Информационные технологии в делопроизводстве

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов вдело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

        1.2 Автоматизированные  рабочие места 

        Согласно Государственной  системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

        Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

        Для объединения  компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

        Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

        К современным техническим  средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. текстообрабатывающие системы;
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонная техника;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофиль-мы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией -— электронная почта;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;

        10) интегрированные сети учреждений.

        К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

        Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов. 
 

1.3   Электронные офисные  системы 

       Офисная система — это программная  среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование  электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

       Круг  задач электронной офисной системы:

1. автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2. организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3. осуществление эффективного поиска информации;
4. обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

       Офисные системы должны обеспечивать эффективное  выполнение следующих функций:

• ввод, подготовка и редактирование документов;
• регистрация документов;
• совместная работа над документами;
• контроль исполнения документов;
• создание баз данных (хранение документов);
• прием и пересылка документов;
• систематизация документов, формирование дел;

       подготовка  к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

       Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело».

       Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

       Система включает в себя два продукта:

       - «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

       - «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

       Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

       Система электронного документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «Интерграст».

       Система включает в себя три продукта:

       - «Делопроизводство» — комплект  баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

       - «Малый офис» — комплект баз  данных для автоматизации офисной  деятельности малых предприятий.  В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты. 

       - «Канцелярия» — система автоматизации  документооборота предприятия. Система  обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сортировка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.

       Применяется для комплексной автоматизации  делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

• автоматизация централизованной службы ДОУ;
• автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
• автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
• автоматизация централизованного архива.

       Система автоматизации конфиденциального  документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

       Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

       Система отслеживает и фиксирует процесс  движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. 
 

      1.4 Компьютер и оргтехника 

      Развитие  электронного документооборота и автоматизация  делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

      В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  (от 20.02.1995 № 24-ФЗ) используется следующие понятие: средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

      Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

      Основу  компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

      Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил.  Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

      В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время  широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, Hеwle Packard, Epson.

        Сканер предназначен для ввода  информации с бумажного носителя  в память компьютера. По способу  считывания информации различают  сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм Hewlett Packard.

      Плоттер предназначен для вывода графической  информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

      Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной  сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

      Факс-модем  используется для осуществления  передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.