История становления документационного оборота в России

В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы  изложения:

- от  первого лица множественного  числа;

- от  первого лица единственного числа;

- от  третьего лица единственного  числа.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывается.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагаются на одном уровне.

В документах составленных комиссией  указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

Документ  может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с  указанием его фактической должности  и фамилии, при этом не допускается  ставить предлог «за», надпись  от руки «зам» или косую черту  перед наименованием должности.

Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ, личной подписи, расшифровки  подписи и дата согласования.

Согласование  документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы  проставляют на последнем листе  подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного  документа на отдельном листе.

Печать  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных  специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита

«подпись» проставляют:

- завершительную  надпись «верно»;

- должность  лица, заверившего копию;

- личную  подпись;

- расшифровку  подписи;

- дату  заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнители включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3. Требования к оформлению реквизитов  на служебном поле документа.

Отметка о контроле – это отметка о  контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к», словом или штампом «контроль».

Отметки об исполнении документа и направлении  его в дело включает следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором  будет храниться документ; подпись; дата.

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело должна быть подписана  и датирована исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в  организацию содержит порядковый номер  и дату поступления документа.

Допускается проставлять отметку о поступлении  документа в организацию в  виде штампа.

Отметка для автоматического поиска документа  может включать имя файла, код  оператора, а также другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

4.4 Перечень документов, подлежащих  утверждению.

Утверждению подлежат:

- акты

- договоры

- задания

- инструкции, правила

- нормативы

- отчеты

- перечни

- планы

- положения

- расценки  на производство работ

- сметы

- стандарты

- структура  и штатная численность

- тарифные  ставки

- уставы

- формы

- штатные  расписания и изменения к ним.

4.5 Перечень документов на которых ставится гербовая печать.

Гербовая  печать ставится на следующих документах:

- акты

- доверенности

- договоры

- заявления

- заключения  и отзывы организаций на десиртации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию

- исполнительные  листы

- командировочные  удостоверения

- нормы  расхода на драгоценные металлы

- образцы  оттисков, печатей и подписей  работников, имеющих право совершения  финансово-хозяйственных операций

- представления  и ходатайство

- письма  гарантийные

- поручения

- протоколы

- реестры

- смета  расходов

- спецификации

- титульные  списки

- уставы

- штатные  расписания.

Заключение

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной  системе организационно- распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т. д. (далее – документы), включенные в ОК011-93 «общероссийский  классификатор» управленческой документации (ОКУТ) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов: требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Литература

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону

«Феникс» 2001.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону

РГЭЛ 1995

3. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской

Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

5. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт

Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998

6. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

7. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к

ГОСТ  Р 6.30-97. Москва: дело,1999

8. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов