В частности, в Конституции РФ прямо  говорится: Государственным языком является русский язык. Закон «О языках народов Российской Федерации» (в ред. От 24 июля 1998г.) ст. 16 определяет обязанности ведения делопроизводства на территории России на русском языке. 
 
 
 
 
 
 
 

     6. Официальный документ

     Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     Для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства, для историка – историческим источником, для кибернетика-документалиста – носителем информации, в документоведении – это результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале, а вот специалисты в области управления предприятием считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     В современном словаре иностранных  слов (СПб., 1994.-С.221) даётся определение: документ – (от лат. Documentum – доказательство, свидетельство)

• Письменное свидетельство, доказательство, напр. Исторического события.
• Юр. составленный в порядке предусмотренном законом, акт, удостоверяющий юридический акт (рождение, вступление в брак) или предоставляющий право на что-либо (диплом, завещание); в широком смысле – любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.
• Паспорт, удостоверение личности.

     Словарь русского языка С.И. Ожегова под  ред. Н.Ю. Шведовой (М.; Русский язык», 1987, С.148) трактует данное понятие следующим образом:

     Документ:

• Деловая бумага, утверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо. Расходные документы. Проездной документ.
• То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов. Предъявить свой документ.
• Письменное свидетельство о чем-либо. Древнерусские грамоты являются историческими документами.

     Таким образом, тяжело одним-двумя предложениями  охарактеризовать такое многостороннее понятие, как документ.

     Есть  ещё две другие трактовки понятия «документ». Первая – профессора Гордикаловой:

     Документ  – логически связанная информация, дискретно зафиксированная на любом  материальном носителе, который может  быть включен в определенное собрание и предназначен для широкого и  локального распространения в обществе.

     Вторая – Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ст. 2:

     Документ  – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

     Это же определение дано в Государственном  стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998.-С.2).

     Таким образом, отвечая требованиям всех определений, документ представляет собой:

• Логически связанную информацию, причем кодированную по определенному правилу.
• Информацию, зафиксированную с оформлением всех предусмотренных законом реквизитов, которые позволяют однозначно её идентифицировать.
• Материальный носитель, который должен обеспечить включение информации в определенное собрание, хранение и широкое или локальное распространение в обществе (при этом закон для этих целей предусматривает два вида носителей – бумагу и магнитные носители). Признаки, по которым для целей документационного обеспечения управления, документ отличается от любой другой информации:
• Информация в документе должна быть логически связана, т.е. выражать и содержать смысл.
• Информация должна быть нанесена на материальный носитель таким кодом, который утвержден законодательством РФ.
• Материальный носитель выбирается только из предусмотренных законом Российской Федерации.
• Зафиксированная информация должна иметь все элементы оформления, которые именуются реквизитами.

          6.1. Классификация и краткая характеристика реквизитов.

     ГОСТ  Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.: Госстандарт  России, 1998.-С.2 гласит:

     Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

     Требования  к составу реквизитов документа, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановлениям, приказам, распоряжениям, решениям, актам, письмам и другим управленческим документам.

     Однако  существуют неписанные нормы, обычаи делового оборота: хочешь, чтобы тебя ценили и уважали, придерживайся ГОСТа при оформлении любого документа – это правило хорошего тона профессионалов.

     При подготовке и оформлении документов используют следующие 30  реквизитов:

     01 - Государственный герб Российской Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;