История становления документационного оборота в России

 

ПЛАН

I. Введение.

II. История развития служб документации  в России.

III. Составление и оформление организационно-распорядительной  документации.

1.Классификация  и структура организационно распорядительных  документов ГОСТ Р6.30-97

2..Состав  реквизитов организационно-распорядительной  документации.

3.Требования  к оформлению реквизитов организационно- распорядительной документации.

IV. Заключение.

V. Литература.

Не  нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

I Краткая  история развития служб документации.

С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных  отношений, складывающихся в те далекие  времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления делопроизводства в  России.

В России к началу XVII века первым сложилось  приказное делопроизводство. Приказами  в то время именовались органы государственной власти. Документы  имели форму свитка, составлявшего  в длину от 10 до 100 метров.

При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное  по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в  руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для  централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята  попытка введения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах  обработки документов.

В настоящее время сложившейся  система обработки документов развивается  с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации  делопроизводства.

Система документации и унифицированная  система документации.

Любой документа функционирует совместно  с другими документами.

Совокупность  взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных  документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый  в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Суть  унификации и стандартизации в производстве.

Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях  является документирование. Организация  и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке  для всеобщего и многократного  их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ

Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

Виды  деловых документов на предприятиях и в организациях.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим  признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту  составления, степени сложности  и др.

3.1 Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и организациях?

Среди большого разнообразия видов деловых  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

- распорядительная  документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная  документация (уставы, положения, правила,  инструкции, штатные расписания).

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения, создает  условия для унификации документов.

3.2 Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97

ГОСТ  Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно- распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом  установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам  и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов

РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

3.3 Что представляет собой формуляр  организационно-распорядительной документации.

Совокупность  закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

ГОСТ  Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

Формуляр  делит площадь формата на три  зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и  рабочее поле документа. Служебным  полем документа является часть  площади формата, предназначенная  для полей документа и закрепления  его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается  в левом верхнем углу формата  или в верхней его части  при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади  формата составляет рабочее поле документа.

[pic]

Площадь формата заполняется информационными  элементами документа, а на бланках  документов еще и символическими знаками.

Информационные  элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного  наименования. Переменные – наносятся  непосредственно при подготовке конкретного документа.

Символические знаки служат ориентирами при  оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий  под подшивку документов.

3.4 Состав реквизитов организационно-распорядительной  документации.

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный  знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

12- место составления или издания  документа;

13- гриф ограничения доступа к  документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа  в организацию;

29- отметка для автоматического  поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения  реквизитов