Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением

Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением 

Кульпанович О.А. 

План занятия

ВВЕДЕНИЕ

Законодательно-правовое регулирование делопроизводства

Ответственность должностных лиц за нарушение  законодательства по делопроизводству

Кто регламентирует, отвечает и осуществляет делопроизводство

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТ". ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Раздел 1. Общая характеристика и функции  документов

Раздел 2. Унификация и стандартизация документов

П. СОСТАВЛЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Раздел 1. Оформление реквизитов документов

Раздел 2. Требования к текстам документов

Раздел 3. Требования к разработке бланков документов

Раздел 4. Составление  отдельных видов документов

Требования к  оформлению приказов по личному составу

Тарифно-квалификационные характеристики и должностные инструкции

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Раздел 1. Организационные  формы делопроизводства. Понятие  документооборота

и его характеристики. График документооборота

Раздел 2. Порядок  приема, прохождения и исполнения документов

Раздел 3. Бухгалтерская  документация в процессе управления

Пути совершенствования  организации документооборота

IV. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Раздел 1. Регистрация документов и информационно-поисковая система (ИПС) по документам организации

Раздел 2. Контроль исполнения документов

Делопроизводство  по обращениям граждан

V. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

VI. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

VII. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ (ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ)

Подготовка дел  к архивному хранению. Сроки хранения документов в архиве

VIII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Аннотация: 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ  ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ 

Информационное  сопровождение деятельности организации

Организационно-распорядительная документация

Документоведение  и информационное обеспечение управления здравоохранением.

     Место делопроизводства в системе управленческого  труда. Организационные формы делопроизводства. Общая характеристика, функции документов. Документы электронные. Унификация и стандартизация документов.

     Практическое  занятие. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Оформление реквизитов. Требования к текстам. Составление отдельных видов документов (приказ, распоряжение, положение, протокол, докладная записка, должностная инструкция, письмо).

      Организация документооборота. Порядок прохождения  и исполнения входящих документов. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки. Порядок приема и передачи документов в организации.

     Семинар. Пути совершенствования организации документооборота. График документооборота. Контроль исполнения документов. Работа с обращениями граждан. Удельный вес обоснованных жалоб. 

     Проблема  электронного делопроизводства. Информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, информационная безопасность и защита информации, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов. 
 
 

Информация  и документ. Функции документа

Материальные  носители информации 
 
 
 
 
 
 

!!! Для предварительной проверки знаний необходимо провести тестирование по учебно-метод. пособию Кульпанович О.А. Организация здравоохранения. Трудовые показатели, нормирование, финансово-хозяйственная деятельность: тестовые задания. Минск, 2005. Раздел «делопроизводство», вопросы № 690–740. 
 

 

     

Введение 
 

     Важнейшим условием для принятия решений, а  также для оценки эффективности  реализуемых мероприятий в области социального развития и охраны здоровья населения является наличие комплексной, достоверной, своевременной и объективной информации. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Основные  факторы производства:

1. Земля и природные ресурсы.
2. Капитал (материальные и финансовые ресурсы).
3. Труд (трудовой потенциал).
4. Предпринимательская способность.
5. Менеджмент.
6. Информация.

     Информация  является одним из важных типов экономических  ресурсов. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. Носителем информации выступает документ. 
 

Становление и развитие документоведения 

     Делопроизводственная  практика в Беларуси возникла уже в 16-17 столетиях. В это время появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях. С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами.

     Источники, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (письмовники). Их предшественниками были «формулярники», известные на Западе уже в 7 веке, а в Беларуси - в первой трети 16 столетия.

 
Основные  институты и понятия 

     Информация  — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

     Документ  — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Бумага как материальный носитель информации.

     Для принятия оптимального решения и  получения экономического эффекта  важно качество информации. Требования к информации (14 требований).

Этапы принятия управленческого решения.

     Все этапы самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

     На  этапе создания документа он не имеет  юридической силы и является проектом документа. Определение. 

Документирование управленческой деятельности

     Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой  для осуществления управленческих действий информации на различных носителях  по установленным правилам. 
 

Законодательно-правовое регулирование делопроизводства 

     В качестве одного из средств регулирования  документопотоков выступают государственные  стандарты, классификаторы и унифицированные  системы документации, а также  методические документы по отдельным вопросам делопроизводства. Эти нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране, создать оптимальную технологию ведения делопроизводства. В Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.  

     Ответственность должностных лиц  и виды взысканий 

Смотри  Кодекс об административных правонарушениях

 
Кто регламентирует, отвечает и осуществляет делопроизводство 

Примерные штатные нормативы

амбулаторно-поликлинические  организации

     делопроизводитель

     секретарь приемной руководителя

     секретарь-машинистка

     машинистка 

больничные  организации

     зав. канцелярией

     делопроизводитель

     секретарь приемной руководителя

     секретарь-машинистка

     машинистка  
 

3 формы организации  работы с документами:

1. централизованная.
2. децентрализованная.
3. смешанная.

 

Какие факторы надо учитывать при выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения.

     Наиболее  важен при выборе формы организации  работы с документами, объем документооборота.

     Категорийность, предложенная СГСДО.

1. Категория
2. категория
3. категория
4. категория

 

   Основные группы документации и их характеристики. 
 

Требования к тексту служебных документов 

Приказ 

      Разработка, утверждение

      Унифицированная форма

      Структура текста

      Сроки хранения 

Должностные инструкции 

      Разработка должностных инструкций

      Унифицированная форма должностной инструкции

      Структура текста

      Сроки хранения после замены новыми 
 
 

Положение о структурном подразделении 

      Разработка, согласование, утверждение

      Внесение изменений

      Унифицированная форма

      Структура текста

      Сроки хранения после замены новыми 
 

Расписка 

Доверенность

     Виды

     Реквизиты

     Текст