Электронные документы в кадровом делопроизводстве предприятия

- осуществляет  непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих;

- участвует  в разработке мотивационной системы  эффективного стимулирования работников  в соответствии с их трудовым  вкладом;

- принимает  меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов;

- содействует  проведению мероприятий воспитательного  характера, поддержке лучших традиций  коллектива;

- разрабатывает  и реализует смету финансовых  расходов, связанных с развитием кадров, оформление приема на работу, приобретение бланков трудовых книжек;

- организует  учебу, различные исследования, оказывает  методическую помощь руководителям  подразделений по проблемам управления  кадрами;

- визирует  проекты документов, касающиеся персонала;

- организует  эффективную систему персонального  учета, обработку поступающей кадровой  информации, в том числе с использованием  персональных компьютеров;

- осуществляет  оформление кадровых документов  в установленные сроки и обеспечивает  их сохранность;

- готовит  приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по  кадровым вопросам;

- представляет  необходимые документы для назначения  пенсий, пособий работникам их  семьям в органы социальной  защиты;

- представляет  все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия.

 

• 2.3 Использование электронных документов при кадровом учете ОАО «Омскэнергосбыт»

 

В  кадровой работе ОАО «Омскэнергосбыт»  используется программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ. В данной программе поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ соответствуют требованиям законодательства о защите персональных данных. В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

При поступлении на работу нового сотрудника кадровая служба заполняет на данного работника карточку Т-2 (приложение 1), которая заполняется только в электронном виде.  Данная карточка ведется непосредственно в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ, также печатную форму данной карточки прикладывают к личному делу сотрудника. Срок хранения данного документа – 75 лет.6

Штатное расписание в организации ведется в электронном виде. Приказы об утверждении нового штатного расписания не издаются, на бумажном носителе штатное расписание не утверждается.

Приказы на прием/увольнение/перевод также формируются в данной программе. Они прикладываются к личному делу сотрудника только в копиях, оригиналы аккумулируются и хранятся в едином архиве в центральном офисе организации. После распечатывания приказа, подписи начальником, приказ регистрируется, происходит ознакомление заинтересованных лиц с приказом. Регистрируются приказы в специальном журнале. При формировании документов в электронном виде существенно уменьшается процент допущения ошибок при подготовке приказов, так как основная часть текста приказа формируется автоматически. Также плюсом использования программы является оперативность поиска необходимой информации о кадровых перемещениях в целом, а также различной кадровой информации о работниках.7

При просмотре информации в отношении конкретного работника можно проследить все его кадровые перемещения, также просмотреть все приказы можно отдельно в общем списке.

При увольнении работника, его данные автоматически из списка работающих работников в уволенные работники не переходят. Необходимо переносить таких работников в "архив", выполняя ряд дополнительных операций, помимо процедуры увольнения. Это, несомненно, является недостатком программы.

Остановимся на подготовке приказов об отпусках: ежегодных, учебных, без сохранения денежного содержания, по беременности и родам, по уходу за ребенком до трех лет.

Важным аспектом при подготовке приказа на отпуск является правильное отражение периода работы, за который предоставляется отпуск того или иного вида. Период зависит от даты приема работника и количественного использования отпуска. При внедрении программы предполагалось автоматическое проставление периода работы, в зависимости от даты приема, а также возможность контроля предоставления отпуска за определенный период. Так чтобы невозможным являлось то, что за один период может представиться отпуск большего количества, чем положено конкретному государственному служащему. Наряду с этим облегчило бы работу автоматическое предоставление отпуска за ненормированный служебный день в зависимости от замещаемой должности (начальник отдела-5 дней, главный специалист-эксперт- 4 дня, специалист 1 разряда-3 дня). Отпуск за выслугу лет автоматически предоставлялся бы в зависимости от стажа на службе, за каждый год службы предоставляется один день отпуска за выслугу лет, но не более 10 дней.

Несколько слов хотелось бы сказать о графике отпусков работников. Существенным облегчением в работе кадровой службы ОАО «Омскэнергосбыт» стало было бы подготовка и ведение в графика отпусков работников в программе.

В график отпусков в автоматическом режиме включались бы все фактически работающие государственные служащие и работники с указанием должности и структурного подразделения, за исключением тех, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, в продолжительном отпуске без сохранения денежного содержания и т.п.

В графе количество дней отпуска программа в автоматическом режиме учитывала бы то количество дней отпуска различного вида, которое положено конкретному государственному служащему, в этом случае работнику кадровой службы необходимо было бы только поставить дату, с которой должен начинаться отпуск. Причем отпуск за выслугу лет рассчитывался бы также в зависимости от стажа государственной службы на конкретную дату начала отпуска, которая задается в программе.

В соответствии с действующим законодательством работник имеет право пойти в отпуск через шесть месяцев непрерывной работы в организации. Поэтому актуальным было бы составление графика отпусков с учетом этого требования, т.е. в программе при составлении графика отпусков осуществлялся бы соответствующий контроль, при котором дата начала отпуска должна быть не ранее, чем через шесть месяцев после даты приема на работу.

Также в программе полезным являлась бы автоматическая подготовка уведомлений о начале отпуска, которые в соответствии с действующим законодательством должны быть вручены работнику за две недели до начала наступления отпуска.

Таким образом, контроль даты начала отпуска и подготовка уведомлений о начале отпуска в программе существенно облегчило бы кадровую работу на этом участке. Однако для того чтобы реализовать данные нововведения в программе потребовалось бы некоторое количество времени и наличие программиста достаточно высокого уровня.

Что касается подготовки приказов на командирование работников и командировочных удостоверений, то данные унифицированные формы предусмотрены в программе, разумеется, потребовалась доработка унифицированной формы приказа. Форма командировочного удостоверения доработки не потребовала.

Подготовка табеля учета рабочего времени по унифицированной форме также осуществляется в программе в автоматическом режиме. В данном случае необходимо оперативно и внимательно проводить все приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, проводить листы нетрудоспособности. В результате табель не требует дополнительной работы и подготавливается значительно быстрее в программе.

Программа "1С: Зарплата и Кадры" позволяет вносить информацию относительно аттестации, повышения квалификации, награждения государственных служащих. В соответствующих разделах программы заносится информация о сроке проведения аттестации конкретного гражданского служащего, результаты аттестации, номера и даты приказов о проведении аттестации. В результате информацию об аттестации можно проследить как в разделе данных конкретного государственного служащего, так и в общем разделе, в котором содержится информация о проведении аттестации в отношении всех работников ОАО «Омскэнергосбыт».

Данные о награждении государственных служащих также заносятся в общий раздел и карточку конкретного государственного служащего. Указывается вид награды, дата награждения, реквизиты приказа о награждении. Наличие такой информации позволяет оперативно отслеживать сведения о награждении служащих и данные о награждении в определенный период времени.

В таком же порядке осуществляется фиксация информации относительно повышения квалификации государственных служащих. Указываются сроки повышения квалификации, сроки, вид обучения, тематика курсов повышения квалификации, место обучения, основание повышения квалификации.

Таким образом, при планомерном внесении в программу сведений о награждении возможно получение достоверной информацию о тех, кто был награжден за определенный период и подготовка информации о сроках награждения иных работников с учетом установленных сроков между награждениями. При составлении плана аттестации государственных служащих на следующий год достаточно легко провести анализ и составить список лиц, подлежащих аттестации, с учетом требований законодательства. Аттестация проводится один раз в два года и не ранее, чем через год после приема на государственную службу, назначения на иную должность в порядке перевода, присвоения классного чина. При подготовке плана повышения квалификации на следующий год также учитываются сведения о пройденных курсах повышения квалификации, видах и периодах. В ОАО «Омскэнергосбыт» повышение квалификации происходит по мере необходимости, но не реже одного раз в три года.

Обратимся к работе кадровой службы и ОАО «Омскэнергосбыт» по учету стажа работников. Для работы кадровой службы и ОАО «Омскэнергосбыт» требуется учет нескольких видов стажа: общего трудового стажа работы, стажа непосредственно в ОАО «Омскэнергосбыт»,  стажа работы в последней должности.

Кадровая программа "1С: Зарплата и Кадры" предоставляет возможность учитывать различные виды стажа и в автоматическом режиме подсчитывает на задаваемую дату с точностью до одного дня стаж работы. Это существенно облегчает работу кадровой службы при подсчете стажа работы при заполнении листков нетрудоспособности, подготовке различных отчетов, справок.

Кадровая служба при помощи программы отслеживает наступление права на увеличение надбавки к должностному окладу в зависимости от стажа в ОАО «Омскэнергосбыт». Так год стажа в ОАО «Омскэнергосбыт» дает право на надбавку в 5% от должностного оклада, пять лет – 10%, 10 лет – 15%, 15 лет – 20%. Данную работу по настройке подсчета стажа для установки надбавки за выслугу лет также может осуществить только программист.

Далее обратимся к подготовке отчетов, аналитической информации в программе "1С: Зарплата и Кадры". Без сомнения, возможность оперативного, достоверного составления кадровых отчетов, аналитической информации, статистических данных их сопоставления с помощью кадровой программы было одним из весомых аргументов в пользу ее установки и ведения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работников хранится на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Журнал регистрации трудовых договоров в ОАО «Омскэнергосбыт»  ведется в электронном виде с помощью компьютера.

В организации параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная «бумажная». Кадровая служба «подстраховывается» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговый инспектор и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде.

Подводя итог, следует отметить, что программа "1С: Зарплата и Кадры в полной мере подходит для организации электронного кадрового делопроизводства в ОАО «Омскэнергосбыт», что намного облегчает работу.

 

 

 

Заключение

 

В последнее время прослеживается тенденция по увеличению количества документов, передаваемых при помощи различных по каналам электронной связи, а также все больше документов хранится в различных электронных базах. В этой связи особое внимание уделяется внедрению и развитию различных информационных систем, в том числе системам электронного документооборота. Работа кадровых служб организаций, желающих двигаться в ногу со временем, активно внедряет в свою деятельность различные информационные технологии, в том числе переходит на электронный кадровый документооборот.

Разумеется, при этом необходимо учитывать специфику деятельности организации, численность, объем кадровых документов, их разнообразие, финансовые возможности и готовность отделов кадров. Во – многом, решение об автоматизации кадровой работы должно опираться на опыт внедрения таких систем в деятельность схожих по направлениям функционирования организаций и учреждений.