Документационное обеспечение в учреждениях России XVIII в

Документационное  обеспечение в учреждениях России XVIII в. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 
 

Введение                                                                                                стр.3

1. Формирование  системы коллежского делопроизводства                     стр.4

2. Делопроизводство  коллегий                                                           стр.6

3.Этапы развития  секретарской службы при Петре  Ι                                  стр.12

4.Этапы развития  секретарской службы при Екатерине ΙΙ                         стр.14

5. Виды и формы документов 8                                                                 стр.16

Заключение                                                                                       стр.21

Список  источников и литературы                                                           стр.22 
 

Введение 

     XVIII век — период преобразования  Московского государства в Российскую  Империю, что повлекло за собой  реорганизацию высшего центрального  и местного аппаратов власти. Этот процесс переустройства  системы государственной власти  оказал большое влияние на  управление, документную систему в целом, а также на наименования и упорядочивание документов. Упразднение приказов и введение коллежской системы управления повлекло изменение кадрового состава приказов, получивших название коллежских канцелярий, что усилило влияние их служащих на документооборот. Впервые в Российском государстве произошло законодательное закрепление норм делопроизводства.

     Изучение  процессов организации делопроизводства в коллегиях имеет важное значение для исторической науки, поскольку делопроизводственные материалы как вид исторических источников воспроизводит систему государственного аппарата в целом. При этом следует учитывать взаимозависимость системы делопроизводства и развития системы государственного управления: с возникновением новых учреждений порождаются новые документы, вместе с тем необходимость в обработке количественно растущей и структурно усложняющейся документации ведет к усложнению государственного аппарата. Тем самым изучение делопроизводства в коллегиях позволяет глубже исследовать различные аспекты государственного управления.

     Система коллежского делопроизводства не получила подробного освещения в научной  литературе. Проблеме эволюции делопроизводственной документации в этот период посвящена  статья Б.Г. Литвака, опубликованная в  сборнике «Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин».

Среди современных  исследований следует выделить статьи А.Н. Качалкина, А.А. Лукашевич.

     Особый  интерес представляет исследование Л.Е. Шепелева «Чиновный мир России. XVIII — начало ХХ в.». Отдельные вопросы организации делопроизводства в коллегиях затрагиваются авторами в контексте реформ государственного управления в России (Е.В. Анисимов, Н.И. Павленко и др.).  
 
 

1. Формирование системы  коллежского делопроизводства 

     В первой четверти XVIII в. были осуществлены глубокие реформы органов государственной  власти России, важнейшей из которых  стала реформа центрального управления 1718-1724 гг., в ходе которой приказная  система управления сменилась коллежской. Образование коллегий вытекало из предшествовавшего  развития приказного строя. Это подтверждается тем, что большинство коллегий создавались на базе старых учреждений и являлись их правопреемниками.

     Деятельность  коллегий как части бюрократического аппарата подвергалась тщательной регламентации. Бюрократизация государственного аппарата нашла свое выражение в консолидации однородных функций управления, установлении стройной системы подчиненности низших органов высшим, организационном отделении присутствия от канцелярии, складывании чиновничества — особой касты людей, назначаемых царем и формально только перед ним ответственных.

     В допетровское время, государь, управляя государством, опирался, с одной стороны, на почитание подданными идущей от Бога власти православного самодержца и, с другой стороны, на систему службы, устойчивую иерархию служилых чинов — «холопей государевых». «Эти два начала — традиционное и служилое — соединяли, как мощная система опор и перекрытий, все здание российской государственности, делали власть московских царей реальной, несмотря на несовершенные средства коммуникации, слабую систему управления гигантскими пространствами России с редким населением и огромной протяженностью границ». Новое время с его представлениями о власти, влияние европейского опыта, разрушение самоизоляции — все это потребовало иных подходов к реализации доктрины самодержавной власти. Петр I осуществляет глубокие административные реформы, позволяющие говорить о формировании в России бюрократической административной системы. Ее основные признаки следующие: зависимость чиновников от монарха; существование строгой иерархии учреждений и должностных лиц, руководствующихся в своей деятельности уставами и регламентами; унификация структуры и штатов учреждений и обязанностей должностных лиц; углубление разделения труда в управленческом аппарате, выражавшееся хотя бы в таком первичном его виде, как разграничение гражданской службы и военной, и т.д.

     Все административные реформы требовали  соответствующего правового оформления. Утвержденный 28 февраля 1720 г. Генеральный  регламент, или Устав коллегий, охватывал  всю сферу нового административного  законодательства. При его подготовке была осуществлена рецепция иностранного права: в его основу положен шведский Канцелярский устав 1661 года.¹

     Генеральный регламент — основополагающий законодательный акт, определивший систему коллежского делопроизводства. Впоследствии, на протяжении всего XVIII в., издавалось множество законодательных актов, устанавливавших формуляр документов отдельных разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоков между учреждениями и решавших многие другие частные вопросы организации делопроизводства.

     В Генеральном регламенте 1720 г. прежде всего обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Значительная часть этого законодательного акта посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организации делопроизводства. Сама процедура коллегиального решения дел требовала дословного повторения или пересказа последующими документами содержания предыдущих, что вело к разрастанию объема документов и делопроизводства вообще.

     Таким образом, в результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система центрального управления — коллежская. Соответственно система делопроизводства, введенная Генеральным регламентом 1720 г., получила название «коллежской». 
 

2. Делопроизводство  коллегий 
 

     Коллегии  состояли из присутствия и канцелярии. Присутствие образовывали президент, вице-президент, четыре-пять советников и четыре асессора (помощника). Устанавливался принцип коллегиальности управлени.

Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении  которого находился ее штат: нотариус или протоколист, ведший протоколы заседаний; регистратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; актуариус — хранитель документов; переводчик и многочисленные писцы и копиисты.

     Секретарь докладывал дела присутствию. Члены  присутствия заявляли свои мнения по очереди, начиная с младших, не повторяясь («снизу, не впадая один другому в речь»). Дела решались «по множайшему числу голосов»; при равенстве голосов перевес давало мнение президента. Протокол и решения подписывались всеми членами присутствия.

Входящие документы  коллегий были четырех типов-формуляров: «указ» от  вышестоящих  учреждений  или  царя; «промемория» от равнозначного данной коллегии учреждения; «доношение» от нижестоящего органа и, наконец, «челобитная» от частного лица. Генеральный регламент устанавливал, что входящий документ принимает секретарь коллегии, который делал на нем помету — «запись». Смысл помет следующий: входящий документ получен такого-то числа, внесен в книгу учета поступлений входящих бумаг определенного типа и, согласно проставленному на нем номеру, «запущен» в делопроизводство. Помета «Выписать» означала приказ секретаря одному из подьячих начать составлять выписку из необходимых документов для подготовки дела к докладу в совете. Она часто представляла собой копию (или, как тогда говорили, «список слово в слово») входящего документа, к которой прилагались копии или краткие выжимки собранных по данному делу документов (ответы на запросы из других учреждений, справки по материалам архива коллегии, копии или выписки из законодательства). Готовую выписку на заседании совета зачитывал вместе с входящим документом секретарь в соответствии с описанной выше процедурой.

     В ходе обсуждения дела на заседании  коллегии составлялся протокол — самый важный документ коллежского делопроизводства. Генеральный регламент подробно оговаривал содержание протокола. Он должен был начинаться с даты обсуждения, иметь список присутствующих и включать в себя следующие обязательные разделы: ²

     Список  рассматриваемых на заседании дел;

     Запись-протокол высказанных мнений («разговоров  о важных делех») с отметкой в тех случаях, когда «о каком деле большаго изъяснения требует и оное до другова времени отстрочить»;

     Запись  результатов голосования с отметкой «когда члены в голосах не согласны». Если же решение принимается единогласно, то окончательное мнение каждого в протокол не записывалось (гл. 30 Генерального регламента).

     Протокол  заканчивался подписями членов коллегии и секретаря.

Протокол был  важен прежде всего потому, что являлся основой для создания исходящих документов коллегии. Сам протокол оставался в совете, но из него делалась выписка по данному делу. На основании выписки — «ведения» и появлялся исходящий документ — «приговор», который был снабжен, как и протокол, подписями членов коллегии, но, в отличие от протокола, имел и печать коллегии. Формуляр приговора был установлен Сенатом в 1721 г. По сути «приговор» — это название исходящего документа коллегии для внутреннего пользования, а для других учреждений он имел уже другое название и измененный, в соответствии с этим, формуляр («указ», «репорт» или «доношение», «промемория» или «память». Не случайно, в делах коллегий сохранилось огромное количество входящих и почти нет «репортов», «указов» и «доношений», которые, естественно, не сохранились потому, что рассылались по адресам. Зато в большом количестве сохранились так называемые «отпуски» исходящих документов — черновики, снабженные пометами об исходящем документе.

     Таким образом, типичное «дело» коллегии состояло из следующих документов: входящий документ с отметками о получении  и отправлении его в делопроизводство коллегии; ведение из протокола; приговор (указ, репорт, доношение); отпуск с пометой об отправлении подлинного приговора.

При составлении  исходящих документов наиболее внимательно подходили к доношениям, шедшим царю или в Сенат. Указы требовали, чтобы доношения готовились по всем правилам, т. е. коллегии были обязаны «все основания и обстоятельства написать и мнение свое о том деле напоследи приложить, без чего в Сенате секретарю не принимать и докладывать не дерзать». Запрещалось подавать доношения в Сенат, если на данное дело уже существовали «точные указы», по которым нужно было его решить без обращения в Сенат. И только «на что указу иметь не будут и затем решения учинить не можно, то о том доносить со мнением в Сенат». ³

     Движение  «дела», проходящего через бюрократическую  машину коллегии и обраставшую все  новыми и новыми бумагами, было лишь одной из частей делопроизводства как  процесса. Кроме этого, были и другие части: разнообразный учет движения бумаг и их хранение. Различные  формы учета в Генеральном  регламенте назывались общим термином «регистратура». Термин «регистратура» применялся и к регистрационной книге («юрналу»), в которой фиксировались различные документы.

     Основная  цель регистрации была определена как  охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. При создании коллегий процедуре регистрации было уделено особое внимание еще и потому, что в этом видели надежное средство борьбы против волокиты. В главе 4 Генерального регламента «О исполнении указов» предписывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов: книгу, в которую следовало записывать о делах, «которые вершены и действом исполнены», т. е. прошли весь круг делопроизводства, а также специальную роспись, которую нужно было «держать на столе» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти было — те дела, которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены».

Детально оговаривалось  и ведение «юрнала» — повседневной записки, дневника, который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и имя к тому принадлежащих особ и место, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию (гл. 32  Генерального регламента).