Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

    ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

    ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

    КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

    ВЫСШАЯ  ШКОЛА ЭКОНОМИКИ 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

    ПО  ДИСЦИПЛИНЕ 

    «Управление персоналом» 
 

    Тема:

    «Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом» 

                                                                                       Работу выполнила:

                                                                                    Студентка III курса

                                                                                                Группы 98-005

                                                                                         Дюбанова Екатерина

                                                                              Адрес: 422540

                                                                                 г. Зеленодольск

                                                                                         ул. К. Маркса 58-56

                                                                                      Подпись _________                                                
 

                                                                                     Проверил преподаватель:

                                                                             Гумеров Анвар Вазыхович                                       

     

                                                                                                                                                           

    Казань 2010

 

Содержание 
 

Введение……………………………………………………..…………………..3

1. Делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом..…..5

2. Оформление  и составление организационно-распорядительных  документов…………………………………………………………….………….9

3.Формирование  и хранение дел в кадровой  службе………………………….12

Заключение……………………………………………………………………..  18 

Список  использованной литературы……………………………….………….20 

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Проблема  кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

      Особое  внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование  его работы влияют на успех всей компании. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

      Характеризуя  степень научной разработанности  проблематики кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления персоналом, следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов (А.Я. Кибанов, Е.Б. Моргунов, Маслов Е.В., Лукашевич В.В., Кузнецова Т.В., Крылова И.Ю., Егоршин А.П.) в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований данной тематики.

     Теоретико-методологическую базу исследования составили три  группы источников. Ко первой отнесена учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству). Ко второй отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. И к третьей отнесены специализированные веб-сайты организаций.

     Эмпирическую  базу составил практическая информация касательно кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления персоналом.

     Цель  работы – изучение  делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

     Поставленная  цель определяет задачи исследования:

     1.Рассмотреть  теоретические подходы к кадровому  и делопроизводственному обеспечению  системы управления персоналом;

     2.Выявить  основные проблемы кадрового  и делопроизводственного обеспечения  системы управления персоналом  в современных условиях;

     3.Обозначить тенденции развития делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

     Методы  исследования: анализ научной литературы по рассматриваемой проблематике. 
 
 

        

      1.  Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом 

      Делопроизводственное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

      Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [16, c. 159].

      В зависимости от размеров организации  делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

      Требования  к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др. [14, c. 95].

      В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так  и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

      В подсистеме управления персоналом, как  и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);
• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
• организационно-распорядительной (акты, письма, доклад-ные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [8, c. 148].

      Каждое  подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет  ту документацию, которая соответствует  его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

      В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

      Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок  работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

      Как справедливо заметил А.Я. Кибанов, особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение [16, c. 161].