Документационное обеспечение в учреждениях России XVIII в

     В «юрнал» в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело); он же вел регистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов — реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Во многих коллегиях  существовали регистрационные книги  учета документов по отраслям ведомства данной коллегии, раздельно велась регистрация секретной корреспонденции. ⁴

     Кроме регистрационных книг разного типа, существовали сборные книги, которые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возникших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвычайно много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального регламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сборники, состоящие из подлинных указов царя, Сената, других учреждений, действующего законодательства, завершенных дел, к которым приплетались отпуски и приложенные дополнительные документы по данному делу.

Довольно скоро  в коллегиях встала проблема хранения многочисленных бумаг и книг. В Генеральном регламенте архиву уделена глава 44. ⁵  

         В ней устанавливалось, что все документы, кроме законодательных и справочных, имеют трехлетний срок хранения, после чего они переносятся в архив, где передаются под расписку архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы» по государственному управлению, во втором — финансовые документы коллегий.

     Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

     Помимо  присутствия и канцелярии в коллегиях  для ведения «счетных дел» были созданы  конторы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий. После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный  принцип  принятия  управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. 
 

3.Этапы развития секретарской службы при Петре Ι 

     Многовековой  опыт российской государственности  сформировал аппарат гражданских  чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

     Понять  особенности работы сегодняшнего секретаря  невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием  системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах в 16-17 вв.

Документирование  управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к  секретарским.

     Глубокие  преобразования государственного аппарата проводил  Петр Ι.

Административная  реформа началась с создания Ближней  канцелярии, предшественницы правительствующего Сената — высшего правительственного учреждения с судебными, административными  и законодательными функциями.

     Вокруг  царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая  поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных  ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» скучной ежедневной работы с текущими делами.

     Кабинет-секретарь  докладывал царю важнейшие документы  государственной политики и приватные  письма, адресованные государю.

Основным законодательным  актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность  рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей.

     Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального  регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов — также  была на «попечении» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки  наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

 При Петре  Ι был составлен моральный  кодекс «Юности честное зеркало»  — требования к секретарю:  приветливость, смирение и учтивость.

     В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

     С 1704 года важнейшие государственные  функции выполняет кабинет и  личная канцелярия царя. В царствование Петра Ι кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был  «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению  к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая  на благосклонность государя, когда  ему будет докладывать Макаров». ⁶

     Функции его не очень ясны. В кабинет  поступали рапорты от дипломатических  представителей. Особую группу дел  кабинета представляли челобитные. После  смерти Петра Ι кабинет был  упразднен.

Некоторые функции  кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра Ι.

     С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. 
 

4.Этапы развития секретарской службы при Екатерине ΙΙ. 

     У императрицы Екатерины ΙΙ было много  доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все они были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

     С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась  в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались  на основе рекомендательных писем и  высокого покровительства. 

     По  «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели  высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. ⁷

     Выписки хранились у статс-секретаря, а  копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок  обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Большую  часть прошений передавались статс-секретарю  в Сенат, «для разрешения по законам».

     Многие  вопросы, изложенные в прошениях  на высочайшее имя, решались вне очереди  в зависимости от покровительства  знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины  ΙΙ на просьбы шведского посла: «Не  мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей  службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

     Канцелярия  каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали  языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые  люди из знатных фамилий для «курьерских  посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный  состав подателей прошений — дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне  за жалобы на своих помещиков ссылались  в Сибирь.

     Два раза в неделю в восемь утра у  Екатерины ΙΙ была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины  ΙΙ также проходила через их руки.

     Статс-секретари  являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках  в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии». ⁸

     Архивы  статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма  в России.

     В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

     В конце 18 века существовали пособия  по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный  или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами  они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой  и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств  отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

     Иерархический принцип все больше пронизывал систему  органов управления. Это проявляется  и в организации государственной  службы на основе петровской «Табели  о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

     «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом  министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями. 
 

5. Виды и формы документов

     Коллежская  система делопроизводства придавала  особое значение наименованию документов. Твердое именование документа было необходимо для наведения порядка в самом деле, а также охраны документа с момента его «вступления» в коллегию и до его «вершения». Четкость и определенность наименования документа были важны и для его регистрации, при сдаче в архив.

     Виды  документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью. Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.⁹

     Частные лица продолжали обращаться в государственные  учреждения в форме челобитных. М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных лиц, пишет, что они по приказной традиции назывались челобитными и всегда подавались на имя царя. В XVIII в., с увеличением их количества, законодатель вынужден был пресечь практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию, а в последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение. Действительно, поток адресованных царю челобитных был настолько велик, что, по признанию Петра I, с ним «не точию человеку, ниже ангелу» невозможно справиться. Поэтому в XVIII в. власти вынуждены были ограничивать право подданных подавать челобитные непосредственно царю.