Документальное оформление предоставления отпусков

• работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц (статья 173 ТК РФ);

• работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, — 10 календарных дней (статья 174 ТК РФ);

• работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с раб-той, для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — два месяца, для сдачи итоговых экзаменов — один месяц (статья 174 ТК РФ);

• ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в том числе и инвалидам — от 2 недель до 1 месяца в году15.

• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - на время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (часть 3 статьи 322 ТК РФ);

• совместителю - если по совмещаемой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше продолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие до этой продолжительности дни (часть 2 статьи 286 ТК РФ);

зарегистрированным кандидатам со дня их регистрации соответствующей избирательной комиссией до дня официального опубликования общих результатов выборов (работодатель работника-кандидата обязан освободить его от работы, службы в любой день и на любое время в течение этого срока; денежная компенсация зарегистрированному кандидату за этот период производится избирательной комиссией за счет средств, выделенных на подготовку и проведение выборов)16 доверенным лицам зарегистрированных кандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на указанный выше срок17. В законодательстве дан не исчерпывающий перечень случаев возникновения у работодателя обязанности по предоставлению работнику отпуска без сохранения заработной платы.

Данный перечень может быть расширен путем включения соответствующего условия в коллективный договор. Отпуск без сохранения заработной платы может быть присоединен к ежегодному отпуску работника или использован отдельно как полностью, так и по частям. Нельзя только переносить его на следующий год. Работник, находящийся в отпуске без сохранения заработной платы, вправе в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.

Кроме неоплачиваемых и ежегодных оплачиваемых существуют и другие виды отпусков. Рассмотрим основные аспекты их предоставления.

Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:

• от формы обучения — очная, вечерняя, заочная;

• вида образования — среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);

• ряда других условий.

Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпуска подпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)».

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется работникам, которые учатся:

• в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 174 ТК РФ;

• учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения – статья 175 ТК РФ;

• образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения – статья 176 ТК РФ;

• вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения – статья 177 ТК РФ18;

Таким образом, многое зависит и от самого работодателя.

Если руководство организации добросовестно относится к своим работникам, ценит их, то по возможности увеличит время отпуска. Но зачастую ситуация складывается противоположная.

Поэтому работник должен быть заранее осведомлен об условиях предоставления отпуска. То есть еще при заключении трудового договора необходимо оговорить все детали, касающиеся данной темы. В случае если реализация данной законных прав работника, в том числе и предоставление отпусков, не устраивают человека, тогда вообще стоит отказаться от работы в данной организации.

 

1.2 ЗАКОНОДАТЕЛЬНО-НОРМАТИВНАЯ  БАЗА ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ  ОТПУСКА РАБОТНИКАМ

 

Основным источником правового регулирования отпусков является Конституция Российской Федерации. Пункт 5 статьи 37 гласит: «Каждый имеет право на отдых. Работающему, по трудовому договору гарантируются, установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск»19.

Большое внимание вопросу об отпусках уделяет Международная организация труда. Конвенция МОТ № 52 (1936 г.) «О ежегодных оплачиваемых отпусках» установила продолжительность отпуска не менее шести рабочих дней за год работы20. В 1970 году была принята вторая Конвенция МОТ под № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая увеличила минимальную продолжительность отпуска для лиц, работающих по найму, до трех недель.

Многие вопросы, касающиеся отпусков, могут решаться в отраслевых соглашениях, коллективных договорах и локальных актах работодателей (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), в трудовых договорах. Поэтому полное представление от отпусках работников того или иного предприятия можно получить, ознакомившись не только с законодательством, но и с отраслевым соглашением, действие которого распространяется на данное предприятие, коллективным договором или другими локальными актами предприятия, условиями трудовых договоров, заключенных с работниками.21

Еще одним источником правового регулирования отпусков является Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014). В нем очень хорошо прописано о предоставлении отпусков. А особенно в ст. 21 п.4 «отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков»22, в статье 41п. 5, а так же в статьях с  ст. 114 по ст. 127.

Многие нормативные правовые акты об отпусках, действующие в настоящее время, были приняты еще в советский период. В соответствии со ст. 423 ТК РФ они применяются в части, не противоречащей современному трудовому законодательству. Из наиболее значимых могут быть названы Правила "Об очередных и дополнительных отпусках", утв. постановлением НКТ ССР 30.04.30 № 169.

Несмотря на то, что большая их часть утратила свою актуальность, некоторые правила являются не только своевременными, но и зачастую единственными, где регулируются отдельные вопросы предоставления отпусков. Именно данные правила устанавливают, что при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до, полного месяца23. Ни Конституция, ни другие законы Российской Федерации не предусматривают каких-либо исключений, позволяющих лишать работника права на отпуск.

Таким образом, правом на ежегодный оплачиваемый отпуск обладают все лица, работающие по трудовому договору на предприятиях, в учреждениях, организациях любых организационно-правовых форм (государственных, муниципальных, частных, акционерных обществах), независимо от степени занятости (полное или неполное рабочее время), места выполнения трудовых обязанностей (на предприятии или на дому), формы оплаты труда, занимаемой должности или выполняемой работы, срока трудового договора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, СОПРОВОЖДАЮЩИЕ ПРОЦЕСС ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

 

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ24:

• график отпусков

• приказ о предоставлении отпуска

• записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Вообще же унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации25.

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.

При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

• заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)

• заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)

• заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

• заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

• приказ об отзыве из отпуска

• приказ о перенесении отпуска

• извещение о начале отпуска

• уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

Таким образом, при работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

 

2.2 ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ  ОТПУСКОВ

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе. Напомним, что оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа26.

Итак, график отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации27. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1. установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;