Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Марта 2014 в 17:57, контрольная работа
Целью контрольной работы является характеристика развития делопроизводства в министерствах Российской империи XIX века.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд следующих задач:
- исследовать законодательное регулирование системы организации управления и структуры делопроизводства в XIX-начала XX вв.
- рассмотреть порядок составления и оформления документов, организацию работы с ними.
В данной работе использовались общенаучные и специальные методы исследования. Основные методы исследования, используемые в работе – метод изучения документов и метод анализа.
Просительские документы делились на:
- прошения;
- жалобы;
- отзывы.
Большую часть документов этой группы составляли прошения. В них обычно излагалась просьба. Насчитывалось несколько видов прошений: «тяжебные», исковые, встречные, мировые, доносы.
Второй вид просительских документов составляли жалобы - прошения, подаваемые тяжущимися сторонами в высшие учреждения на решения или действия других учреждений или должностных лиц.
К третьему виду просительских документов относились отзывы - документы, подаваемые высшему в уголовном судопроизводстве учреждению с жалобой на приговоры низшей судебной инстанции.
4) Акты, договоры, обязательства
Акты составляли большую группу документов в делопроизводстве учреждений XIX века. Под актами понимался достаточно широкий круг документов. Прежде всего, это документы, которые фиксировали политические или экономические сделки, договоры. Актами называли все документы, которые могли служить доказательством при решении гражданских дел. Виды актов определялись их содержанием. Законы предусматривали составление трех видов: актов укрепления имущества, актов состояния и актов присутственных мест.
Самым распространенным видом являлись акты укрепления имущества. В этом случае актом назывался письменный договор, который составлялся по взаимному соглашению договаривающихся сторон.
К актам состояния относились документы, удостоверяющие личность или принадлежность к какому-либо сословию.
Регламентировался не только состав документов, но и порядок их составления. Давались формы трафаретных текстов ответов министра, управляющего экспедицией, губернатора и т.д. Это делалось для упрощения и сокращения объема документа. В XIX веке появилось большое количество практических разработок, руководств по составлению документов, которые часто оформлялись в виде письмовников и пособий для чиновников.
Правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений.
Сложились правила подписания документов. Право подписи документов имело начальство. Вид подписи зависел от характера документа, соподчиненности учреждений и отдельных лиц. На официальных отношениях, отчетах и других документах, посылавшихся в высшие инстанции, ставилась скрепа.
В 1830 г. часть реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали писать на бумаге заранее, т.е. заготавливать бланки.
В формуляре документа XIX века ясно прослеживается стремление к определению четких правил расположения и оформления реквизитов (Приложение 2, 3).
Законами было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки) составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.
Таким образом, законодательное закрепление общего порядка документирования, определение форм документов по отдельным частным случаям делало процесс составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы, несмотря на требование законов краткого и ясного изложения, точности фактов, оставались длинными и многословными.
«Общим учреждением министерств» 1811 г. устанавливался единообразный порядок делопроизводства во всех министерствах, их департаментах и отделениях. Процесс делопроизводства делился на следующие этапы5:
- порядок вступления дел;
- движение их, или собственно так называемое производство;
- отправление дел;
- ревизия;
- отчеты.
Направление основных документопотоков регламентировал «Порядок вступления дел». Он определялся следующим образом.
Документы поступали через канцелярию непосредственно министру или в департаменты. К министру поступали указы верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов министрам направлялись лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы, на действия департаментов. Кроме того, министр ведал секретными делами.
Секретные и срочные документы министр рассматривал сам, а все остальные документы необходимо было раскрывать в его присутствии.
В департаменты направлялись предписания министра. Переписка департаментов велась с другими равными и подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.
Адресованный в департамент документ распечатывался его директором. В присутственном месте документы из высших инстанций распечатывались самим председателем, все остальные – старшим членом присутствия.
Секретарь отмечал дату получения поступившего документа.
Делопроизводство было строго регламентировано. Оно было определено отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министра, общего присутствия департамента «Общим учреждением министерств».
Документы распределялись по департаментам, директор канцелярии министра отмечал на них дату поступления и сообщал о них министру. Срочные документы или документы, требующие разъяснения, получали отметку «нужное». Эта отметка требовала от директора департамента первоочередного исполнения документа. Такие документы записывались в «особенный краткий реестр» канцелярии. Остальные документы распределялись директором канцелярии по соответствующим отделениям или столам.
Канцелярия министра исполняла секретные и срочные документы.
При исполнении в департаментах движение документов определялось следующим образом. Личные и необходимые документы, а также предписания министра немедленно представлялись директору. Другие документы дополнялись необходимой информацией, и докладывались начальниками отделений директору департамента.
По документам, которые требовали объяснения и справок, составлялась записка. Справки, сведения, записки, переводы подписывались лицами их составлявшими.
Совещательный орган министерства рассматривал документы об изменении управления, дополнении и изменении законов, а также жалобы на департаменты. Сначала эти документы направлялись в канцелярию министра или в департамент, а затем уже в совет министра.
Документы делились на три вида по срокам исполнения: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени»6.
«Текущие» документы исполнялись по заранее установленным срокам и правилам. К ним относились срочные ведомости, донесения, представления по личному составу. Решения по этим документам принимали департаменты, а исполнялись они в отделениях. Из документов «текущих» сроков министру представлялась переписка с лицами, равными по положению, и документы, выбранные самим министром, чаще всего о награждениях, увольнении и т.п.
Документы «чрезвычайных сроков» нельзя было исполнить на основе действовавших правил, и разрешение вопросов, затронутых в них, требовало особых мер - издания дополнений к узаконениям.
«Не терпящие времени» - это срочные документы, которые чаще всего были связаны с интересами казны.
«Чрезвычайные» и «не терпящие времени» документы исполнялись в первую очередь. Однако срок исполнения данных документов по современным меркам был значительным и колебался от 2 до 6 недель, но «никак не более шести месяцев со дня вступления дела». Объяснялось это тем, что каждый документ, в том числе и срочный, должен был пройти сложный путь по всем бюрократическим инстанциям. Так, документы, решения по которым принимал министр, не могли миновать рассмотрения их в департаменте, а оттуда они спускались в отделения, столы, а затем вновь поднимались по той же лестнице.
Организацию движения документов в XIX веке характеризует жесткая регламентация.
Можно четко выделить основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение, исполнение, контроль за исполнением и отправка.
Первые 3 части устанавливали путь прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или до отправки.
Ревизия означала контроль за исполнением документов. По результатам ревизии составлялись ведомости о количестве исполненных или неисполненных документов.
Завершалось делопроизводство отчетами.
Регистрации документов в XIX веке уделялось большое внимание. Это было связано с тем, что регистрация помогала решить несколько задач. Во-первых, она обеспечивала охрану документов, например таких, которые касаются имущественных отношений. Также регистрация документа придает ему юридическую силу, фиксируя факт его создания, получения, отправления.
В канцелярии министра велся общий журнал, в котором излагалось краткое содержание поступившего документа, его номер, учреждение или лицо, направившее документ, дата поступления. Кроме общего журнала, был свой частный журнал входящих документов, в котором регистрировались документы, которые рассматривались только лишь самой канцелярией и не имели отношение к ведению департаментов7.
Общий и частный журналы для входящих документов делились на три части: в первой записывались указы, во второй - документы на имя министра, в третьей - секретные документы.
Точно так же регистрировались в общем журнале документы, поступавшие в департаменте. В первой части записывались указы, которые должны были исполняться в департаментах, во второй - документы, поступавшие от министра и других учреждений и лиц, в третьей - секретные документы. Кроме того, запись срочных документов велась в особом реестре, который находился у директора департамента.
После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.
Все исходящие документы также регистрировались. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих», - говорилось в «Общем учреждении министерств».
В канцелярии министра и департаментах были также общий и частный журналы исходящих документов. В общий журнал вносились все документы, в частном журнале документы записывались от слова до слова.
Частный журнал исходящих документов делился на 3 части: в первой записывались указы, во второй - переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где находятся секретные документы, для которых велся особый частный журнал.
После регистрации в общем журнале в отделениях документы отправлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий.
Кроме того, существовала рассыльная книга, в которой указывалась структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, его номер.
На отправляемых документах ставилась печать департамента или канцелярии министра.
Все исходящие документы должны отправляться в пакетах. При пересылке бумага с текстом складывалась в виде конверта и запечатывалась сургучной печатью. В середине XIX века в России появились почтовые конверты и почтовые марки.
Особым этапом делопроизводства была «ревизия дел». В учреждениях велись реестры «для отметок о всем том, что по каждому делу учинено». В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен присутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы отправлены.
Программа ревизии дел в учреждениях определялась следующим образом8.
Проверялось:
1) В порядке ли дела содержатся.
2) Верно ли составляются им заглавия.
3) Нет ли медленности в делопроизводстве.
4) Не задерживается ли
окончание дела требованием
По моему мнению, процесс регистрации документов в XIX веке был сложным, так как документы регистрировались на всех ступенях своего движения. В канцеляриях министерства и департаментах существовало множество регистрационных журналов, в каждом из которых документ задерживался. Я считаю, что многократность регистрации одного и того же документа не способствовала быстрому решению вопросов.
Делопроизводство учреждении XIX века четко регламентировало группировку документов в комплексы и организацию их хранения. Главный вид комплекса – дело. Основной признак группировки документов - предметно-вопросный, т.е. если документы относились к решению одного и того же вопроса, то их группировали.
К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вида, количество листов, страница дела и особые отметки9.
Все входящие и исходящие документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) прошнуровывались.