Деятельность Уральских архивов

ВВЕДЕНИЕ

Урал ‒ старейший и крупнейший экономический район нашей страны. Его историческое прошлое ‒ неотъемлемая часть культурного наследия России. Богатейшей источниковой  базой для его изучения являются архивные документы.

Главным предназначением архивов является сохранение истории в первозданном виде – в виде документов, которые отражают как жизнь определенного региона в целом, так и сведения о его жителях. Только в архиве, прикоснувшись к подлинному документу, можно почувствовать дыхание веков, получить ответ на тот или иной волнующий исторический вопрос, получить свидетельства из жизненной и трудовой биографии того или иного человека, обеспечить социальные и имущественные права с помощью архивной справки и многое другое.

Сегодня весьма актуально заполнение пробелов в историческом знании, предоставление возможности свободного доступа к архивной информации, преимущественно по истории XX столетия, с которым связаны выдающиеся по своему историческому значению и последствиям события и явления. В этой связи актуальным становится исследование истории самих государственных и архивных учреждений, важной составной частью которых являлась система партийных архивов.

Без исследования региональных архивных учреждений невозможно воссоздать полную картину деятельности государственной архивной службы. Поэтому изучение истории местных архивных систем актуально, в первую очередь, с точки зрения создания объективной истории архивной службы, как части государственной структуры и вместе с тем как неотъемлемой части региональной истории.

Архивы Урала являются одними из крупнейших хранилищ в стране, располагают ценнейшими историческими документами, имеющими общегосударственное значение. Так только объем Архивного фонда Свердловской области насчитывает свыше 3,5 миллионов единиц хранения, Пермской области ‒ более 3,1 миллиона, Челябинской области ‒ свыше 2,5 миллионов.

История и организация архивного дела на Урале является составной частью процесса развития архивов всей страны. Однако до сих пор историческая наука не имеет в своем арсенале обобщающего труда по истории архивного дела на Урале. Осмысление проблемы на уровне исследования регионального опыта архивного строительства является одним из этапов на пути к пониманию сути и назначения архивов и архивных документов в жизни современного российского общества и государства.

Актуальность темы ‒ архивы представляют большую важность в изучении истории региона, края, страны. Благодаря работе архивов воссоздается картина событий государства.

Методы исследования – анализ и сравнение деятельности архивов на Урале.

Цель работы – изучить деятельность архивов как источника изучения края.

Объект работы –  история становления и развития архивного дела.

Предмет работы – история и деятельность архивов Уральского региона.

Теоретическая база – энциклопедические издания (Уральская историческая энциклопедия), периодические издания, интернет-источники.

Задачи работы:

• изучить основные понятия: архив, архивный фонд, архивное дело;
• рассмотреть классификацию архивов;
• изучить  историю формирования архивов на Урале;
• дать характеристику деятельности архивов Уральского региона.

 

1 АРХИВНОЕ ДЕЛО КАК ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЯ

Архив – это хранитель и источник информации исторических событий и общественно ‒ политической деятельности людей. Изучая архивные материалы, люди узнают подлинную историю и культуру своего народа. В этом заключается непреходящее значение архива как социокультурного феномена. История предков, — писал Н.М.Карамзин, — всегда любопытно для того, кто достоин иметь  Отечество. Сейчас в условиях национального возрождения, как никогда раньше, стало ощутимо стремление людей понять духовные ценности прошлого своего народа в органической связи с жизненной «биографией» своих великих предшественников.

Архив – это огромный духовный пласт, который играет важную роль в формировании мировоззрения людей и национальной гордости подрастающего поколения. Он ‒  хранитель общечеловеческой памяти. Память – это основа совести, нравственности и культуры. Хранить и беречь память – это наш национальный нравственный долг перед потомками. Только при таком подходе можно сохранить и передавать из поколения в поколение  имена великих людей, которые обогатили  духовно ‒ нравственные ценности, способствовали формированию национального духа как социокультурного феномена исторического сознания.

Архивные материалы расширяют духовные горизонты человека в геокультурном пространстве Запада и Востока. Они играют важную роль в формировании правильного исторического сознания и национального самосознания.

1.1 Понятия, задачи, цели, функции  архивов.

Архив −  (лат . archivum, от греч. archeion ‒ присутственное место) учреждение, обязанностью которого является хранение документальных источников, а также помещение, в котором хранятся документы, и,   сами собрания архивных документов. Последние принято называть в современной археографии Архивными фондами.

Архив − вся совокупность документов хранящихся в нем. Он делится на фонды. 

Фонд − это часть архивных документов сгруппированных по тому или иному признаку. Первый справочник с которым можно ознакомитесь в архиве это "Указатель фондов", в нем перечислены все фонды архива с номерами, названиями и указанием временного периода.

Фонды в свою очередь состоят из дел.

 

 Дело − это единая неделимая единица хранения в архиве.  Дело может состоять из одного листа, а может и из тысяч листов, например как метрические книги. Все дела имеющиеся в определенном фонде перечисленны в описях. К одному фонду может быть несколько описей. В описях перечисляются все дела с номерами и названиями. Ознакомившись с Указателем фондов и выбрав заинтересовавший фонд, можно тут же попросить описи этого фонда, они как и указатель хранятся в самом читальном зале и выдаются по первому требованию. Найдя в описях дела их можно заказать, для этого заполняется требование, в котором указывается номер фонда, номер описи и номер заказываемого дела. За один раз можно заказать около пяти дел. После чего Вам сообщат когда будут готовы дела. Как правило через 1-2 дня. Придя в архив в указанный день, можно ознакомится с самими делами и при необходимости заказать новые.[1]

Основными задачами архива являются − комплектование документов, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
2. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
4. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
5. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
7. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.
8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения. [2]

Но всё же архивы выполняют 3 самые важные функции.

• Обработка документов
• Хранение документов
• Уничтожение документов

1. Обработка документов

Дела и документы, образующиеся в ходе работы организации, имеют определенный срок хранения, установленный действующим законодательством. Как правило, документы делятся по срокам хранения: на документы временного, долговременного и постоянного сроков хранения. 
Документы по личному составу имеют длительный срок хранения (75 лет) и, при ликвидации предприятия, подлежат обязательной сдаче в государственный или муниципальный архив. Кроме того, такая обработка документов имеет важный социально-правовой характер для работающих и уволенных сотрудников, т.к. в них отображена информация о трудовом стаже, квалификации, заработной плате.

Важно понимать, что обработка документов это:

• Сохранение важной практической и научной информации;
• Проведение комплексного или тематического обследования состояния архива;
• экспертиза ценности документов;
• выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и составление акта;
• формирование комплексов дел постоянного, долгов ременного, временного хранения;
• научно-техническая обработка (переплет, подшивка, оформление обложек, составление в внутренних отчетов, нумерация листов);
• составление описей дел;
• размещение дел на стеллажах в структурно- хронологическом порядке

2. Хранение документов

Архивирование документации начинается с определения сроков хранения документов. Установку сроков осуществляет экспертная комиссия в соответствии «перечнем типовых управленческих документов, образующихся деятельностью организаций с указанием сроков хранения». Целью комиссии является определение практической и научной ценности представленных документов, их отбор и установление сроков их хранения. Комиссия состоит из представителей структурных подразделений, делопроизводительных служб и архивов.

По срокам хранения документов в архиве предприятий и учреждений выделяют:

• краткосрочное хранение – до десяти лет (год, три года, пять лет);
• долгосрочное хранение – свыше десяти лет (десять, двадцать пять, семьдесят пять лет);
• постоянное хранение

Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных  органов государственной власти, иных государственных органов  Российской Федерации (в том числе  органов прокуратуры Российской  Федерации, Центральной избирательной  комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской  Федерации (Банка России), а также  для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  государственных внебюджетных фондов  и федеральных организаций - 15 лет;

2) для документов органов  государственной власти, иных государственных  органов субъектов Российской  Федерации и организаций субъектов  Российской Федерации - 10 лет;

3) для документов органов  местного самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

4) для отдельных видов  архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Срок хранения начинается с первого дня года, который идет за годом окончания делопроизводства. Например, если документ датирован августом 2010 года, то срок его хранения исчисляется с 1 января 2011 года.

3. Уничтожение документов

Уничтожение документов - достаточно частая ситуация, особенно, в исторической перспективе. Случайное или незапланированное уничтожение документов случается достаточно часто в результате различных стихийных бедствий и иных подобных ситуаций. Таким образом, одной из задач архивиста является восстановление уничтоженных документов. Рассмотрим основные методы уничтожения документов и возможности их последующего восстановления: эти данные будут полезны любой компании, имеющей дело с большим объёмом бумаг.