1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный  документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После  подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный  документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело. 
 
 
 
 
 
 
 

Положение о службе документационного  обеспечения управления ЗАО «Техком»

 
 
 
 

     1.Общие  положения

1.1. Служба  документационного обеспечения  управления является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно директору ЗАО «Техком».

1.2 Служба  документационного обеспечения  управления в своей деятельности руководствуется законодательными и иными   нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, разработанными в ЗАО «Техком» и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

1.3. Службу  документационного обеспечения  управления возглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора ЗАО «Техком».

1.4. На  должность заведующего службой  документационного обеспечения управления назначается лицо, имеющее высшее      проффесиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.

1.5. В  структуру службы документационного  обеспечения управления входят:

       а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с

           документами и внедрению технических  средств;

       б) рассмотрению писем (жалоб);

       в) секретариат;

       г) экспедиция;

       д) машинописное бюро;

       е) копировально-множительное бюро;

       ж) архив.

1.6. Служба  документационного обеспечения  управления имеет круглую печать с обозначением своего наименования.  

      2. Цели и задачи  службы документационного обеспечения управления

2.1.   Основной целью службы документационного обеспечения управления является организация, руководство, контроль, и реализация работ по документационному обеспечениб управления. Исходя из целей, служба документационного обеспечения управления решает следующие задачи:

2.1.1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

2.1.5. Организация повышения квалификации  работников службы документационного обеспечения управления.  

 3. Функции  службы  документационного  обеспечения управления

3.1. В  соответствии с возложенными задачами служба документационного обеспечения управления осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных  форм     документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно–справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения  документов, контроля прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация  работы по предложениям, заявлениям  и жалобам граждан;

3.1.8. Организация  контроля за работой с документами  в структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью  оформления и формирования струк турными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в  соответствии с  Положением  о государственном  архивном фонде РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями ФАС РФ;

3.1.12. Повышение квалификации работников  службы документационного обеспечения управления и архивов, проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы документационного обеспечения управления;

3.1.13. Организация рабочих мест, АРМ,  совершенствование условий труда  сотрудников. 

 4. Права и ответственность  службы документационного  обеспечения управления

4.1. Служба  документационного обеспечения  управления имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять  контроль за сокращением избыточной  информации в организации и  подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от  руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы канцелярии;

4.1.4. Проводить проверку организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях  и доводить итоги проверок  до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке  специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку  документы, подготовленные с нарушением  установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять  задачи документационного обеспечения  управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы  в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных  подразделениях канцелярии и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству  организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников канцелярии, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2.    Канцелярия обязана:

4.1.2. Своевременно обеспечивать руководство  ЗАО «Техком» информацией необходимой для принятия управленческих решений;

4.2.2. Вносить изменения в локальные  нормативные акты по вопросам документационного обеспечения при изменении общегосударственных нормативных актов;

4.2.3. Совершенствовать работу с документами  на основе применения автоматизированных информационных технологий. 
 

 5. Ответственность  службы документационного обеспечения управления

Служба  документационного обеспечения  управления несёт ответственность за:

5.1.  Не обеспечение установленного  порядка работы с документами  в организации;

5.2.  Не выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых условий труда работников канцелярии;

5.3. Не  использование предоставленных  прав;

5.4. Не  соблюдение трудовой и производственной  дисциплины;

5.5. Несвоевременное  и некачественное предоставление  информации руководству;

5.6. Разглашение  коммерческой тайны; 

 6. Взаимоотношения  службы документационного обеспечения управления с другими структурными           подразделениями

Служба  документационного обеспечения  управления взаимодейсивует:

6.1. Со  структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

  6.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

6.3. Со  службами кадров, труда и заработной  платы и с соответствующими  научно–исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров канцелярии и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

6.4. Со  службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников канцелярии;

6.5. С  вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.