Официальный документ как материальный носитель информации (основные составляющие документа и их характеристика)

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного  числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

     В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

     В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного  числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

     - от первого лица единственного  числа («считаю необходимым», «прошу  выделить»);

     - от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

     21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

     Приложение:

     1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

     2. Правила подготовки и оформления  документов Управления регионального  кредитования на 7 л. в 2 экз.

     Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

     Приложение  № 2

     к приказу Росархива

     от 05.06.2003 № 319

     Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

     ПРИЛОЖЕНИЕ  №2

     к приказу Минздрава России

     от 05.06.2003 № 251

     22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

     Вице-президент Ассоциации

     региональных  предприятий Личная подпись А.А. Борисов

     или на бланке:

     Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

     Исполнительный  директор

     ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

     Директор  института Личная подпись М.В. Ларин

     Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

     Заместитель директора Заместитель директора

     по  научной работе по научной работе

     Личная  подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

     При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

     Председатель  комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

     Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

           Личная подпись А.С. Красавин

           Личная подпись О.И. Рысков

     23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации

     Личная  подпись А.Г. Грязнова

     Дата

     Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо  Российской академии

     медицинских наук

     от 05.06.2003 № 430-162

     или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол  заседания Правления

     Российской  государственной

     страховой компании «Росгосстрах»

     от 05.06.2003 № 10

     24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

     Руководитель  юридического отдела

     Личная  подпись А.С. Орлов

     Дата

     При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Руководитель  юридического отдела

     Личная  подпись А.С. Орлов

     Дата

     Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном листе согласования.

     Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

     25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Документы заверяют печатью организации.

     26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

     Верно

     Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

     Дата

     Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

     В.А. Жуков

     924 45 67

     28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.