Документооборот и его основные этапы

Подлежащие сдаче  в архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

    Расположение  в делах документов в зависимости  от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

- По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

- По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

- По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев - по дням);

- По номерам документов.

    Сдача дел в архив из структурного подразделения  производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается  с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются  работником ведомственного архива в  присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах описей напротив каждого  дела делается отметка о наличии  каждого дела. В конце описи  делается заверительная надпись  с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с  указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи  лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как  во многих учреждениях архивы не имеют  достаточных площадей, разрешают  хранение этих дел центральной службой  делопроизводства или структурным  подразделением до истечения срока  хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном  порядке .

    Архивы  в зависимости от объема и характера  хранимого в них материала  подразделяются на центральный или  общий и местные (текущий).

В центральном  архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных  архивах хранятся дела по законченным  операциям текущего отчетного периода (текущего года).

    Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения  документов для дальнейшей работы  из архива, обязательно разрешение  руководителя предприятия. 

2. Категорически  запрещается делать на документах  пометки, загибать листы, снимать  копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам,  работающим в данной организации,  документы выдаются под расписку  без права выноса за пределы  учреждения.

4. Документы  по письменным запросам выдаются  доверительным лицам по доверенности.

5. При снятии  копии с документа, который  находится в архиве, на подлиннике  проставляется, когда и кому  была выдана копия.

6. Лица, работающие  с документами архива, несут полную  ответственность за сохранение  документов. В случае нарушения  - привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

  Протокол заседания Совета директоров предприятий машиностроения  
Брянской области (Приложение 1) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Документ, как  носитель информации, выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов в конечном итоге  зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник информации для бухгалтера. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

Документооборот является одним из методов бухгалтерского учета. Бухгалтер - будь бдителен!  
 
 
 
 
 
 

Список литературы

1 Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. Издание 7 -М. 2001.

2 Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 4 издание. -М. 2003.

3 Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий ) учет. -М. 2006.

4 Сергеева Т.С., Николаева Г.А. Бухгалтерский учет в оптовой торговле. -М. 2002.

5 Бакаев А.С., Безруких П.С., Врублевский Н.Д. и др./ под ред.Безруких П.С. Бухгалтерский учет: учебник. Издание 4. -М. 2002.

6 ФЗ «О Бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 №129-Ф3

7 Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР.

      . 
 
 
 
 
 
 
 

     

Приложение 1 

     

  Протокол  
заседания Совета директоров предприятий машиностроения  
Брянской области

 19 мая 2010 года 
г. Брянск  

Присутствовали:

    Заседание Совета директоров открыл председатель Совета директоров  
Задорожный А.А.  Задорожный проинформировал присутствующих членов Совета, что кворум для проведения заседания Совета и принятия решений по повестке дня имеется,  и предложил рассмотреть следующую повестку дня: 
 
1 Вступительное слово. 
Задорожный Анатолий Александрович - председатель Совета директоров  
11.00-11.05 
 
2 Представление ЗАО  УК «Брянский машиностроительный завод». 
Задорожный Анатолий Александрович - генеральный директор          .  
11.05-11.15 
 
3 Об итогах работы отрасли машиностроения в 1 квартале 2010 года. 
Щербаков Валерий Георгиевич - главный специалист комитета по промышленности, транспорту и связи.  
11.25-11.40 
 
4 О деятельности и предлагаемых услугах Промышленной группы «Дюкон». 
Шевченко Юлия Валерьевна – руководитель Брянского регионального отделения Промышленной группы «Дюкон». 
Михалев Сергей Владимирович – руководитель направления по металлообработке ПГ  «Дюкон». 
11.40-12.10 
 
5 Информационное выступление. 
Шалыгин Геннадий Михайлович – генеральный директор Ассициации промышленный и коммерческих предприятий (работодателей) Брянской области.  
12.10-12.20  
 
6  Представление продукции ОАО «Силуэт» г. Карачев. 
Щербакова Валентина Александровна – генеральный директор ОАО «Силуэт» г. Карачев. 
12.20-13.00 
 
7  Подведение итогов заседания. Обед. 
Задорожный А.А. – председатель Совета директоров. 
13.00 

    Уважаемые члены Совета директоров, приглашенные! 
         По вопросу «Представление ЗАО УК БМЗ» выступил генеральный директор Задорожный А.А. 
В своем выступлении Задорожный рассказал о задачах стоящих перед предприятием  и путях их решения. Сегодня на предприятии работает 4 основных производства: тепловозное, вагонное, дизельное и металлургическое. Так, тепловозное производство выпускает маневровые тепловозы: ТЭМ18, ТЭМ18Д. Ведутся работы по изготовлению маневрового тепловоза ТЭМ21, магистральных тепловозов: 2ТЭ25К и 2ТЭ25А.

    По  вагонному производству основные виды продукции – вагоны для перевозки  минеральных удобрений модели 3054 и каплевидной формы 3116. В дизельном производстве в 2006 г. планируется изготовить 12 дизелей. 
Металлургическое производство в основном работает на обеспечение внутризаводской кооперации основных производств. Средняя з/плата около 7500 рублей. На 2010 год запланировано инвестиций на сумму 1350 млн. рублей, на момент проведения Совета уже проплачено свыше 450 млн. рублей.

    Основной  бич производства – нехватка квалифицированной  рабочей силы и не только рабочих, но и инженерно-технических работников. 

    По  вопросу «Об итогах работы отрасли  машиностроения в 1 квартале  
2010 г.» выступил Щербаков В.Г. 
В своей информации Щербаков В.Г. сказал:  «В структуре промышленного производства области традиционно сохраняется ведущая роль машиностроительной отрасли. На ее долю приходится почти треть производимой в отрасли продукции. Конкретно о работе предприятий машиностроительной отрасли и в частности тех 30 предприятий, руководители которых входят в состав нашего Совета, и которые определяют, в основном, политику в машиностроительной отрасли области. Основная доля в общем объеме произведенной продукции принадлежит ЗАО УК «БМЗ», которое произвело в I квартале продукции на 1,4 млрд. рублей (рост - 41,9%). На 0,5 млрд. рублей произведено товарной продукции ООО ПК «БСЗ». Производство в ОАО «КАЗ» составило 267,5 млн. рублей. По основной группе предприятий (30) наибольшее увеличение объемов производства в ООО «Конвейер плюс» - 359,2%, ОАО «Пластик» - 230%, ОАО «БЗМТО» - 220,1%, ЗАО «Лесхозмаш-Брянск» - 143,4%, ЗАО УК «БМЗ» - 140,3%, ОАО «Индуктор» - 138,9 процента. Остальные предприятия в пределах 100-130%. Снизили объемы производства: ОАО «Промсвязь» - 50%, ЗАО «Брянскстроммаш» - 52%, ОАО «МиЗ» - 79%, ОАО «Энергозапчасть» -84,3%, ОАО «КЗПК» - 88,8%, всего 6 предприятий.  
Основной проблемой отрасли остаются большие суммы кредиторской задолженности, в том числе в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды. За текущий год рост кредиторской задолженности допустили 15 предприятий из 30. На таких предприятиях, как ОАО «БрРМЗ» кредиторская задолженность выросла на 273%, ОАО «Пластик» - 246%, ОАО «Клинцовское УПП ВОС» - 183%, ООО «Конвейер плюс» -180,3%, ООО ПК «БСЗ» - 170,5%, ОАО «Энергозапчасть» - 137,4 процента. Снизили кредиторскую задолженность 12 предприятий. ООО «Брянскстроммаш» -59,3%, ОАО «Промсвязь» - 76%, ОАО «Ирмаш» -70,8%, ОАО «Брасовский машзавод» - 80,1%. Только одно предприятие (ЗАО УК «БМЗ»)кредиторской задолженности не имеет.  
На 1.04.10 в обрабатывающих производствах были заняты 77880 человек, из них 30% приходится на отрасль машиностроения. Крупнейшими работодателями в отрасли остаются - ЗАО УК «БМЗ» - 9440 человек, ООО ПК «БСЗ» - 4240 чел., ООО «БАЗ» - 2153 человека, они продолжают наращивать численность работающих.  
        В течение первого квартала увеличили численность ОАО «Ирмаш», ОАО «Турборемонт», ОАО «БЗМТО», ОАО «БЭЗРДМ», 18 предприятий из 30 незначительно, но снизили численность персонала. Значительное снижение численности произошло в ОАО «ЖВЗ» - на 43%, ОАО «МиЗ» - на 22%, ОАО «БрРМЗ» - 16%, ОАО «Энергозапчасть» - 17%.  
Начисленная средняя заработная плата по области составила 5576,6 рублей, в обрабатывающих производствах - 5438,2 руб., в производстве машин и оборудования - 6518,7 руб., в производстве транспортных средств и оборудования - 6669,2 рублей. Среди предприятий наибольшая средняя заработная плата в ООО «Турборемонт» - 13098 руб., ОАО «Брянский Арсенал» - 7825 руб., ОАО «БЗМТО» - 7590 руб., ЗАО УК «БМЗ» - 7551 руб., ОАО «БЗРДМ» - 7008 рублей. Самая низкая - 2906 руб. в ООО «Клинцовское УПП ВОС», в ОАО «Брянский УРЦ ВОС» - 3079 руб., ООО «Клинцы-Полимер» -3178 руб., ЗАО «Лесхозмаш-Брянск» - 3680 руб., ООО «Брасовский машзавод» - 3910 рублей. На остальных предприятиях от 4 до 6,9 тыс. рублей. Самый высокий процент роста - в ОАО «Энергозапчасть» -48,4%, в ОАО «Индуктор» - 47,6%, ЗАО УК «БМЗ» - 45,3%, ОАО «ЖВЗ» - 42,9%, ООО «БАЗ» - 39,8%, ОАО «НААЗ» - 35,1%, ОАО «Пластик» - 34 процента. Ни одно из предприятий снижения уровня заработной платы не допустило.