Документальное оформление предоставления отпусков

2. информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников28. Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии29:

1. сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

2. составление графика с учетом законодательства;

3. непосредственное оформление документа;

4. подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска30. При составлении документа так же важно помнить:

Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения, установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ. Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений31.

Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков32.

Можно констатировать, что очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, а сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации. Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций. Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков33.

Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

• график отпусков;

• заявление о предоставлении отпуска;

• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков. Приказом документируется предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками34.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

Обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска являются:

1. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО);

2. Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005;

3. Наименование организации  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах;

4. Наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти устанавливает особые  правила оформления реквизита  «Наименование документа». Слово  «ПРИКАЗ»35 печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом.

5. Датой приказа является  дата его подписания. Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских  цифр, разделенными точкой; год - четырьмя  арабскими цифрами – 05.02.2010.

6. Регистрационный номер  документа – №03-54. В данном  случае первая часть номера (03) означает номер структурного  подразделения, издавшего приказ, а  вторая часть номера (54) – порядковый  номер документа.

7. Заголовок к тексту  включает в себя краткое содержание  документа. Заголовок должен быть  согласован с наименованием вида  документа. То есть должен отвечать  на вопросы о чем (о ком)? Точка  в конце заголовка не ставится.

Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику

8. Текст документа должен  содержать достоверную и аргументированную  информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись должностного или физического  лица36.

 В состав этого реквизита  входят:

• наименование личная подпись;

• расшифровки подписи (инициалы, фамилия) – Н.Н. Петрова

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов.

Виза об ознакомлении работника с приказом содержит:

• слова «С приказом работник ознакомлен»

• личную подпись работника

• дату ознакомления – 10 февраля 2014 г.

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует. Срок хранения приказов — 75 лет37.

Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя организации. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска38. Данный документ является  двухсторонним. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем. Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону. Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-200339, так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО. Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет40.

Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется сотрудником отдела кадров, и бухгалтером. В данной главе были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков.

К таким документам относятся график отпусков, приказ о предоставлении отпуска работнику и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

С каждым годом все больше расширяется круг лиц, имеющих право на отпуск. Но все равно еще далеко не все идеально. Многие люди не знают свои права, не знают, например, что из-за стажа увеличивается отпуск, не знают, куда они могут обратиться, если их не устраивает время отпуска. Также люди не подозревают, что им предоставлены льготы на отпуск.

Было бы целесообразно, чтобы работодатели еще при подписании трудового договора (соглашения) наряду с другими вопросами объясняли работнику его право на отдых. Ответственность за нарушение законодательства о труде гражданин несет не только по трудовому, но и по административному и гражданскому праву. Данная сфера сложна и многогранна. По многим вопросам, касающимся регулирования правоотношений в сфере отпусков, издано и действует множество нормативных актов.

Это федеральные законы, законы субъектов Федерации, постановления Правительства России и органов исполнительной власти субъектов Федерации, ведомственные нормативные акты и, наконец, нормативные акты работодателей. На сегодняшний день в сфере, регулирующей правоотношения по предоставлению отпусков, действует множество нормативных актов, изданных в разное время. Все эти нормативные акты действуют в части, не противоречащей Конституции России и Трудовому кодексу РФ. Но основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, является ТК РФ. 

Общий принцип действия этих нормативных актов заключается в том, что они могут только расширять права работников по сравнению с правами, установленными Конституцией России и Трудовым кодексом РФ. При этом обязанность финансового обеспечения прав работников, закреплённых данным нормативным актом, ложится на орган, который его издал. 
Во всём этом океане нормативных актов простому работнику разобраться очень трудно.