Документационное обеспечение в учреждениях России XVIII в

     В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе.

Трудности использования  столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели  к отмене столбцов. В ряде законодательных  актов того времени обосновывалось преимущество тетрадной формы ведения  дел. При тетрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь писали на обеих сторонах листа, а прежде всего потому, что  исчезла необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый  столбец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто.

     Правда, на практике очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повторялось  содержание предшествующих документов, что свидетельствует о консерватизме чиновников. Медленному изживанию этой традиции способствовала и коллегиальная организация государственного аппарата с четким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подготовке дел к слушанию и в оформлении решений.

     Существенные  изменения претерпевает и форма  документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.¹⁰

     Подвергся изменениям язык делопроизводственной документации. Как справедливо отмечал  В.В. Виноградов, «язык Петровской эпохи  характеризуется усилением значения официально-правительственного, канцелярского  языка, расширением сферы его влияния. Процесс переустройства административной системы... сопровождался насаждением новой терминологии, вторжением потока слов, направляющихся из западноевропейских языков. «Европеизация» русского языка носила ярко выраженный отпечаток правительственного режима».

В делопроизводственной документации проявилась тенденция  отхода от повествовательности, стремление к однопредметности содержания, что стимулировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников.

     В целом изменения в организации  делопроизводства коллегий привели  к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Заключение 

     В заключении можно сделать следующие  выводы.

     Изучение  обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет крайне важное значение. Оно может дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти.

     Характерной особенностью делопроизводства XVIII в. по сравнению с предшествовавшим периодом является то, что его важнейшие  основы утверждались законодательно. В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем возникновение новых учреждений оформлялось законодательно, а для многих из них издавались регламенты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство. Основополагающим законодательным актом, определившим систему коллежского делопроизводства, стал Генеральный регламент 1720 г.

     Принятие  Генерального регламента способствовало унификации документов одного жанра, устранению личного начала в практике их составления, упраздняло старые виды и разновидности  документов и вводило другие, соответствующие  новому типу канцелярий центральных и местных органов власти. В преобладающем большинстве случаев это сводилось к изменению названия документа, ибо большинство жанров оставались в своей внутренней сущности теми же самыми. Традиция в именовании документов, сложившаяся в приказном делопроизводстве, резко прервалась.

     Многообразие  разновидностей делопроизводственных документов в рассматриваемый период обусловлено, прежде всего, сложной структурой государственного аппарата XVIII в.

Список  источников и литературы 

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001.
2. Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержавие Петра Великого. Спб., 1997.
3. Власть и реформы: От самодержавной к советской России. Спб., 1996.
4. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянцева. М., 1998.
5. Качалкин А.Н. Названия деловых бумаг в XVIII веке // Русская речь. 2003. № 2.
6. Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XVIII-XIX вв. (К постановке вопроса) // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. М., 1984.
7. Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. 2004. № 4.
8. Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2001.
9. Павленко Н.И. Петр Великий. М., 1990.
10. Шепелев Л.Е. Чиновный мир России XVIII — начало ХХ в. Спб., 1999