История формуляра управленческой деятельности в 16 - начале 20 века

>      Документ XVI-XVII вв. отличает и его форма. В этот период наиболее распространенными были две внешние формы – столбцы и книги. Примерное время появление столбцов – XIV в. В духовной книге Ивана Калиты (1339 г.) столбцы называют «Великий сверток».

      Думаю неудобство использования столбцов в справочных целях, трудность хранения заставили искать иные формы документирования. Вот почему уже в приказах наряду со столбцами имелись записные книги. Они применялись для описания местности, записей налогов и т.д. В XVI в. появляются одновременные книги учета – посевные, замолотные, книги прихода и расхода хлеба, сена, книги учета скота. В XVII в. появляются «записные книги мирских старост», фиксировавших сборы на мирские нужды. С конца XVI в. существовали записные книги, куда вносились все крепости на несвободных людей. Имелись так называемые посольские книги с описанием зарубежных событий.

      Кроме того, в книгу писались документы, которые требовали постоянных справок. В приказах для записи указов составлялись указные книги.

      Рукописные  книги XVII в. представляли собою ряд сшитых тетрадей. По форматам книги различались: в полный лист (развернутый лист александрийской бумаги), в четверть листа («вчетверку») и в восьмую часть листа («восьмушка»).

     Существовала  и третья форма документа – развернутый лист александрийской бумаги. На нем писались обычно царские грамоты с различного рода пожалованиями. В конце документа указывалось: «писана грамота в лист».

      Вот так формировались реквизиты этой эпохе. Позже изменилось оформление и расположение отдельных видов формуляра документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ГЛАВА II. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА XVIII в 

     В XVIII в. происходят изменения в формуляре документа. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определялись нормативными актами. Рассмотрим это подробнее, относительно каждого реквизита.

ВИД ДОКУМЕНТА

    В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к тексту:   «Ведомость о годовых строениях» или вместе с адресатом: «       Правительственному Сенату от военной коллегии рапорт». К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением.

      Появились такие виды как диплом – документ, удостоверяющий принадлежность лица к  дворянскому сословию, патент –  свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени.

     Челобитные  назывались нередко прошениями вплоть до 80-х гг. когда Екатерина II издает указ – «вместо челобитен подавать жалобницы или прошения»²⁹.

      Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В  Генеральном регламенте была названа  изобразительная документация –  ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов  и пр.

      Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, в правой – всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета.

      Табличную форму учетные документы приобретают  в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим – штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.

АВТОР ДОКУМЕНТА

      Оформлению  автора документа был посвящен специальный  указ от 27 ноября 1741 г. «Форма о титулах…». В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять в разных видах документов. Так,  в грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства – «императрица и самодержица Всероссийская».

      В указах автор обозначался вслед  наименованию вида документа: «Указ  ее императорского величества самодержицы Всероссийской». При этом автор конкретизировался указанием: «из Сената» или «из коллегии». Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: «По указу ее императорского величества». Определялись правила титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы³⁰.

      В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата – наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста «Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и прочая и протчая и протчая…», в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: «Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников…»³¹. В подписи указывались фамилия, имя, отчество автора.

АДРЕСАТ ДОКУМЕНТА

      Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный указ «О неподаче  просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел». Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.³².

      Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка  («Правительственный сенат», «В государственную Берг-коллегию»). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно «Табели о рангах» указывался наряду с должностью титул: «Сиятельнейший граф, высокородный и высокопревосходительный господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!»

ДАТА  ДОКУМЕНТА

      В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним: «Июля 27-го 1708 году».

      К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: «Января 19 дня 1775 года». Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: «Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным». Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА

      В оформлении состава удостоверения  также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной власти. В грамоте английской королеве по случаю «бесчестия» (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Петра I была «собственноручною».

      Все документы от указа до письма и  челобитной имели авторскую подпись. В указе подпись оформлялась  таким образом «…Во уверение сего мы сие собственной рукой подписали и печатью нашею укрепить велели. Петр». Имеют подпись и письма Петра I³³. В прошениях в конце текста делалась запись о том, кто писал документ («Прошение писал Московской полиции копиист Яков Москвинъ»), подпись оставалась прежней: «К сему прошению Григорий Брожников руку приложил»³⁴.

      Стремясь  повысить ответственность за принимаемое  решение, Петр I предписывает в 1707 г. Боярской коллегии непременно подписывать протоколы всеми ее членами и «без того никакого дела не определяли, ибо сим всякого дурость явлена будет»³⁵.

      Указом  от 4 апреля 1714 г. отменялся прежний  способ удостоверения документов: «Секретарям  и дьякам, под смертною казнью никаких  указов о решении дел не крепить  одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех…»³⁶.

      Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте. Снова указывалось, что протоколы  должны были подписывать все члены  коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказывавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел «скрепу» (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону.

      Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо «Коська Дементьев» - «Касьян Дементьев»).

      В состав подписи документов, направленных царю, входила формула: «Раб твой…», «Вашего величества нижайший раб…». В письмах к вышестоящим учреждениям  или лицам были такие словосочетания: «Вашего сиятельства, милостивого государя, всепокорнейший слуга…». В состав подписи входили имя и фамилия: «Петр Салтыков», указание должности или чина: «Адмирал», «Титулярный советник», «Граф», «Князь», «Секретарь Тайного совета» и т.д.

      Указом  Екатерины II предписывалось изменить состав подписи прошения: «вместо всеподданнейший раб подписывать просто всеподданнейший или верноподданнейший»

      При Екатерине II, а затем и Павле I было запрещено подавать челобитные «скопом и заговором», прошения, подписанные многими лицами, не принимались³⁷.

      Документы удостоверялись печатью. На государственных  печатях (большой и малой) оставалось основное изображение – двуглавый орел со всадником на груди.

      Незначительно изменена лишь нижняя часть изображения. На малой государственной печати Петра I вместо всадника помещен Андреевский крест и буквы: «Ц.И.В.К.П.А.П.В.Р.», то есть царя и великого князя Петра Алексеевича печать всея России». Изображение всадника было на некоторых малых печатях³⁸.

      При вступлении на престол нового царя изготовлялась новая печать. Так, по восшествии на престол Елизаветы Петровны издается указ «…о переделке во всех присутственных местах печатей на высочайшее имя государыни императрицы»: «Чтоб переправили и переделали надписью Ее императорского величества немедленно и по исправлении подали б в Сенат рапорты»³⁹.

      На  городских печатях изображались гербы городов. Печати государственных  учреждений и должностных лиц  утверждались верховной властью. На печатях центральных учреждений  изображался герб Российской империи и надпись – наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение двуглавого орла в сочетании с гербом города. На печатях частных лиц изображался герб дворянского рода или надпись, указывающая на принадлежность печати.

      Глава 13 Генерального регламента устанавливала  порядок пользования печатями. Для  каждой коллегии предусматривалась  печать с изображением государственного герба и надписью наименования коллегии. Приложении печати должно производиться в присутствии двух свидетелей.

      Своеобразным  было удостоверение документов, исходящих  из общего собрания – круга –  Астраханского восстания 1705-1706 гг. Подписями  скрепляли наиболее важные документы (обращения с призывом поддержать восстание). Остальные документы удостоверялись печатями. Послания восставших царским сановникам не подписывались. Подписи ставились на оборотной, а печати на лицевой стороне документов. 

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ

      Резолюция дополняет характеристику документа  XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «отклонить».

      На  указе «О должности Сената» проставлена  собственноручная резолюция Петра  I: «Поступать по сей, а старую ради ее неполноты отставить»⁴⁰. На определение Тайной экспедиции Сената о расследовании по делу о Салавате Юлаеве и Юлае Азналине в Оренбургской губернии от 16 марта 1775 г. Екатерина II написала: «Быть по сему»⁴¹.

      Другого рода резолюции определяли последующие  действия с документами: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой». Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подьписью строке или над текстом. 
 

ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ

      Документ  XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении документа делалась после подписи и даты у левого поля: «В Сенате получено того же числа». 7 марта 1726 г. или позднее – по верхнему полю первого листа документа над текстом: «Получено марта 7 дня 1726 году». Имеются отметки о рассмотрении документа («Слушан 8 день июня», «Докладовано того же июня 17-го дня»), о характере пересылки документа («послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку»). В XVIII в. появились «заверительные отметки»: «За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова».