Документация по внешнеэкономической деятельности

 

Содержание

 

 

Введение

Российская Федерация переживает этап становления новых методов хозяйствования, ведения экономики. Изменения, реформы касаются практически всех сфер жизнедеятельности: производства, науки, образования, коммерции, экономики. В связи с этим гораздо более значимой и актуальной, приковывающей к себе внимание со стороны отраслевых ведомств, отдельных предприятий и объединений, становится сфера внешнеэкономической деятельности.

Внешнеэкономическую деятельность можно представить как совокупность определенных функций производственных структур (организационно-экономических, производственно-хозяйственных, коммерческих).

На сегодняшний день в структуре внешнеэкономической деятельности Российской Федерации, как и во всей экономике страны, происходят глубокие изменения. Российская Федерация пошла по пути либерализации внешней торговли, открыв свободный доступ к участию в ней предприятий, организаций и других хозяйствующих субъектов.

Таким образом, внешнеэкономическую деятельность вправе осуществлять объединения, предприятия и организации промышленности, сельского хозяйства, транспорта, связи, строительства, коммерческие структуры, торгово-посреднические организации.

В целом анализ хозяйственной деятельности предприятия, конкурентоспособности выпускаемой продукции и самого предприятия необходим для того, чтобы оценить потенциальные возможности в конкурентной борьбе на том или ином рынке и разработать меры и средства, при помощи которых можно повысить конкурентоспособность и обеспечить собственный успех.

 

 

1. Документация по внешнеэкономической деятельности

Внешнеэкономическая деятельность предприятий - это сфера хозяйственной деятельности, связанная с международной производственной и научно-технической кооперацией, экспортом и импортом продукции, выходом предприятия на внешний рынок.

В России до самого последнего времени велась по сути дела внешнеторговая деятельность, а не внешнеэкономическая, включающая помимо внешней торговли технико-экономическое и научно-техническое сотрудничество. Наиболее рациональными и эффективными формами научно-технического сотрудничества являются создание общих научно-технических центров, бюро, лабораторий для использования новейших научно-технических идей;  совместные эксперименты; совместные изыскание и изучение зарубежного опыта в области организации производства и труда.

Рисунок 1 - Примеры документации по внешнеэкономической деятельности

 

 

 

1.1. Виды коммерческой корреспонденции

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

В запросе указывают, наименование товара (услуги) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марку, цвет, сроки поставки и условия платежа.

Коммерческий запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

При ответе за запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю необходимое предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки  товара;

- об отказе поставить товар;

- об изменении условий запроса.

Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

Рекламация – это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушений принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

- качества товара (несоответствие  качеству, указанному в контракте);

- количества товара (недокомплектация);

- сроков поставки (просрочка в  поставке товара);

- упаковки и маркировки;

- платежа;

- других условий контракта.

Рекламация содержит следующие основания для предъявления претензии:

- доказательства – ссылки на  нормативные акты, акт экспертизы, акт приемки и др.;

- требование стороны, предъявляющей  претензию;

- требование замены некачественного  товара;

- требование уценки товара, возврата  части уплаченной суммы;

- требование допоставки недостающего  количества товара;

- требование увеличения скидки  с общей стоимости товара;

- требование расторжения контракта  и возмещения убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме – заказным письмом – с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение 6 месяцев с даты поставки, в отношении количества товара – в течение трех месяцев, в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

При составлении текста рекламации используют следующие стандартные выражения:

1.      «Мы официально заявляем Вам рекламацию на…»

2.      «Направляем Вам рекламацию в связи с…»

3.      «Наш заказчик предъявляет Вам претензию…»

4.      «К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, то партия…товара в количестве…не соответствует условиям контракта №…»

В ответе на рекламацию сообщается о том, что информация принята к рассмотрению, претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения), денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения). Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.  Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу (телеграмма посланная по телетайпу) при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

2. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

 

2.1. Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72*.

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подведомственности;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

• даты дела (тома, части);

• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

• количество листов в деле;

• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.