Уничтожение
документов требует большой внимательности и осторожности.
Отправив его на специализированное предприятие,
где есть услуга, как уничтожение архивов,
необходимо оговорить, что документы не
могут направляться третьим лицам и посторонним
организациям на переработку сырья. Следует
также заключить по этому поводу договор,
по крайней мере, это пригодиться в случае
возникновения аудита или судебных разбирательств.
Такой шаг необходим для снижения управленческих
рисков и эффективного управления организацией.
Необходимо помнить о том, что сертификат,
выданный на уничтожение документов,
не дает права архивным компаниям разглашать
конфиденциальную информацию. Встречаются
компании, которые предлагают услуги по
хранению документов вне офиса, и при этом
они не обладают специального оборудования,
и соответственно не будет совершена утилизация
архива. Были случаи, когда такие фирмы-аферисты
перепродавали документы, подлежащие
утилизации, другим перерабатывающим
фирмам. Такое поведение с их стороны не
допустимо, поскольку на владельце документов
лежит ответственность за их безопасность.
И только он напрямую должен выбрать поставщика
услуг, который может предложить уничтожение
архивов.
Следует иметь ввиду, что документы, в
которых отражается начисление заработной
платы, правовые вопросы и трудовые отношения,
не допустима утилизация архива служащими
низкого звена. Также нужно от них защитить
информацию, которая могла бы быть интересна
конкурентам. Уничтожение документов –
это обязанность руководящего состава
компании.[5]
1.2 История архивов в
России
Название «архив» появилось
в русском законодательстве впервые при
императоре Петре I, но понятие о хранении актов
и создание различных способов такого
хранения известно России издавна с тех
пор, как начали распространяться у нас
письменные акты и поднялся вопрос об
их хранении.
Прежде всего письменные акты
стали распространяться в Великом Новгороде и Пскове, под влиянием церкви и частых
отношений с народами Европы.
Первоначально и здесь юридические
сделки отмечались на берёсте, но по настоянию судебной практики
(Псковская судная грамота, ст. 14, 28, 30, 38
и др. по изд. Энгельмана) вместо досок
стали распространяться письменные акты.
К XV веку сформировался в основном Государственный
архив Новгородской феодальной республики.
Согласно разысканиям И. П. Шаскольского, этот обширный архив вовсе
не был, как это считалось ранее, уничтожен
великокняжеской властью после присоединения
Новгорода к Москве в 1478 году, а просто
был заброшен в неприспособленном здании
на Ярославовом Дворище, где в течение ряда лет пришёл
в естественную ветхость. Этот факт свидетельствует
о недостаточном внимании к сохранению
исторических документов со стороны властей Русского централизованного
государства XV—XVII вв.
Во Пскове те акты считались
вне спора, которые вносились в ларь святой Троицы, то есть записывались
в содержавшиеся там для этого книги. Таким
образом, для Пскова ларь святой Троицы
играл издавна роль нотариального архива.
Когда гораздо позже, именно в XVI веке,
и в Москве вошло в употребление излагать
юридические сделки письменно (Грамоты,
Кабалы), то важнейшие акты, составлявшиеся
у площадных подьячих, повелевалось являть
в приказах по принадлежности, для занесения
их в Приказные книги, дабы делать такие
акты крепкими.
Таким образом, хранение актов
сознавалось уже давно в России как необходимость:
церкви и монастыри сделались приютом
для массы документов, затем в московских
приказах и воеводских избах дьяками установлен
был точный метод хранения актов, хотя,
к сожалению, не устраивали особых, безопасных
от огня помещений для такого хранения.
Эти московские порядки хранения актов
не удовлетворяли великого преобразователя
России.
В Генеральном регламенте коллегиям
отдельная XLV глава посвящена архивам.
По этому законоположению установлено
два архива — один, общий для всех коллегий,
в специальном ведении коллегии иностранных
дел, другой ‒ финансовый, под наблюдением
Ревизион ‒ коллегии. При этом поставлено
общее правило, что в канцеляриях и конторах
оконченные дела и документы могут лежать
только три года, а затем должны быть сдаваемы
в архив под расписку архивариуса (1-е П.
С. № 3534). Это коротенькое постановление
вызвало на практике стремление коллегий
стянуть в свои архивы дела из прежних
приказов по принадлежности. Устроена
была по смерти Петра I весьма важная по
её докладам Сенату архивная комиссия.
Между прочим, справедливые заботы вызвала вотчинная коллегия (преобразованная из вотчинной
конторы при юстиц ‒ коллегии), которая
не могла действовать без дел поместного
приказа — поместных и вотчинных. Почему
сенат уже в 1827 году повелел для хранения
вотчинных дел образовать государственный
архив, переписав все столбцы вотчинной
коллегии в тетради (4823); о содержании этого
архива в порядке сенат прилагал немало
стараний.
При закрытии вотчинной коллегии
при Екатерине II, архив этой коллегии был
оставлен в виде «самостоятельного установления»
под названием «Архив древних поместных
и вотчинных дел», и впоследствии вошёл
в «Московский архив министерства юстиции».
Сенату принадлежала и забота о развитии
воззрений Петра I на архивы и относительно
губерний: в 1736 году он делает общее распоряжение,
чтобы во всех губерниях и провинциях
«сделать по две палаты каменные, от деревянного
строения не в близости, со своды и полы
каменными и с затворы и двери и решётки
железными, из которых бы одна была на
архиву, а другая на поклажу денежной казны».
При реформах императрицы Екатерины II
вследствие закрытия множества установлений
потребовалось устроить для сохранения
их дел два исторические архива ‒ С.-Петербургский
и Московский архивы старых дел. Таким
образом, благодаря заботам Сената в XVIII
веке весьма много документов и дел было
сохранено, и к реформам XIX века подготовлены
важные исторические документы. Законодательство
XIX века, во-первых, провело общие положения
относительно архивов присутственных
мест и, во-вторых, дало отдельные уставы
историческим архивам, не решившись до
сих пор выступить на путь их обобщения
и создания для исторических архивов центрального
управления.
Общие положения об архивах
при кодификации вошли в учреждение министерств
и в общее губернское учреждение. В общем
учреждении министерств (1811), создавшем
одинаковый для министерств порядок делопроизводства
и ведения исходящих бумаг, поставлено,
что отпуски всех бумаг прилагаются к
делам и отдаются в своё время, при надлежащих
описях в архив. Из архива никакое дело
и никакая выписка не исходит вне департамента,
без точного приказания директора; в департамент
же дела и выписки обращаются по запросам
начальника отделения. В общем губернском
учреждении помещены следующие общие
постановления об архивах. Различены архивы
присутственных мест таким выражением:
"Архив в присутственном месте есть
двоякий: текущий и оконченных дел (окончательный).
Оконченные дела не должны быть удерживаемы
в канцеляриях без сдачи в архив далее
трёх лет после их окончания. Даны общие
указания, как содержать в архиве опись
по алфавиту и по номерам, а на присутствие
возложена обязанность свидетельствовать
архив не менее одного раза в год. Для разбора
и уничтожения архивных дел указывается
учреждать особые комиссии, причём для
руководства таким комиссиям в законе
(ст. 828) даётся определение, какие роды
дел подлежат через десять лет уничтожению
(Св. Зак., т. II, ч. 1, изд. 1876 г.; Общее губ.учр.,
ст. 62-72, 822—831). Эти общие правила в течение
времени разъяснялись и дополнялись особыми
инструкциями отдельных ведомств, почему
возникла мысль на Втором археологическом
съезде (в Петербурге, 1872) по предложению Н. В. Калачова ходатайствовать перед правительством
об учреждении временной комиссии из представителей
различных ведомств, чтобы обсудить все
вопросы относительно устройства архивов
и хранения в них документов. По этому
ходатайству в 1873 г. состоялось высочайшее
повеление об учреждении с этою целью,
под председательством Н. В. Калачова, временной
комиссии об устройстве архивов. Но за
кончиною Калачова (25 окт. 1885) работы комиссии
приостановились, и реорганизации нашего
архивного склада не последовало. На последнем
археологическом съезде в Москве (в январе
1890) поручено Археологическому институту
возбудить ходатайство о приведении архивов
в губерниях в лучший порядок и единение.[3]
1.3 Классификация архивов.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории
России архивные документы независимо от источника их
происхождения, времени и способа создания,
вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе
юридические акты, управленческая документация.
Документы, содержащие результаты
опытно-конструкторских и технологических
работ, градостроительная документация,
кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы
и фонодокументы, электронные и телеметрические
документы. Переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов
на правах подлинников, а также архивные
документы государственных организаций,
находящихся в иностранных государствах.
Архивный фонд Российской Федерации
делится на две части ‒ государственную
и негосударственную.
Хранение государственной части
Архивного фонда РФ осуществляется государственными
и ведомственными архивами.
Государственные архивы подразделяются
на федеральные и субъектов федерации.
Федеральные архивы осуществляют хранение
документов в строгом соответствии с профилем
архива и списками источников комплектования.
В настоящее время архивы различаются
как:
1) федеральные, государственные,
правительственные архивы, текущие,
устроенные при каждом правительственном
установлении и выделяющие свои
документы, которые не требуются
уже для частых справок присутственного
места, в правительственные исторические
архивы;
2) муниципальные, или городские
архивы, выделяющие свои документы,
сделавшиеся историческими, или
в муниципальные, или в федеральные
исторические архивы;
3) общественные, общинные
и частные архивы, выделяющие
свои документы, сделавшиеся историческими,
или в правительственные, или
в отдельные исторические архивы;
4) те и другие, как правительственные,
так общественные, общинные и
частные, как исторические, так и
текущие, если заключают в себе
юридические документы, получают
особый характер и значение
по связи их как с нотариатом, так и с юридическим значением
тех выписей, которые могут быть выдаваемы
из архивов.
Государственный архив − федеральное
государственное учреждение, создаваемое
Правительством Российской Федерации
(далее - федеральный государственный
архив), или государственное учреждение
субъекта Российской Федерации, создаваемое
органом государственной власти субъекта
Российской Федерации (далее - государственный
архив субъекта Российской Федерации),
которые осуществляют хранение, комплектование,
учет и использование документов Архивного
фонда Российской Федерации, а также других
архивных документов;
Муниципальный архив − структурное
подразделение органа местного самоуправления
муниципального района, городского округа
или муниципальное учреждение, создаваемое
этим органом, которые осуществляют хранение,
комплектование, учет и использование
документов Архивного фонда Российской
Федерации, а также других архивных документов;
Архив организации − структурное
подразделение организации, осуществляющее
хранение, комплектование, учет и использование
документов Архивного фонда Российской
Федерации, а также других архивных документов.
Архивы организаций подразделяются
на:
- передающие свои документы
в архивные учреждения на постоянное хранение;
- не передающие свои документы
в архивные учреждения на постоянное хранение.
Согласно Федеральному закону
от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном
деле в Российской Федерации" государственные
органы, органы местного самоуправления,
организации и граждане, передающие свои
документы на постоянное хранение в государственные
и муниципальные архивы, выступают источниками
комплектования этих архивов. Государственные
и муниципальные архивы составляют списки
источников комплектования. Включение
в указанные списки негосударственных
организаций, а также граждан осуществляется
на основании договора.[6]
Выводы по главе 1: История архивного
дела началась в России со времен, когда
распространилась письменность, появились
документы и поднялся вопрос о хранении
этих документов. Уже в 14 веке архивы хранились
в церквях, монастырях, библиотеках. Слово
«архив» появилось при императоре Петре
I. Он синтезировал понятия об архивах
и дал начало официальной работе архивов.
На Урале архивы появились
гораздо позднее, начало формирования
архивов относится к концу XVII в. Первые
собрания документов появились в монастырях,
местных органах государственного и самоуправления.
Создание архивных фондов осуществлялось
стихийно.
В настоящее время
каждый район обладает своими архивами,
где хранятся важнейшие документы, имеющие
необыкновенную важность для Урала и всей
России.
2 СОВРЕМЕННЫЕ
АРХИВЫ НА ТЕРРИТОРИИ УРАЛА
Территория Урала сформирована
вокруг Уральских гор и включает в себя:
- Челябинскую область
- Свердловскую область
- Курганскую область
- Оренбургскую область
- Пермский край
- Башкортостан
2.1 История Уральских архивов.
Начало формирования архивов
относится к концу XVII в. Первые собрания
документов появились в монастырях, местных
органах государственного и самоуправления.
Создание архивных фондов осуществлялось
стихийно. Определенный порядок формирования
и хранения архивов соблюдался лишь в
госучреждениях.
В течение XVIII-XX вв. массивы документов
отложились в Уральском Горном Управлении,
канцеляриях Пермский и Оренбургских
губернаторов, главной конторе Нижнетагильских
заводов, органах суда и прокуратуры, крупных
горнозаводских округах, епархиальных
учреждениях. Формировались личные и семейные
архивы: заводовладельцев Демидовых, помещиков
Голубцовых, писателя Д.Н.Мамина-Сибиряка,
историков-краеведовН.К.Чупина, В.Н.Шишонко,
Оренбургского губернатора Е.И.Барановского
и других.