Информационные технологии в делопроизводстве

      Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации  данных на жестком диске с it мощью записи их па магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты составляет 60 Мб.

      Устройства  архивации данных предназначены  для храпения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски Zip Drive (100 Мб) и Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

      Компьютерная  сеть предназначена для объединения  нескольких компьютеров с целью  обмена данными. Сеть дает возможность  использовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферийными устройствами, а остальные — рабочими местами.

      Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

      Информация  может храниться в базе данных сервера, что позволяет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

      Наиболее  распространенным средством связи  является телефон. Для передачи копии  документа используют телефакс.

      В качестве средств ор1техники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы). 
 

       1.5 Операционная система компьютера 

       Windows — это операционная система (ОС) персонального компьютера. Главное назначение системы — обеспечить работоспособность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользователя. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы.

       Когда включается компьютер, начинает выполняться  программа начальной загрузки. Она  тестирует компьютер и запускает  программу, которая в свою очередь передает управление ОС. Windows сегодня — наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

       Различные ОС создаются для конкретных целен, по, тем не менее, большинство ОС выполняют одни и те же функции. В основе их выполнение элементарных операций без непосредственною участия пользователя. Удобство общения с ОС обеспечивает интерфейс — программные и технические средства (меню, окна, кнопки с манипулятором-мышью и др.) для «дружео BCiliioi о» диало) а машины и человека. С помощью интерфейса пользователь запускает нужные прикладные программы: редакторы, игры, базы данных и др.

       Основным  объектом, над которым производятся действия пользователя и компьютера, является файл. Файловая система служит для организации и хранения информации на внутренних и внешних носителях. Отдельная порция информации, с которой можно выполнять действия создания, удаления, копирования, перенесения, переименования и т.д. называется файлом. Папка является ключевым понятием файловой системы (распространены синонимы папки - каталоги, директории). Папка может содержать файлы, другие папки. Диски, папки и файлы образуют иерархию файловой системы. Здесь уместна аналогия с описанием библиотеки (диск — библиотека, папка — книжная полка, файл — книга).

       Данные, программы и пиктограммы, которые  используются для изображения внешних устройств и программных продуктов — все это хранится в виде файла. Каждый элемент в файловой системе имеет свои атрибуты, которыми управляет ОС. Примерами атрибутов являются имя, размер, время последнего изменения файла. Действия, которые можно выполнять над файлами: создать, копировать, удалить, переименовать, перенести, распечатать. 

       Для управления различными типами устройств, которые могут быть подключены к  компьютеру, как внутренними, так  и внешними, Windows использует специальные программы - драйверы. Драйверы многих устройств Windows устанавливает сам, для других может понадобиться отдельная установка с дискет или компакт-диска, приложенных к принтеру, цифровой фотокамере и т.п. Драйверы используются прикладными программами без непосредственного участия пользователя.

       Процесс общения с Windows осуществляется при помощи клавиатуры, мыши и монитора. После включения компьютера и загрузки Windows появляется графическая оболочка, которая позволяет работать с компьютером, манипулируя значками пиктограммами, окнами и ниспадающими меню. Вся эта облаем, экрана называется рабочим столом Windows - своеобразным рабочим местом пользователя.

       На  рабочем столе расположено множество  значков. Каждый из них обозначает собой объект: папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен индивидуально, но обычно он выглядит примерно так, как представлено на рис. 2.

       

       

       Практически любую операцию в Windows можно выполнить, начиная с обращения к кнопке «Пуск» или панели задач. Они всегда доступны пользователю на рабочем столе.

    
рис. 2 Рабочий  стол Windows 

       Для просмотра папок и файлов в  виде иерархической структуры файловой системы можно использовать проводник  Windows. Режим проводника позволяет перемещаться по каталогам в одном окне. Левая область проводника Windows содержит список дисков и папок, а справа отображается содержимое текущего объекта. 

       2 Влияние новых  информационных технологий  на организацию  службы делопроизводства 

       2.1 Системный подход к управлению электронными документами 

       Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

         Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

       Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных предложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовительных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др³.

       В системах управления электронными документами  используются текстовые редакторы Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint, Acrobat Exchange и т. и.) издательские системы (например Frame Wake;), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

       Система храпения электронных Документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

       Хранилища информации, в том числе и электронных  документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных— прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Access и др.

       Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;
• контроль исполнения документов;
• распечатка и тиражирование документов;
• электронное распространение документов.

       Названные функции обеспечивают такие программные  продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntcxt, World View и др.

       Особо следует выделить универсальные  интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие  перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, 
Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др. 

       Упомянутая  выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную  организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации,   имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно    может использоваться совместно с универсальными средствами   подготовки, хранения и обработки документов - текстовым    редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

         Получила распространение мощная корпоративная система  управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

       Среди других отметим интегрированную  систему Team Office — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

       В заключение можно предложить общие  рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.
2. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.
3. Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы.

 
 

2.2 Основные положе  по документированию управленческой деятельности  

         Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

       Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД)⁴.

       Унифицированные системы документации  — это  комплекс   взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам  и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.