Информационные технологии в делопроизводстве

              Управленческие документы по  наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим  нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

         Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный пли индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

       Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

       Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация, решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

       Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

       Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

       Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются па основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

       В пределах своей компетенции организации  всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

       Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

       - с отраслевыми, функциональными,  территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

       - с работниками, ответственными  за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

       - с финансовым подразделением  или главным бухгалтером (бухгалтером);

       - с юридической службой;

       - со службой документационного  обеспечения; с заместителем председателя  коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросам, содержащимися в проекте документа.

       Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

       - с подчиненными организациями,  а также неподчиненными, когда  последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

       - с организациями и научно-производственными  объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

       - с общественными организациями  — при необходимости или в  случаях, предусмотренных документами  этих органов. 
 
 
 
 
 

       Заключение  

       Информационные  технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.

       На  сегодняшний день этот уровень автоматизации  делопроизводства в государственных  учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом  активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже  отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

       Ключевым  признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Список  литературы 

1. Андреева  В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
3. Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004
4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.
6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20
7. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.
8. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
10. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.
11. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001
12. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
13. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
14. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де-лопроизводстве). - М., 1999.
15. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
16. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.
18. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.
19. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.
20. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004
21. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 2000.
22. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности орга-низации.-М., 2001.
23. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.
24. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
25. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1999.
26. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.