Электронные документы в кадровом делопроизводстве предприятия

Содержание

Введение 4

ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6

ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ОАО «ОМСКЭНЕРГОСБЫТ» 10

2.1. Краткая характеристика ОАО «Омскэнергосбыт» 10

2.2 Структура и направления деятельности кадровой службы ОАО «Омскэнергосбыт» 11

2.3 Использование электронных документов при кадровом учете ОАО «Омскэнергосбыт» 13

Заключение 21

Список литературы………………………………………………………... 22

 

Введение

 

Ни одна организация не может обойтись без кадрового учета и делопроизводства. Предприятиям, нанимающим персонал, необходимо вести учет приема, переводов, увольнений, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, составлять отчетность, выдавать справки. В каждой конкретной организации, несмотря на общий перечень этих функций, их исполнение имеет свою специфику.

В настоящее время растет  число организаций, которые задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, в том числе и  кадровый. Многие из них  внедряют различные информационные системы. Поэтому считаю данную тему актуальной.

Кадровое делопроизводство - рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства.

Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота, не затрагивающих кадровое делопроизводство.

В Российской Федерации к числу главных задач относится правовое обоснование использования электронного документооборота в кадровом делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.1

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Целью данной курсовой работы является изучение электронных документов в кадровом делопроизводстве предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические аспекты, а именно - понятие электронного документа и  выявить его роль в кадровом учете;
• рассмотреть применения системы электронного документооборота на примере организации.

Объектом исследования является электронные документы в кадровом делопроизводстве ОАО «Омскэнергосбыт».

 

 

ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

Электронный документ –документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Электронный документ это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись - это аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Кадровая документация является неотъемлемой частью документов любой организации. Она ведётся кадровой службой в процессе кадрового учета. На сегодняшний день, система кадрового учёта документации достаточно специфична.

В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Использование автоматизированных технологий оптимизирует бизнес-процесс в области управления персоналом, позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы, позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по кадровому учету, помогает быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Именно поэтому работники службы кадров должны использовать возможности современных автоматизированных систем.

При включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации необходимо учитывать все особенности данных документов: порядок их составления и оформления, наличие рукописных документов, обязательность ознакомления работников с документами под роспись, правила внесения изменений в ранее принятые документы долгосрочного действия и др. Так, многие процессы будут полностью автоматизированы. Также удобно организовать ознакомление с кадровыми приказами и систему напоминаний через систему.

Можно выделить несколько преимуществ в работе кадровой службы при работе с электронными документами:2

• при ведении учетных данных в электронном виде, легко добиться автоматического формирования текстов самих документов по шаблону или макету, разработанных на основании типовых форм, утвержденных Госкомстатом Украины;
• точные и подробные отчеты, возможность оперативно справиться с отчетами;
• разработка журналов регистрации специально для кадровиков с использованием необходимого перечня реквизитов;
• оптимизация ведения штатного расписания, ведения личных карточек сотрудников, оформления командировок, оформления отпуска; табельный учет рабочего времени; формирования и ведения приказов по личному составу и др.3

В настоящее время система электронного документооборота организации охватывает все группы обрабатываемой документации (финансовую, отчетную, организационно-распорядительную, кадровую и др.) и позволяет полностью отказаться от традиционного (ручного) выполнения таких обязательных процедур, как подготовка проекта документа, его согласование, доработка, регистрация и т. д. Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту (об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти). 

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД.4

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

 

ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ОАО «ОМСКЭНЕРГОСБЫТ»

• 2.1. Краткая характеристика ОАО «Омскэнергосбыт»

 

 

 Открытое акционерное общество «Омскэнергосбыт» зарегистрировано 1 января 2005 г. Решение о выделении энергосбытовой службы из структуры ОАО «Омскэнерго» в самостоятельный хозяйствующий субъект было принято на внеочередном общем собрании акционеров ОАО «Омскэнерго» (протокол от № 2/04 от 05.07.2004 г.).

Основным видом деятельности ОАО «Омскэнергосбыт» является оптовая покупка и реализация электрической энергии на розничном рынке промышленным и прочим потребителям, в том числе, социально-значимым организациям и населению на территории Омской области на основе договоров энергоснабжения.

ОАО «Омскэнергосбыт» получило статус гарантирующего поставщика электрической энергии. Постановлением Управления по региональным тарифам администрации Омской области № 15/2 от 12 октября 2006 года границы зоны деятельности гарантирующего поставщика ОАО «Омскэнергосбыт» определены как административные границы Омской области за исключением зон, соответствующих зонам деятельности других гарантирующих поставщиков на территории Омской области, определенных настоящим постановлением.  

ОАО «Омскэнергосбыт» имеет в своей структуре испытательную лабораторию по качеству электрической энергии.

ОАО «Омскэнергосбыт» имеет лицензию № 007269-Р от 14 февраля 2011г. на ремонт средств измерения, выданную Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. Срок действия лицензии - до 14 февраля 2016 года.

ОАО «Омскэнергосбыт» оказывает следующие услуги:

- подготовка  технической документации, в том числе, на создание потребительских систем АСКУЭ,

- консультационные  услуги.

Общая численность работающих в  ОАО «Омскэнергосбыт» на 01.05.2013 г. составляет 954 человека.

 

• 2.2 Структура и направления деятельности кадровой службы ОАО «Омскэнергосбыт»

 

Кадровая служба является структурным подразделением ОАО «Омскэнергосбыт». Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя общества. Кадровая служба подчиняется руководителю общества. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем общества с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфика и численности работников. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет руководитель общества в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.5

Основные задачи кадровой службы:

- участие  в разработке и реализации стратегии управления персоналом;

- обеспечение  предприятия необходимым количеством  кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей  и квалификации;

- осуществление  эффективного подбора, расстановки  и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

- участие  в формировании и развитии  стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического  климата;

- постоянное  совершенствование управления кадрами не основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Кадровая служба выполняет следующие основные функции:

- участвует  в разработке единой кадровой  политики и осуществляет ее  через повседневную кадровую  работу;

- прогнозирует  перспективную и определяет текущую  потребность в кадрах, источники  ее удовлетворения;

- содействует  успешной адаптации новых работников в коллективе;

- анализирует  имеющийся кадровый состав, планирует  профессионально-должностное продвижение  работников;

- организует  изучение профессиональных, деловых  и моральных качеств работников  на основе объективной оценки  при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов;

- формирует  кадровый резерв для выдвижения  на руководящие должности, составляет  планы работы с ним, разрабатывает  схемы замещения;