Данные  недостатки не являются явными нарушениями  при организации работы с конфиденциальными  документами, но в отдельных ситуациях  такие недостатки могут привести к несоответствию основным нормам, регламентирующим работу с конфиденциальными  документами.

 
2.3. Формирующий этап

      Работу  по устранению условий, негативным образом  влияющих на ход обработки конфиденциальных документов, мы организовали в рамках формирующего этапа.

      Нами  была составлена  инструкция по организации  работы с конфиденциальными документами данном этапе нами была составлена памятка.

      (Характеристика  инструкции) (Приложение …..) 
 
 

      При учёте наших рекомендаций секретарь  организации сможет соблюдать важнейшее  условие работы с конфиденциальными  документами – ограничение доступа к закрытым документам.

      При исследовании работы по передаче конфиденциальных документов мы также выявили некоторые  несоответствия правилам передачи закрытых документов, по данному направлению  нами была проведена специальная  работа. Изучив  нормы обработки  конфиденциальных документов, приведённых в перечне, мы составили рекомендации по обработке отправлений конфиденциальных документов (Приложение 4). Соблюдение данных рекомендаций будет соответствовать следующим условиям:

• исключение возможности ознакомления с содержанием документа в процессе передачи;
• ограничение возможности подмены (утери);
• подтверждение факта отправки (исключение ошибочной отправки).

      В данной организации, как и во многих других, существует разрешительная система  доступа к конфиденциальным сведениям. Исполнители знают и выполняют требования такой системы, но подобная информация в сжатом виде предлагается для ознакомления в рамках дополнений к трудовому договору. Мы под руководством секретаря составили документ …..

      (Приложение ). 

      По  нашему мнению работа с таким документом  позволит обеспечить сотрудника необходимыми сведениями по регламентации деятельности с конфиденциальными документами, а также позволит избежать ошибочных действий персонала, которые ведут к утере ценой информации.

 
2.4. Результаты работы

  В результате проведённой практической работы и мы выявили оптимальные условия по обработке конфиденциальных документов. С учётом наших разработок в … соблюдаются следующие важнейшие условия:

• работа с конфиденциальными документами производится в отдельном, специально для этого оборудованном помещении.
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя;
• документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).
• по окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

     Благодаря разработанной нами памятки, персонал организации, осуществляющий работу с  конфиденциальными документами, имеет  возможность своевременного ознакомления с особенностями обработки документов, имеющих «закрытый» характер.

     Заключение

     В результате систематизации и обобщения  литературы по вопросу мы определили, что к конфиденциальным служебным документам относят документацию, содержащую информацию закрытого характера. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. К числу сведений конфиденциального характера относят, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

     Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

     Для нормальной работы сотрудников с  конфиденциальными документами  необходимо обеспечить следующие условия:

     - работа с конфиденциальными документами  должна производиться в отдельном,  специально для этого оборудованном  помещении. Доступ в такие помещения  предоставляется ограниченному  числу сотрудников;

     - выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

     - передача документов с грифом  «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения  в подразделение) производится  только с разрешения соответствующего руководителя.

     Документы конфиденциального характера учитываются  в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в  особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в  сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.

     Руководители  подразделений должны обучать своих  подчиненных правилам обращения  с конфиденциальными документами.

     В условиях конкретной организации, где  проводилась исследовательская  работа, мы предложили для этой цели специально разработанный документ «Памятка сотруднику о сохранении в тайне конфиденциальных сведений организации». Использование подобной формы позволит своевременно и грамотно ознакомить сотрудников с особенностями обработки конфиденциальных документов.

     Соблюдение  названных условий позволит организовать работу с конфиденциальными документами  в соответствии с требованиями, которые  предъявляются к выполнению данной деятельности.

     Список  используемой литературы

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2001. – С. 77 – 84.
2. Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. – М.: Изд-во стандартов, 1983. – С. 143 – 150.
3. Белов А. Н., Белов В Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.: Легпромбытиздат, 1988. – 654 с.
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах.. -  Ростов н/Д: Феникс, 2004. – С. 115.
5. Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. – М.: Высшая школа, 1989. - 543 с.
6. Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. - С. 54 – 76.
7. Галахов В.В. Организация движения документов. – М.: Дашков и К^о , 2004. – С. 17 – 25.
8. Галахов В.В. Делопроизводство на предприятии. Документопотоки. – М.: Дашков и К^о , 2005. – С. 143 – 144.
9. Дасенко Е.В. Организационно-распорядительная документация. – М.: Феникс, 2004. – С.67.
10. Ерохина В.М. Обработка поступающей документации. Деление на документопотоки // Секретарское дело. – 2004. - № 9. - С. 15.
11. Зеленская И.П. Конфиденциальные документы.// Секретарское дело. – 2004. - № 6. - С. 22.
12. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. – М.: ДОСААФ, 1988.
13. Ковалевская И.Д. Документы, содержащие конфиденциальную информацию // Секретарское дело. – 2003. - № 6. - С. 17 - 18.
14. Пшенко А.В. Организационно-распорядительные документы. – М.: Феникс, 2003. – С. 89 –96.
15. Сопкина П.Л. Конфиденциальное документы // Секретарское дело. – 2005. - № 4. - С. 25.
16. Стенюков М.В. Делопроизводство. – М.: Приор. 2003.  – С. 144.
17. Самыгина А.Н. Коммерческая тайна в деятельности секретаря // Секретарское дело. – 2005. - № 3. - С. 18 - 22.
18. Степанов Е.А. Делопроизводство на предприятии. – М.: Дашков и К^о , 2004. – С. 163 – 170.
19. Тимирязева О.П. Документальная обработка закрытой информации.- М.: Высшая школа, 2001. – 113 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Приложения