Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

      Личные  дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

      Личные  дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

      При работе с личным делом, выданным для  ознакомления, запрещается производить  какие либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в  него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

      При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное  за ведение личных дел, обязано сделать  во внутренней описи соответствующую запись.

      Для контроля за своевременным возвратом  выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная  карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются  номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела [15, c. 217].

      Однако  личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки.

      Личная  карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без

      В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует  использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются  по алфавиту. Шкафы или металлические  сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

      После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется  для передачи на хранение.

      С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования [3, c. 311].

      Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

      Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а  также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

      Центральный архив ведомства хранит документы  центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при  необходимости других организаций  в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

      В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

      Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение. 

      Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Острота проблем кадровых служб обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают  всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это объясняется в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

      Работа  кадровой службы непосредственно связана  с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой  связана деятельность сотрудников  отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

      Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника  кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

      Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

      При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Герасимова  А.В. Управление персоналом: Учебное  пособие, контрольные и курсовые задания для студентов очной, очно-заочной форм обучения по специальности  «Менеджмент организации». – Калининград: БГА РФ, 2007. – 154 с.
2. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб.: Специальная Литература, 1999.- 700 с.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2004. – 456 с.
4. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2004. – 208 с.
5. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 1997. – 607 с.
6. Колосова, М. Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода./ М. Колосова// Управление персоналом. – 2008. - № 16. – С. 70-74.
7. Кривов, Е. Новые технологии исследования кадрового рынка. Анализ динамики кадрового рынка/ Е. Кривов// Управление персоналом. – 2008. - №15. – С. 12-15.
8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. – 240 с.
9. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Институт международного права и экономики им. А.С. Грибоедова, 1998. – 96 с.
10. Лукашевич В.В. Управление персоналом (предприятий торговли и общественного питания). Учебное пособие для средних специальных учебных заведений. – М.: Издательский Дом «Деловая Литература» - Издательство «ГЕЛАН», 2001.- 253 с.
11. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учебное пособие/ Под ред. П.В. Шеметова. – М.: ИНФРА – М, НГА Э и У; Новосибирск: 1998. – 312 с.
12. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин р.З. и др.  – М.: ИНФРА – М. 1995. – 432 с.
13. Модели и методы управления персоналом: Российско-британское учебное пособие/ Под ред. Е.Б. Моргунова (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 464 с.
14. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2004. – 256 с.
15. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.- 368 с.
16. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А.Я. Кибанова.- 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 638 с.