Документация по внешнеэкономической деятельности

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Составление описей  дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

3. Практическая часть

3.1. Оформление приказа  по основной деятельности

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач (см. Приложение №1).

Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.

Приказы предприятия делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности (производственные вопросы) и приказы по личному составу (персоналу предприятия).

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

- по организации работы предприятия;

- финансированию;

- планированию;

- отчетности;

- снабжению;

- реализации продукции;

- другим производственным вопросам.

К приказам по личному составу относятся приказы:

- о приеме работников;

- увольнении работников;

- о переводе работников.

Подготовка приказа включает   стадии: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь:

1)   наименование вида документа;

2)   дату;

3)   номер;

4)   заголовок к тексту;

5)   текст;

6)   подпись.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.  

В констатирующей части указывают основания для издания приказа. Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

В распорядительной части указывают: «ПРИКАЗЫВАЮ»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывает конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

 

3.2. Оформление договора  поставки упаковочных материалов

Договор (контракт) – это документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений.

В контракте определяются права и обязанности участников сделки, фиксируются действия по совершенствованию торгового обмена (см. Приложение №2).

Выделяют следующие виды договоров:

- на срок – предусматривают  поставку товара к строго определенному  сроку, в случае нарушения продавцом  установленного срока поставки, покупатель вправе немедленно отказаться от договора или он прекращается автоматически,

- долгосрочные – заключаются  сроком на 3 – 5 лет и более, обычно  при регулярных массовых поставках  либо при длительном сроке  выполнения обязательств по договору (строительство объекта, совместное производство и т.д.);

- годовые – заключаются при  прямых связях между предприятиями, при взаимных поставках в течение года;

- специальные – на проектирование, монтажные работы, техническое обслуживание, поставку специализированной продукции, запасных частей, проведение испытаний, совместных заказных работ и др.;

- рамочные – содержат лишь  основные согласованные условия, которые не считаются окончательными  и подлежат последующему уточнению  в ходе выполнения соответствующих  работ, поскольку точно определить их объем и стоимость затруднительно во время заключения сделки;

- намерения – устанавливают  намерения продавца продать определенные  товары в предстоящий период  и намерение покупателя купить  их без твердых обязательств.

Договоры (сделки в письменной форме) подписываются руководителем организаций или уполномоченными ими лицами, т.е.  лицами, имеющими доверенность на право заключения сделок.

Количество экземпляров составляемого договора всегда соответствует количеству сторон. Договоры, заключаемые с зарубежными организациями, составляются на двух языках, т.е. на русском и иностранном языке другой стороны по договору.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет.

Во внешнеторговом контракте отражаются следующие составные части:

1. Определение сторон, т.е. название  организаций, являющихся продавцом  и покупателем, их юридические адреса, а также указывается наименование сторон в контракте (продавец – покупатель, поставщик – заказчик).

2. Предмет договора, который определяет  вид договора и включает точное  название и краткое описание  товара.

3. Базисные условия поставок, которые определяют разделение между продавцом и покупателем обязанностей и различных условий, связанных с осуществлением поставок товаров. К этим обязанностям и условиям относятся:

- обязанности сторон по транспортировке  товаров;

- обязанности сторон по страхованию грузов;

- определение места и времени  перехода с продавца на покупателя  рисков случайного повреждения, порчи или утраты товаров;

- обязанности продавца по упаковке  и маркировке товаров.

4. Сроки поставок, под которым  понимается момент, когда продавец обязан передать товар в собственность покупателю или его представителя, действующего по поручению и от имени покупателя. При этом может указываться определенный временный интервал с указанием месяца, года, а также оговаривается возможность досрочной поставки. В контракте может быть указана немедленная поставка, которая подразумевает поставку в течение 14 суток после подписания контракта.